ARCHIV

Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen für die Verwaltung des Landes Brandenburg (Dienstanschlussvorschriften - DAV)

Inhalt:

1. Allgemeines (Nrn. 1.1 bis 1.2)
2. Einrichtung von Telekommunikationsanlagen (Nrn. 2.1 bis 2.8)
3. Betrieb und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen (Nrn. 3.1 bis 3.4)
4. Dienstliche Benutzung von privaten Anschlüssen der Landesbediensteten (Nrn. 4.1 bis 4.1.3)
5. Entrichtung der Entgelte an die Deutsche Bundespost Telekom (Nrn. 5.1 bis 5.2)
6. Rechnungsmäßiger Nachweis (Nrn. 6.1 bis 6.1.5)
7. Schlussbestimmungen (Nrn. 7.1 bis 7.3)

1. Allgemeines

1.1 Die nachfolgenden Vorschriften regeln die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen in der Landesverwaltung sowie die dienstliche Benutzung von Anschlüssen der Landesbediensteten.

Ausgenommen sind

• die Telekommunikationsanlage des Landtages
• die besonderen Telekommunikationsanlagen und -netze im Geschäftsbereich des Ministeriums des Innern
• sonstige, nicht an das öffentliche Telekommunikationsnetz angeschlossene Telekommunikationsanlagen.

1.2 Der Planung und Ausführung von Telekommunikationseinrichtungen liegen die „Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Landes im Zuständigkeitsbereich der Landesbauverwaltung Brandenburg - RLBau BB -„ zugrunde. Für die technische, betriebliche und vertragliche Gestaltung gelten die Vorschriften der Deutschen Bundespost Telekom.

2. Einrichtung von Telekommunikationsanlagen

2.1 Diensträume und dienstliche Anlagen werden mit Telefonen ausgestattet, wenn dies die dienstlichen Bedürfnisse erfordern und ausreichende Haushaltmittel für Beschaffung, Unterhalt und Betrieb zur Verfügung stehen.

Über Art und Umfang der Neueinrichtung, Erweiterung und Änderung von Telekommunikationsanlagen und Endgeräten entscheidet für ihren Geschäftsbereich die oberste Landesbehörde im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen.

2.2 Art und Umfang der Telekommunikationsanlagen sind von der obersten Landesbehörde im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen unter Berücksichtigung der im Telekommunikationswesen jeweils gültigen Gesetze und Verordnungen (PostverfG, TKV, TDSV, ZulV, FAG) festzulegen. Dies gilt auch, wenn Baumaßnahmen damit nicht verbunden sind (z. B. Leasing, Miete, Kauf).

2.3 Zuständig für die Planung, Ausschreibung und Vergabe von fernmeldetechnischen Einrichtungen ist das Ministerium der Finanzen - Bauabteilung. Ausgenommen hiervon sind die Telekommunikationsanlagen der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) im Zuständigkeitsbereich des Ministeriums des Innern.

2.4 In Dienststellen mit Telefonanlagen dürfen Telefonanschlüsse außerhalb der Telekommunikationsanlage nicht eingerichtet werden. Mit Zustimmung der obersten Landesbehörde kann hiervon aus zwingenden dienstlichen Gründen abgewichen werden.

2.5 Nebenstellen einer Telefonanlage sind beim Einsatz einer automatischen Telekommunikationsdatenerfassungsanlage für den abgehenden Telekommunikationsverkehr - ausgenommen Auftrags- und Ansagedienstleistungen im Telefonverkehr (Auftragsdienstleistungen, Programmansagen usw.) - frei zu schalten. Die automatische Telekommunikationsdatenerfassungsanlage ist mit einer Kennung für private Verbindungen zu versehen. Müssen automatische Telekommunikationsdatenerfassungsanlagen für das verkürzte Speichern der Rufnummer des Angerufenen nachgerüstet werden, bedarf es hierfür wegen der Kosten der vorherigen Zustimmung des Ministeriums der Finanzen. In den übrigen Fällen sind die Nebenstellen für den abgehenden ortsnetzüberschreitenden Telekommunikationsverkehr und für Auftrags- und Ansagedienstleistungen im Telefondienst (Auftragsdienstleistungen, Programmansagen usw.), ausgenommen Wählverbindungen zu Notrufanschlüssen für die Polizei und Feuerwehr, zu sperren. Sie können aus zwingenden dienstlichen Gründen mit Zustimmung der obersten Landesbehörde von der Fernberechtigungssperre freigeschaltet werden. Zur stichprobenartigen Überprüfung der Verbindungen und zur Festsetzung der Leistungsentgelte für private Verbindungen sind die notwendigen technischen Einrichtungen vorzusehen, soweit dies wirtschaftlich vertretbar ist. Sind entsprechende Einrichtungen nicht vorhanden, so ist die Überprüfung in anderer Weise vorzunehmen.

2.6 Die gelegentliche oder ständige Mitbenutzung von Anschlüssen, Endstellen und Leistungen durch andere ist nur zulässig, wenn ein Kommunikationsbedürfnis der Behörde mit privaten und/oder anderen Teilnehmern aus dienstlichen Gründen notwendig ist. Wegen der zu tragenden Kosten siehe Nummer 3.2.6.

2.7 Mobilfunkanschlüsse dürfen nur mit Genehmigung der obersten Landesbehörde, bei Dienstkraftfahrzeugen nur nach Anerkennung des Bedarfs durch das Ministerium der Finanzen in dienstlichen Fahrzeugen bereitgestellt werden. Dies gilt auch für Mobiltelefone, die in Dienstkraftfahrzeugen fest eingerichtet werden.

2.8 Für den Geschäftsbereich des Ministeriums des Innern - Polizei - entfallen die in den Ziffern 2.1 bis 2.7 enthaltenen Beteiligungs- und Zustimmungsvorbehalte des Ministeriums der Finanzen (gemeinsamer Runderlass des MI und MdF vom 30.10.1991, Az.: IV/12-5103). Abweichend von Ziffer 2.5 ist im Geschäftsbereich des Ministeriums des Innern - Polizei - die Teilnehmerauskunft der Telekom frei zu schalten.

3. Betrieb und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen

3.1 Telefon-Endrichtungen

3.1.1 Für die Benutzung und den Betrieb gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

3.1.2 Verbindungen zwischen Dienststellen, die durch Festverbindungen miteinander verbunden sind, sind grundsätzlich nicht über Amtsleitungen, sondern über die Festverbindungen zu führen.

3.1.3 Dem Zweck der TK-Anlage entsprechend, erfolgt eine Datenerfassung nur insofern, als es zur Herstellung der Verbindungen, zur Gebührenerfassung und zur stichprobenartigen Überprüfung der dienstlichen Gespräche erforderlich ist. Sie beschränkt sich deshalb auf folgende Daten:

• Datum, Uhrzeit,
• Nebenstellennummer und - sofern nicht anderweitig festgehalten - Organisationseinheit,
• bei dienstlichen Verbindungen die Rufnummer und ggf. die Vorwahlnummer des angerufenen Teilnehmers,
• Nummer der Amtsleitung,
• Tarifeinheiten bzw. Leistungsentgelte,
• bei privaten Verbindungen eine besondere Kennziffer,
• bei privaten Verbindungen die um die letzten drei Ziffern verkürzte Rufnummer und ggf. die Vorwahl des angerufenen Teilnehmers.

Mit Ausnahme der Daten, die für die stichprobenartige Überprüfung der dienstlichen Gespräche, für die Gebührenabrechnung und bei privaten Gesprächen auf Verlangen des Bediensteten erforderlich sind, werden nach Beendigung der Verbindung alle Daten gelöscht.

Es werden Gesamtgebühren, aufgeteilt nach den einzelnen Ressorts, ggf. Abteilungen, Kostenstellen o. ä. ausgedruckt und zur Abrechnung vorgelegt.

3.1.4 Dienstliche Verbindungen und die Notwendigkeit der Gespräche können stichprobenweise durch die Dienststelle oder den von ihr Beauftragten überprüft werden. Eine Verknüpfung mit anderen Dateien ist nicht zulässig. Die Nachweisungen sind nach Abschluss der Prüfung, spätestens jedoch zwei Monate nach der Speicherung, zu vernichten oder zu löschen.

Bei Verbindungen der Personalvertretung in Personalvertretungsangelegenheiten und anderen Stellen, deren Telefonverkehr nicht der Aufsicht unterliegt, sind nur die Verbindungsentgelte festzuhalten, sofern nicht die genannten Stellen eine Aufzeichnung/Speicherung der übrigen Verbindungsdaten verlangen.

3.2 Private Mitbenutzung dienstlicher Telefon-Endeinrichtungen.

3.2.1 Private Verbindungen dürfen den Dienstverkehr nicht beeinträchtigen. Sie dürfen geführt werden, wenn sie mit Einverständnis des Bediensteten durch das Personal der Fernsprechzentrale oder durch die automatische Telekommunikationsdatenerfassungsanlage als private Verbindung nachgewiesen werden.

Die Bediensteten sind mit Einführung der DAV bzw. bei Einstellung über das in der Dienststelle angewendete Erfassungsverfahren, über die Behandlung der Daten, den Zweck der Telekommunikationsdatenerfassung und darüber zu informieren, dass ihr Einverständnis zu der jeweiligen Form der Telekommunikationsdatenerfassung mit Anmeldung bzw. Durchführung der Verbindung als erteilt gilt.

Die gespeicherten Daten sind nach Abrechnung der Nachweisung nach Nr. 3.1.3 unverzüglich, spätestens jedoch zwei Monate nach Speicherung zu löschen; maschinelle Ausdrucke sind zu vernichten. Handschriftlich aufgezeichnete Daten sind nach Bezahlung der Leistungsentgelte zu vernichten, oder soweit möglich, dem Bediensteten auszuhändigen.

3.2.2 Entgelte für private Verbindungen sind zu erstatten. Nach Maßgabe der vorhandenen Haushaltsmittel wird hiervon abgesehen

• bei Orts- und/oder Nahgesprächen
• bei Entgelten bis zu einer Höhe von 5,00 DM pro Kalendermonat (VV zu § 59 LHO).

3.2.3 Von verwaltungsfremden Personen sind die Verbindungsentgelte in Höhe von 0,30 DM/Einheit einzuziehen. Verwaltungsfremde Personen dürfen Verbindungen zu anderen Anschlüssen nur über das öffentliche Telekommunikationsnetz führen.

3.2.4 Zu erstattende Leistungsentgelte für private Verbindungen sind entweder in eine Nachweisung nach anliegendem Muster 1 oder in eine entsprechende, durch maschinellen Ausdruck erstellte Nachweisung aufzunehmen. Bei monatlichem Abschluss der Nachweisung/des Ausdrucks sind lediglich der Name des Einzahlungspflichtigen mit dem Gesamtbetrag der Verbindungsentgelte in eine Zusammenstellung nach Muster 1a zu übertragen und diese mit der Annahmeanordnung nach Muster 2 zu verbinden.

Auf Verlangen des Bediensteten ist ein Auszug der Nachweisung einschließlich der verkürzten Rufnummer des Angerufenen zu erstellen. Dieser Auszug darf nur von besonderen Beauftragten gefertigt und in verschlossener Form dem Bediensteten zugeleitet werden. Eine Kenntnisnahme durch Dritte, soweit sie nicht für den Ausdruck und die Versendung unumgänglich ist, ist unzulässig und auszuschließen.

3.2.5 Werden Landesbediensteten aus dienstlichen Gründen eingerichtete Nebenstellen auf Antrag zur privaten Mitbenutzung überlassen, so sind vierteljährlich nachträglich neben der Hälfte des monatlichen Grundentgeltes eines Telefonanschlusses die anfallenden Leistungsentgelte für die private Mitbenutzung zu erstatten.

Für die Nachweisung dienstlicher Verbindungen gilt Nummer 4.1.3 Sätze 2 und 3, für private Verbindungen Nummer 3.2.4.

3.2.6 Werden anderen Benutzern Nebenstellen von Telefonanlagen überlassen und/oder Festverbindungen zu Telefonanlagen anderer Teilnehmer geschaltet (vgl. Nummer 2.6), so haben sich diese vor der Herstellung der Einrichtungen schriftlich zu verpflichten, die Einrichtungskosten sowie die laufenden Leistungsentgelte zu erstatten.

Die einzuziehenden Beträge sind nach Nummer 3.2.5 zu behandeln.

Die Nebenstellen dürfen nur dann fernamtsberechtigt geschaltet werden, wenn Einrichtungen zur automatischen Telekommunikationsdatenerfassung vorhanden sind.

3.3 Endeinrichtungen für den Telex-, Teletex-, Telefax- und Bildschirmtextdienst, Telegramme

3.3.1 Telegramme, Telex-, Teletex-, Telefax- und Bildschirmtextschreiben müssen zur Absendung in der Urfassung oder als gespeicherte Dokumente vollständig vorliegen. Sie sind entsprechend Nummer 3.1.3 nachzuweisen.

3.3.2 Für private Telegramme, Telex-, Teletex-, Telefax- und Bildschirmtextschreiben dürfen dienstliche Telekommunikationsanlagen nur in dringenden Fällen benutzt werden.

Hinsichtlich ihrer Absendung gelten die Bestimmungen nach Nummer 3.2.1 entsprechend. Die jeweiligen Leistungsentgelte der Deutschen Bundespost Telekom sind zu erstatten.

3.4 Endeinrichtungen für Datenübermittlungs-, Bildübermittlungs- und sonstige Telekommunikationsdienste

Die Anlagen dürfen nur für dienstlich erforderliche Verbindungen benutzt werden.

4. Dienstliche Benutzung von privaten Anschlüssen der Landesbediensteten

4.1 Landesbediensteten werden die Leistungsentgelte für Orts-, Nah-, Regional- und Weitwählverbindungen, Telex-, Teletex-, Telefax- und Bildschirmtextschreiben sowie Telegramme erstattet, die ihnen notwendigerweise aus dienstlichen Gründen erwachsen sind. Hierfür haben sie Aufzeichnungen nach Weisung der zuständigen Behörde zu führen. Sie haben die Richtigkeit der Aufzeichnungen pflichtgemäß zu versichern.

4.1.1 Unbeschadet von Ansprüchen nach Nummer 4.1 kann Landesbediensteten zur Abgeltung abgehender dienstlicher Verbindungen von der zuständigen Behörde eine Pauschalabfindung gewährt werden, wenn die dienstliche Mitbenutzung des privaten Telefonanschlusses anerkannt worden ist.

Die Anerkennung darf nur erfolgen, wenn der Bedienstete aus zwingenden dienstlichen Gründen regelmäßig auch außerhalb der Dienststunden in seiner Wohnung durch Telefon erreichbar sein muss. Die Anerkennung ist in Abständen von längstens zwei Jahren darauf zu überprüfen, ob die Voraussetzungen noch vorliegen.

Die Abfindung wird vierteljährlich nachträglich in Höhe des Betrages für 60 Tarifeinheiten gezahlt, sofern nicht die durchschnittliche Anzahl der abgehenden dienstlichen Verbindungen eine andere Festsetzung erfordert. Wird lediglich die Pauschalabfindung gewährt, entfällt die Pflicht zur Aufzeichnung nach Nummer 4.1.

Daneben werden Leistungsentgelte für Zusatzgeräte, die aus dienstlichen Gründen erforderlich sind, und die Leistungsentgelte für zusätzliche, dienstlich angeordnete Eintragungen in amtlichen Teilnehmerverzeichnissen erstattet.

4.1.2 Beamten der Besoldungsgruppen A 1 bis A 8 sowie vergleichbaren Angestellten und allen Verwaltungsarbeitern werden vierteljährlich nachträglich die Hälfte der monatlichen Grundentgelte für einen Telefonanschluss einschließlich dessen Miete erstattet, sofern die dienstliche Mitbenutzung nach Nr. 4.1.1 anerkannt worden ist.

4.1.3 Wird ein Telefonanschluss ausschließlich für dienstliche Zwecke benutzt, sind die Leistungsentgelte nach Vorlage der bezahlten Fernmelderechnung zu erstatten. Über alle in abgehender Richtung hergestellten Verbindungen sind monatlich abzuschließende Aufzeichnungen zu führen. Die Richtigkeit der Aufzeichnungen ist pflichtgemäß zu versichern. Über Ausnahmen hiervon entscheidet die oberste Landesbehörde.

5. Entrichtung der Fernmeldeentgelte an die Deutsche Bundespost Telekom

5.1 Leistungsentgelte sind im Abbuchungsverfahren zu entrichten. Dazu geben die Behörden, bei denen die Abrechnung der Fernmeldegebühren über das Lastschriftverfahren durch Telekom realisiert wird, eine Information an die Landeshauptkasse Potsdam bzw. an die entsprechende Landeskasse, die folgende Angaben enthalten muss:

• Behördenbezeichnung
• Buchungsstelle und eventuell vorhandenes Unterkonto
• Organisationseinheit (OEH) der Behörde, die im Rahmen der Einführung des HKR-Verfahrens festgelegt wurde.

Die Landeshauptkasse bzw. die Landeskasse erstellen aufgrund dieser von den einzelnen Behörden eingegangenen Meldungen eine Liste aller betreffenden Behörden in Verbindung mit einer Einzugsermächtigung zur Weiterleitung an Telekom. Diese Liste muss die oben aufgeführten Angaben enthalten.

5.2 Telekom ist verpflichtet, die Lastschriftbelege - auch bei im Datenträgeraustausch (DTA) erstellten Belegen - bei Einzug mit folgenden Angaben zu versehen (Muster 3):

• Als Zahlungspflichtiger muss stets die Behördenbezeichnung angegeben werden;
• unter „Verwendungszweck“ sind die für die eindeutige Zuordnung der Lastschrift zur richtigen Buchungsstelle zusätzlich die Angaben der Buchungsstelle, mit eventuell vorhandenem Unterkonto, sowie der Organisationseinheit der Behörde, wie folgt erforderlich:
  
  = BST: ........... ............. .............. (max. 13 Stellen)
  = OEH: ........... ( 8 Stellen)

6. Rechnungsmäßiger Nachweis

6.1 Für die Annahme von privaten Fernmeldeentgelten und für die Auszahlung im Abbuchungsverfahren ist allgemeine Annahme- und Auszahlungsanordnung nach Nr. 22 VV zu § 70 LHO erteilt.

6.1.1 In den Fällen der Nrn. 4.1, 4.1.1, 4.1.2 und 4.1.3 sind die einheitlichen Vordrucke für Kassenanordnungen zu verwenden.

6.1.2 Die von der Telekom nach Nummer 5.1 abgebuchten Fernmeldegebühren sind bei Titel 513 10 zu buchen, sofern nicht ein anderer Titel vorgesehen ist. Die anfallenden Fernmelderechnungen sind nach Prüfung mit einer entsprechend ausgefertigten Auszahlungsanordnung (AAO) Muster 4/1, bzw. bei Erstellung der AAO im HKR-Verfahren 4/2 zu verbinden und unverzüglich der Landeshauptkasse bzw. der zuständigen Landeskasse zu übersenden.

Ist der Gesamtbetrag der Fernmelderechnung sächlich auf mehrere Objektkonten aufzuteilen, ist die Auszahlungsanordnung für mehr als eine Buchungsstelle zu fertigen (Muster 5).

Weitere Anlagen zur Fernmelderechnung sind bei der anordnenden Stelle bis zum Abschluss der Rechnungsprüfung aufzubewahren. Die Lastschriftbelege gelten als Zahlungsbeweis. Sie sind mit den Fernmelderechnungen bzw. der Auszahlungsanordnung nach Muster 4/1 oder 4/2 zu verbinden.

6.1.3 Die Buchungsbelege nach Muster 2 bzw. 4/1 oder 4/2 bzw. 5 sowie die begründenden Unterlagen dürfen vereinfacht festgestellt werden.

6.1.4 Die von Landesbediensteten bzw. von Privatpersonen zu erstattenden Beträge sind bei Titel 513 10 (Rotabsetzung) zu buchen, sofern nicht ein anderer Titel vorgesehen ist.

6.1.5 Die an Landesbedienstete zu erstattenden Leistungsentgelte sind bei Titel 513 10 zu buchen, sofern nicht andere Titel vorgesehen sind. Wegen der erforderlichen Kassenanordnungen vgl. Nr. 6.1.1.

7. Schlussbestimmungen

7.1 Entgelte für private Verbindungen im Telefondienst, Telex-, Teletex-, Telefax- und Bildschirmtextschreiben sowie Telegramme dürfen nicht im Gehaltsabzugsverfahren einbehalten werden.

7.2 Aus zwingenden dienstlichen Gründen kann mit Zustimmung des Ministeriums der Finanzen von diesen Vorschriften abgewichen werden.

7.3 Diese Vorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.