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Richtlinie für die Organisation des eGovernment und des Einsatzes der Informationstechnik (IT) in der Landesverwaltung Brandenburg (eGovernment- und IT-Organisationsrichtlinie)

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Die eGovernment- und IT-Organisationsrichtlinie regelt Fragen der Organisation, Planung, Zusammenarbeit und Koordinierung von eGovernment-Vorhaben sowie des Einsatzes der Informationstechnik in der Landesverwaltung Brandenburg. Grundlage ist die eGovernment-Strategie des Landes Brandenburg.

Diese Richtlinie gilt für die Staatskanzlei, die Landesministerien und die ihnen nachgeordneten Behörden, Einrichtungen und Landesbetriebe, mit Ausnahme der allgemeinen unteren Landesbehörden sowie für den speziellen Bereich der Unterstützung der Rechtsfindung und Rechtssetzung (eJustice).

Die originäre Zuständigkeit der Fachressorts für die ihnen jeweils zugewiesenen Aufgaben wird durch diese Richtlinie nicht berührt.

2. Definitionen

Informationstechnik (IT) im Sinne dieser Richtlinie umfasst alle Formen der elektronischen Informationsverarbeitung und Telekommunikation.

Unter eGovernment im Sinne dieser Richtlinie wird die Durchführung von Prozessen der öffentlichen Willensbildung, der Entscheidung und der Leistungserstellung sowie -abwicklung in Politik, Regierung und Verwaltung unter Nutzung der modernen Informationstechnik verstanden.

3. Ziele des IT-Einsatzes

Der IT-Einsatz in der Landesverwaltung dient der Erfüllung gesetzlicher Aufträge sowie fachlicher Aufgaben und insbesondere der Verwaltungsmodernisierung und der Umsetzung der von der Landesregierung beschlossenen eGovernment-Strategie.

4. Koordinierung des eGovernment und des IT-Einsatzes

4.1 Landesausschuss für eGovernment und IT

Dem Landesausschuss gehören die für eGovernment und IT zuständigen Abteilungsleiter der Staatskanzlei und der Ministerien an. Vorsitz und Geschäftsführung des Landesausschusses obliegen dem Ministerium des Innern.

An den Sitzungen des Landesausschusses wirkt die eGovernment- und IT- Leitstelle des Landes mit.

Der Landesausschuss hat folgende Aufgaben:

1. Entscheidung über die Fortschreibung der IT-Standards sowie bei Streitfällen in Genehmigungsverfahren gemäß 5.4 und 5.5 dieser Richtlinie, soweit ihm diese Befugnisse von der Landesregierung übertragen sind,
2. Beschluss von Empfehlungen zu den Leitprojekten und zum eGovernment-Masterplan sowie zu deren Fortschreibung zur Vorbereitung der Entscheidung der Landesregierung,
3. Beschluss von Empfehlungen über die Verwendung der ressortübergreifenden Mittel zur Unterstützung von Projekten und erforderlichen gemeinsamen IT-Infrastrukturdienstleistungen,
4. Beschluss über die Berichte und Vorlagen der eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes,
5. Vorbereitung grundsätzlicher Entscheidungen der Landesregierung auf dem Gebiet des eGovernment und der IT.

Der Landesausschuss tagt auf Einladung des Vorsitzenden in der Regel mindestens zweimal im Jahr und trifft seine Beschlüsse und Entscheidungen mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden.

Die Ressorts können unmittelbar Vorlagen an den Landesausschuss herantragen.

Näheres regelt eine Geschäftsordnung.

4.2 eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes

Für die zentrale Koordinierung der eGovernment-Vorhaben und des IT-Einsatzes in der Landesverwaltung ist die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes im Ministerium des Innern zuständig.

Die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes hat folgende Aufgaben:

1. Entwicklung einer neuen IT-Strategie des Landes Brandenburg, einschließlich Richtlinien, Standards und Schnittstellen sowie Migrationswege für den landeseinheitlichen IT-Einsatz unter Mitwirkung der Ressort und der Staatskanzlei zur Vorlage bei der Landesregierung,
2. Fortschreibung der IT-Standards unter Mitwirkung der Ressorts und der Staatskanzlei zur Vorlage bei der Landesregierung beziehungsweise beim Landesausschuss für eGovernment und IT,
3. Genehmigung von Abweichungen von den vorgegebenen Standards,
4. Aufbau und Steuerung eines einheitlichen IT-Sicherheitsmanagements,
5. zentrale Koordinierungsstelle im Sinne des § 9 des Gesetzes über Ziele und Vorgaben zur Modernisierung der Landesverwaltung (VerwModG) vom 10. Juli 2003,
6. Abstimmung von eGovernment- und IT-Ressortübersichten und Zusammenstellung zu einer Gesamtübersicht,
7. Mitwirkung an der Erstellung und Fortschreibung des eGovernment-Masterplans,
8. Empfehlungen einheitlicher Methoden und Instrumente des Projektmanagements,
9. Sicherstellung eines übergeordneten und zentralen Monitorings für die Leitprojekte,
10. Monitoring der Umsetzung der Beschlüsse des Landesausschusses und Einwirkung auf die ressortübergreifende technische Verträglichkeit von eGovernment-Vorhaben,
11. Beratung der Landesverwaltung in Grundsatzfragen des IT-Einsatzes und der Realisierung von eGovernment-Vorhaben,
12. Vertretung des Landes in den fach- und ressortübergreifenden Bund/Länder-Gremien auf dem Gebiet der IT und des eGovernment.

Die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes bereitet den Landesausschuss für eGovernment und IT inhaltlich und organisatorisch vor und berichtet diesem über die Ergebnisse des durchgeführten Monitorings für die Leitprojekte, über den Stand der Erreichung, Einhaltung und Fortschreibung der Landesstandards sowie über die genehmigten Verträge zur Beschaffung und Wartung von Hard- und Software. Sie legt hierzu Vorlagen zur Beschlussfassung vor.

Die eGovernment- und IT-Leitstelle arbeitet eng mit der in der Staatskanzlei für Verwaltungsmodernisierung in der Landesverwaltung zuständigen Stelle zusammen.

4.3 Arbeitskreis Informationstechnik (IMA-IT)

Dem Interministeriellen Arbeitskreis gehören Vertreter der Staatskanzlei und der Ministerien sowie der eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes an. Der zentrale IT-Dienstleister des Landes und der Ausschuss für Organisation (AfO) wirken beratend mit.

Vorsitz und Geschäftsführung des Arbeitskreises obliegen der eGovernment- und IT-Leitstelle.

Die Verwaltung des Landtages, der Landesrechnungshof und der Landesbeauftragte für den Datenschutz und das Recht auf Akteneinsicht können nach eigenem Ermessen jederzeit beratend mitwirken. Sie werden zu den Sitzungen des Arbeitskreises eingeladen und über die Ergebnisse der Sitzungen unterrichtet.

Andere Verwaltungseinheiten oder Einzelpersonen, auch Externe, können auf Einladung durch den Vorsitz beratend hinzugezogen werden.

Der IMA-IT hat folgende Aufgaben:

1. Sicherstellung des ressortübergreifenden Informations- und Erfahrungsaustausches bezüglich des IT-Einsatzes und der Durchführung von eGovernment-Vorhaben in der Landesverwaltung,
2. Aktive Mitwirkung bei der Entwicklung und Fortschreibung von Richtlinien, Standards und Schnittstellen einschließlich der Migrationswege für den landeseinheitlichen IT-Einsatz ,
3. Mitwirkung beim Aufbau eines einheitlichen IT-Sicherheitsmanagements,
4. Mitwirkung bei der Abstimmung der IT- und eGovernment-Ressortübersichten.

Der IMA-IT wird über Vorlagen der eGovernment- und IT-Leittstelle für den Landesausschuss unterrichtet und gibt hierzu jeweils Voten ab, die dem Landesausschuss zusammen mit den Beschlussvorlagen vorgelegt werden.

Der IMA-IT tritt auf Einladung des Vorsitzes regelmäßig zusammen und beschließt mit einfacher Mehrheit in Form von Empfehlungen. Näheres regelt eine Geschäftsordnung.

4.4 Koordinierungskreis eGovernment

Der Koordinierungskreis hat die Aufgabe, strategische Empfehlungen unter Berücksichtigung der Belange von Wirtschaft und Wissenschaft, der kommunalen Interessen sowie der Legislative und Judikative in Angelegenheiten des eGovernment gegenüber dem Landesausschuss auszusprechen. Dabei ist auf eine Intensivierung der Zusammenarbeit mit Berlin hinzuwirken.

Die Einladungen zu Sitzungen des Koordinierungskreises ergehen durch die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes. Sie hat auf eine dem Beratungsgegenstand sowie den erwarteten Empfehlungen angemessene Besetzung des Koordinierungskreises mit Vertretern von Wirtschaft, Wissenschaft, Kommunen, des Landes Berlin sowie Legislative und Judikative hinzuwirken. Der Koordinierungskreis soll mindestens einmal jährlich tagen und dabei Gelegenheit erhalten, seine Empfehlungen auch öffentlichkeitswirksam darzulegen.

Sitzungen des Koordinierungskreises und die Beratung oder den Beschluss von Empfehlungen kann auch der Landesausschuss für eGovernment und IT beantragen.

4.5 IT-Einsatz und eGovernment in den Ressorts und der Staatskanzlei

Die Staatskanzlei und die Ministerien planen und realisieren den IT-Einsatz sowie eGovernment-Vorhaben in ihrem Geschäftsbereich in eigener Zuständigkeit und Verantwortung unter Beachtung der IT-Strategie des Landes, der festgelegten IT-Standards sowie der Bestimmungen dieser Richtlinie.

Dies gilt auch für den Einsatz jeglicher Informations- und Kommunikationstechnik sowie für die Umsetzung von ressortübergreifenden eGovernment-Vorhaben und IT-Projekten, die einzelnen Ressorts oder der Staatskanzlei als Aufgaben übertragen wurden.

Die Ministerien und die Staatskanzlei benennen die für die Koordinierung der eGovernment-Vorhaben und IT-Maßnahmen zuständigen eGovernment- und IT-Beauftragten.

5. Planung und Umsetzung von eGovernment-Vorhaben und IT-Maßnahmen

5.1 Vorhaben, Leitprojekte

Leitprojekte und IT-Maßnahmen zur Unterstützung dieser Leitprojekte sind gemäß der eGovernment-Strategie der Landesregierung bevorzugt zu realisieren. Die eGovernment-Leitprojekte werden in einem Umsetzungsplan (eGovernment-Masterplan) durch die Landesregierung beschlossen und regelmäßig fortgeschrieben.

Zu den IT-Maßnahmen zur Unterstützung dieser Leitprojekte gehören insbesondere:

1. der Ausbau, die Weiterentwicklung und die Nutzung des Landesverwaltungsnetzes,
2. die Ausstattung der Landesverwaltung mit PC-Arbeitsplätzen,
3. der Aufbau einer abgestimmten Sicherheitsarchitektur und Etablierung eines IT-Sicherheitsmanagements,
4. die zentrale Bereitstellung von einheitlichen Basiskomponenten und -diensten.

5.2 Projektmanagement

Vorhaben werden grundsätzlich in Projekten umgesetzt. Projekte sind durch konkrete Maßnahmen mit inhaltlichen, organisatorischen, technischen, zeitlichen, finanziellen und personellen Vorgaben zu beschreiben.

Projekte sind mit Hilfe anerkannter Projektmanagementmethoden zu planen, zu steuern und umzusetzen.

Im Projektabschlussbericht ist auszuweisen, dass die jeweiligen Geschäftsprozesse einer aufgabenkritischen Überprüfung unterzogen und optimiert wurden.

5.3 Monitoring für Leitprojekte

Für eGovernment-Leitprojekte und alle wichtigen IT-Projekte mit ressortübergreifendem Charakter ist jeweils ein Lenkungsgremium einzusetzen, in dem die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes mitwirkt.

Um ein übergeordnetes zentrales Monitoring für diese Projekte zu ermöglichen, sind der eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes alle relevanten und für ein übergeordnetes Monitoring notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.

Die gewählten Projektmanagementmethoden müssen dies unterstützen.

5.4 Einhaltung der Landesstandards

Für alle Verfahren mit ressortübergreifendem Charakter oder solchen, die aus Gründen der Kompatibilität, der Sicherheit oder der Wirtschaftlichkeit ein einheitliches Vorgehen erforderlich machen, sind in der Landesverwaltung einheitliche Produkte und Systeme sowie einheitliche Verfahrensweisen zu nutzen.

Bestehende Systeme, die von den festgelegten Standards abweichen, sind über Migrationswege anzugleichen.

Abweichungen von den einheitlichen IT-Standards bedürfen der Zustimmung der eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes. Diese Zustimmung wird insbesondere erteilt, wenn eine Fachaufgabe nicht anders realisiert werden kann oder die Wirtschaftlichkeitsprüfung erhebliche Vorteile für die Abweichungen nachweist. § 20 des Finanzverwaltungsgesetzes bleibt hiervon unberührt.

Wenn eine Genehmigung verweigert wird, obliegt es der Stelle, die eine ablehnende Entscheidung nicht hinnehmen will, eine Initiative zur Herbeiführung einer Kabinettsentscheidung zu ergreifen.

5.5 Anzeige und Genehmigung von Verträgen über die Beschaffung und Wartung von Hard- und Software

Alle Verträge über die Beschaffung und Wartung von Hard- und Software mit einem Wert von über 30.000 Euro bedürfen der Genehmigung durch die eGovernment- und IT-Leitstelle.
Wenn eine Genehmigung verweigert wird, obliegt es der Stelle, die eine ablehnende Entscheidung nicht hinnehmen will, eine Initiative zur Herbeiführung einer Kabinettsentscheidung zu ergreifen.

Eine Genehmigung ist nicht erforderlich, sofern der Abschluss der Verträge durch länderübergreifende Informationsverbünde der Ressorts oder der Staatskanzlei zwingend vorgegeben ist. Die eGovernment- und IT-Leitstelle muss jedoch auch in diesen Fällen über Beschaffungsvorgänge unterrichtet werden.

Für das Genehmigungsverfahren ist perspektivisch eine informationstechnische Unterstützung zu schaffen. Die Einzelheiten des Genehmigungsverfahrens werden durch die Leitstelle unter Mitwirkung der Ressorts und der Staatskanzlei definiert und dem Landesausschuss zur Beschlussfassung vorgelegt.

5.6 eGovernment- und IT-Ressortübersichten

Die eGovernment- und IT-Beauftragten der Staatskanzlei und der Ministerien erstellen auf Grundlage der Vorhabensanzeigen und der laufenden Haushaltsplanung bis zum 31. März jeden Jahres für ihren Geschäftsbereich Übersichten und übermitteln diese an die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes.

Die Einzelheiten des Verfahrens und die zu liefernden Informationen werden durch die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes unter Mitwirkung der Ministerien und der Staatskanzlei definiert und dem Landesausschuss vorgelegt.

Die eGovernment- und IT-Leitstelle des Landes fasst die eGovernment- und IT-Ressortübersichten zu einer Gesamtübersicht zusammen. Die Gesamtübersicht wird im Intranet der Landesverwaltung veröffentlicht.

5.7 Beteiligung von Gremien für Verwaltungsmodernisierung und Abstimmung mit dem Land Berlin

Vor Beschlussfassung der Landesregierung werden dem Ausschuss für Verwaltungsoptimierung (AVO) und, soweit es die Rahmenvereinbarung vorsieht, dem Beirat zum Prozess der Verwaltungsoptimierung der Entwurf

1. des eGovernment-Masterplans und seiner Fortschreibung,
2. der IT-Strategie und der IT-Standardisierungsrichtlinie,
3. für Vorlagen zu grundsätzlichen Entscheidungen zu den IT-Basisdiensten für neue Projekte der Verwaltungsmodernisierung,

zur Stellungnahme vorgelegt.

Die IT-Strategie des Landes Brandenburg wird mit der IT-Strategie des Landes Berlin abgeglichen. Der Entwurf des Masterplans, der IT-Strategie und der IT-Standards werden dem Land Berlin zur Stellungnahme übermittelt. Binnen Monatsfrist eingegangene Stellungnahmen werden der Landesregierung mit der jeweiligen Kabinettvorlage zugeleitet.

6. Schlussbestimmungen

Diese Richtlinie tritt am 01.01.2004 in Kraft. Zugleich tritt der Runderlass des Ministeriums des Innern - AZ: II/7-2.100 - vom 25. Juli 1991 außer Kraft.