ARCHIV

Einrichtung von Kassen und Zahlstellen

1. Kassenorganisation

Die Besorgung der Kassenaufgaben für das Land Brandenburg erfolgt durch die Landeshauptkasse (LHK) mit Sitz in Potsdam sowie ihre Außenstellen in Cottbus und Frankfurt/Oder und die 19 Finanzkassen (FK) des Landes. Die FK sind jeweils Teil der Finanzämter.

Die Landeshauptkasse fungiert als Landesoberbehörde. Sie ist gegenüber ihren Außenstellen weisungsbefugt. Darüber hinaus ist die Landeshauptkasse ihren Außenstellen zum Zwecke der Geldversorgung und Abrechnung übergeordnet.

Die Außenstellen tragen folgende Bezeichnung:

• Landeshauptkasse
  Außenstelle Cottbus
• Landeshauptkasse
  Außenstelle Frankfurt/Oder

Die Anschriften und Kontoverbindungen der LHK und ihrer Außenstellen liegen Ihnen vor. Bei Änderungen diesbezüglich erfolgt eine Information.

2. Kassenzuständigkeit

Die Kassenaufgaben des Landes werden in regionaler Zuordnung von der LHK und ihren Außenstellen wahrgenommen. Dies gilt auch für die nichtsteuerlichen Kassenaufgaben für die Finanzämter.

Die FK sind zuständig für die kassenmäßige Abwicklung der Steuern und Abgaben in dem jeweiligen Finanzamtsbezirk.

3. Zahlstellen

3.1 Einrichtung von Zahlstellen

Zur Abwicklung des unvermeidlichen baren Zahlungsverkehrs ist es erforderlich, in den Geschäftsbereichen der einzelnen obersten Landesbehörden sowie in den nachgeordneten Behörden und sonstigen Einrichtungen Zahlstellen einzurichten und zu führen.

Bei Einrichtung von Zahlstellen bitte ich zu beachten, dass für mehrere Behörden, Dienststellen und Einrichtungen (auch unterschiedlicher Art bzw. unterschiedlicher Geschäftsbereiche), wenn sie räumlich beieinander liegen, nur eine Zahlstelle in Betracht kommt.

Für die Einrichtung und den Betrieb der Zahlstellen gilt die Nr. 5 VV zu § 79 LHO einschließlich der Anlage zu Nr. 5.2 VV zu § 79 LHO (Zahlstellenbestimmungen - ZBest).

Die Einrichtung von Zahlstellen bedarf gemäß Nr. 5.1 VV zu § 79 LHO der Einwilligung des Ministers der Finanzen.

Sind die Voraussetzungen zum Fortbestehen einer Zahlstelle nicht mehr gegeben, so ist diese durch die jeweilige Behörde aufzulösen.

3.2 Zahlstellenverwalter, Zahlstellenaufsichtsbeamter

Gemäß Nr. 3 der ZBest hat der Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter zu bestellen sowie deren Namen und Unterschriftsproben der zuständigen Kasse mitzuteilen.

Zur Beaufsichtigung der Geschäftsführung der Zahlstelle ist gemäß Nr. 4 der ZBest durch den Leiter der Dienststelle ein Zahlstellenaufsichtsbeamter zu bestellen.

3.3 Geldversorgung

Die Zahlstellen in der Region Potsdam stehen im Abrechnungsverkehr mit der LHK mit Sitz in Potsdam, die Zahlstellen in den Regionen Cottbus und Frankfurt/Oder im Abrechnungsverkehr mit den dortigen Außenstellen der LHK.

Der Minister der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

Die Zahlstellen werden gemäß Nr. 8 ZBest auf schriftliche Anforderung von der für sie zuständigen Kasse bar oder unbar mit den erforderlichen Zahlstellenbestandsverstärkungen versorgt. Die Verstärkungsanforderung ist gemäß Nr. 8.2 ZBest zu erstellen und gemäß Nr. 8.3 ZBest von dem Zahlstellenverwalter und von einem vom Leiter der Dienststelle zu bestimmenden Beamten oder Angestellten zu unterschreiben. Durch die zweite Unterschrift wird bestätigt, dass die Höhe des Betrages angemessen ist.

3.4 Führung von Konten

Im Hinblick auf die Geldversorgung der Zahlstellen ist je nach Gegebenheit die Einrichtung von Konten zweckmäßig. Deshalb lasse ich gemäß Nr. 5 ZBest gegebenenfalls die Einrichtung von Konten für Zahlstellen zu, behalte mir aber die gelegentliche Überprüfung der Notwendigkeit für die Unterhaltung eines Kontos vor.

Bei Festlegung der Verfügungsberechtigung für das Konto bitte ich um Beachtung der Nrn. 5.2 und 5.3 der ZBest. Der Vertretungsfall ist ebenfalls zu regeln. Die Mitteilungen an die Kreditinstitute über die Verfügungsberechtigungen sind vom Leiter der Behörde, zu der die Zahlstelle gehört, zu unterzeichnen und mit Dienstsiegel zu versehen.

Die Kontoverbindungen dienen ausschließlich zum Empfang der Zahlstellenbestandsverstärkungen, zum Abheben von Bargeld durch den Zahlstellenverwalter und - falls bei einer Zahlstelle regelmäßig oder gelegentlich Bareinzahlungen anfallen, die nicht alsbald wieder für Auszahlungen benötigt werden - zur Überweisung von abzuliefernden Beträgen an die zuständige Kasse.

Für die Zahlstellen, die in der Nähe der LHK bzw. ihrer beiden Außenstellen gelegen sind und sich deshalb dort mit den notwendigen Barmitteln verstärken können, kann die Einrichtung von Kontoverbindungen nicht in Betracht kommen.

Der Minister der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

3.5 Mitteilungspflicht

Neben der Mitteilung der Namen und Unterschriftsproben des bestellten Zahlstellenverwalters und dessen Vertreter sind der zuständigen Kasse umgehend die Kontoverbindungen und die Anschriften der eingerichteten Zahlstellen mitzuteilen, die ihrerseits ihre Kontoverbindung den mit ihr abrechnenden Zahlstellen bekannt zu geben hat.

3.6 Zahlstellenbuch, Titelverzeichnisse

Die Zahlstellen haben ein Zahlstellenbuch bzw. Titelverzeichnisse gemäß Nr. 9 ZBest zu führen.

Für den von den Zahlstellen zu erstellenden Tagesabschluss und für die Abrechnung mit der zuständigen Kasse gelten Nr. 10 bzw. Nr. 11 ZBest.

Die durch die Zahlstellen ausgeführten Zahlungsanordnungen sind den zuständigen Kassen mit den Abrechnungen zuzuleiten.

4. Handvorschüsse, Geldannahmestellen

Ist die Einrichtung einer Zahlstelle nicht gerechtfertigt, kann der zuständige Minister Handvorschüsse und Geldannahmestellen einrichten. Hierfür gelten Nr. 14 bis Nr. 16 ZBest.

5. Vordrucke für Kassenanordnungen

Gemäß Nr. 2.1 VV zu § 70 LHO dürfen Kassenanordnungen mit Ausnahme der allgemeinen Zahlungsanordnung nur auf den vom Minister der Finanzen herausgegebenen Vordrucken erteilt werden, die von der zuständigen Kasse ausgegeben werden. Die im HKR-Verfahren Profiskal hinterlegten Vordrucke sind genehmigte Vordrucke im vorgenannten Sinne.

In Ausnahmefällen können - generell nur nach Einwilligung des Ministers der Finanzen - auch andere als die von den Kassen ausgegebenen Vordrucke Anwendung finden.

Nach Nr. 2.1 VV zu § 70 LHO kann der Minister der Finanzen ebenfalls zulassen, dass die genannten Vordrucke mit anderen Vordrucken vereint werden.

6. Ordnung der Belege

Den Kassen - gegebenenfalls über Zahlstellen mit den Abrechnungen - werden Zahlungsanordnungen mit ihren Anlagen, aus denen Zweck und Anlass der Einzahlung oder Auszahlung deutlich erkennbar und die zugrunde liegende Verwaltungsmaßnahme zweifelsfrei ersichtlich ist, zugeleitet. Sie verbleiben bei den Kassen.

Die begründenden Unterlagen verbleiben bei den anordnenden Stellen. Dort werden sie mit der Buchungsstelle, der HÜL-Nr. und dem Namenszeichen des HÜL-Führers versehen. Mit diesem Vermerk wird das Erstellen einer Zahlungsanordnung bestätigt. Der Vermerk gilt gleichzeitig als Entwertung.

Für Dienststellen, die noch nicht im HKR-Verfahren Profiskal arbeiten und keine tägliche Ist-Rückmeldung der Einnahmen erhalten, ist die Information über den Zahlungseingang auf andere Weise sicherzustellen. Die spezielle Verfahrensweise (z. B. Zuleitung des Duplikates der Zahlungsanordnung an die anordnende Stelle mit Vermerk des Zahlungseinganges durch die Kasse) ist zwischen der zuständigen Kasse und der anordnenden Stelle abzustimmen.

Dieser Erlass tritt an die Stelle des Erlasses vom 27.12.1990 und seinen Ergänzungen.