Brandenburgisches Vorschriftensystem

I. Dienstzeit, Sprechzeiten und Vertretungsregelung

1 Dienstzeit

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sozialen Dienste der Justiz gelten die allgemeinen tariflichen Vorschriften über die Arbeitszeit für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise die Verordnung über die Arbeitszeit der Beamten im Land Brandenburg (Arbeitszeitverordnung – AZV).

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter passen die Zeiten der dienstlichen Tätigkeit den Erfordernissen ihres Arbeitsbereiches an und stellen sicher, dass sie während eines Teils ihrer Arbeitszeit zu den üblichen Behördendienstzeiten in der Dienststelle erreichbar sind. Der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts kann Anwesenheitszeiten festlegen.

Soweit die Umstände des Einzelfalls es erfordern, sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Dienst auch in den Abendstunden sowie an Sonn- und Feiertagen verrichten.

Die An- und Abwesenheitszeiten sind im Dienstsitz bekannt zu geben.

2 Sprechzeiten

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richten an mindestens zwei Tagen pro Woche feste Sprechzeiten von mindestens drei Stunden am Hauptsitz und gegebenenfalls mindestens zwei Stunden in der Außenstelle ein. Bei der Terminvergabe ist den Belangen der Klientel (Erwerbstätigkeit, Verkehrsanbindung etc.) Rechnung zu tragen. Die Einrichtung und Änderung von Sprechzeiten bedarf der Genehmigung des Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts.

3 Arbeitszeitausgleich

Hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter aus dienstlichem Anlass die regelmäßige tägliche Arbeitszeit nicht nur unerheblich überschritten, so kann sie oder er einen entsprechenden Zeitausgleich vornehmen, wenn die Dienstgeschäfte es zulassen. Eine tägliche Mindestarbeitszeit von fünf Stunden darf jedoch nicht unterschritten werden.

4 Vertretung

Für jeden Dienstsitz ist eine Vertretungsregelung zu treffen. Bei krankheitsbedingten Fehlzeiten von mehr als vier Wochen sind die Akten auf die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufzuteilen. Sofern ein Vertretungsfall absehbar ist, erfolgt die Aufteilung im Vorfeld.

Der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts kann im Einzelfall hiervon abweichende Regelungen treffen.

II. Geschäftsgang

1 Register

a) Allgemeines Register

Jeder Dienstsitz führt für alle Auftragseingänge der Bewährungshilfe beziehungsweise Führungsaufsicht, der Gerichtshilfe und des Täter-Opfer-Ausgleichs nach Fachbereichen getrennte Allgemeine Register (AR).

b) Dienstregister

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen für die Aufgabenbereiche Bewährungshilfe beziehungsweise Führungsaufsicht, Gerichtshilfe und Täter-Opfer-Ausgleich getrennte Dienstregister (DR). Jeder eingehende Auftrag wird mit allen jeweils erforderlichen Angaben eingetragen und erhält ein Aktenzeichen. Ist die Unterstellung beendet, so ist dies in dem jeweiligen Dienstregister zu vermerken.

Für jede Mitarbeiterin oder jeden Mitarbeiter eines Dienstsitzes wird ein Dienstregister mit der entsprechenden Kennzahl (arabische Zahl) geführt.

Die Register werden jahrgangsweise geführt. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

2 Aktenführung

2.1 Bewährungshilfe/Führungsaufsicht

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legen für jeden Auftrag der Bewährungshilfe beziehungsweise der Führungsaufsicht einen Aktenumschlag an. Der Aktenumschlag (Bewährungsakten „grün“ und Führungsaufsichtsakten „orange“) ist mit den vorgegebenen Daten zu versehen.

Für Unterstellungen, die in das Dienstregister aufgenommen werden, wird das Aktenzeichen wie folgt gebildet:

• Registerzeichen „BwH“ beziehungsweise „BwHFA“,
• Kennzahl der Bewährungshelferin/des Bewährungshelfers,
• laufende Nummer des Dienstregisters,
• Jahr der Registereintragung.

Der Schriftverkehr sowie die in der Angelegenheit gefertigten Vermerke sind ausnahmslos in die Akte aufzunehmen. Unterlagen in Fällen der durchgehenden Betreuung beziehungsweise des Entlassungsmanagements sind mindestens mit einem Heftstreifen zusammenzufassen.

Der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts kann weitergehende Regelungen treffen.

2.1.1 Personalbogen

Bei Bewährungsaufsichten ist für jede Akte ein Personalbogen anzulegen. Für Führungsaufsichtsverfahren erhält die Bewährungshelferin oder der Bewährungshelfer von der Führungsaufsichtsstelle eine Durchschrift des dort angelegten Personalbogens. Diese Durchschrift ist zur Führungsaufsichtsakte der Bewährungshelferin oder des Bewährungshelfers zu nehmen.

2.2 Gerichtshilfe

Für jeden Gerichtshilfeauftrag wird unter Verwendung eines Heftstreifens eine Blattsammlung angelegt. Eines Aktenumschlags bedarf es nicht. Der Blattsammlung ist das Deckblatt aus der IT-Fachanwendung vorzuheften. Ist der Auftrag beendet, so ist dies auf dem Deckblatt zu vermerken, der Vorgang in der Fachanwendung auszutragen und die Handakte zu schließen.

Das Aktenzeichen wird wie folgt gebildet:

• Registerzeichen „GH“,
• Kennzahl der Gerichtshelferin/des Gerichtshelfers,
• laufende Nummer des Dienstregisters,
• Jahr der Registereintragung.

Der Schriftverkehr sowie die in der Angelegenheit gefertigten Vermerke sind chronologisch in die Blattsammlung aufzunehmen und fortlaufend mit arabischen Zahlen zu versehen. Die Blattsammlungen sind jeweils einer Gerichtshelferin oder einem Gerichtshelfer zuzuordnen und jahrgangsweise nach Dienstregisternummern geordnet in Aktenordnern aufzubewahren.

2.3 Täter-Opfer-Ausgleich

Für jeden Auftrag im Täter-Opfer-Ausgleich wird eine Blattsammlung unter Verwendung eines Heftstreifens angelegt. Eines Aktenumschlags bedarf es nicht. Der Blattsammlung ist das Deckblatt aus der IT-Fachanwendung vorzuheften. Ist der Auftrag beendet, so ist dies auf dem Deckblatt zu vermerken, der Vorgang in der Fachanwendung auszutragen und die Handakte zu schließen.

Das Aktenzeichen wird wie folgt gebildet:

• Registerzeichen „TOA“,
• Kennzahl der Mediatorin/des Mediators,
• laufende Nummer des Dienstregisters,
• Jahr der Registereintragung.

Der Schriftverkehr sowie die in der Angelegenheit gefertigten Vermerke sind chronologisch in die Blattsammlung aufzunehmen und fortlaufend mit arabischen Zahlen zu versehen. Die Blattsammlungen sind pro Mediatorin oder Mediator jahrgangsweise nach Dienstregisternummern geordnet in Aktenordnern aufzubewahren.

2.4 Mehrfachbeauftragungen

Bei Mehrfachbeauftragungen in der Bewährungshilfe beziehungsweise der Führungsaufsicht sowie in der Gerichtshilfe sind jeweils gesonderte Akten nach oben genannten Vorgaben anzulegen. Falls erforderlich, sind Doppel von eingehenden Schriftstücken zu fertigen. In jeder Akte ist eine Verlaufsdokumentation zu führen.

Im Täter-Opfer-Ausgleich werden Verfahren mit mehreren Tätern in einer gemeinsamen Blattsammlung geführt.

2.5 IT-Unterstützung

Der Schriftverkehr, die Register und die Dokumentation für alle Fachbereiche sind mittels der IT-Fachanwendung zu führen. Kurznotizen, zum Beispiel über Telefonate, können auch handschriftlich gefertigt werden.

3 Fristen/Geschäftskalender/Fahrtenbuch

3.1 Fristen/Geschäftskalender

In der Verlaufsdokumentation sind Wiedervorlagefristen (konkretes Datum) festzulegen. Sämtliche Termine sind im Kalender der IT-Fachanwendung einzutragen. Der Kalender ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstsitzes einsehbar zu verwalten.

3.2 Fahrtenbuch

Für die Dokumentation der dienstlichen Fahrten ist die IT-Fachanwendung zu verwenden.

4 Aufbewahrung von und Einsicht in Schriftgut

4.1 Akteneinsicht

Das dienstliche Schriftgut ist durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen und vertraulich zu behandeln. Einsichtsberechtigt sind neben dem Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts die Aufsichtsbehörde, die in der Sache zuständigen Richter und Staatsanwälte sowie die Führungsaufsichtsstelle.

Hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter gegen die Gewährung von Akteneinsicht Bedenken oder ersuchen andere als die in Absatz 1 Satz 2 genannten Stellen um Akteneinsicht, so entscheidet der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts. Anderen als den in Satz 2 genannten Stellen ist Akteneinsicht nur unter Aufsicht zu gewähren.

Die vorstehenden Absätze gelten für Aufzeichnungen auf Tonträgern sowie für Dateien mit personenbezogenen Inhalten entsprechend.

4.2 Aufbewahrung und Aussonderung von Schriftgut

Das Schriftgut ist gemäß der Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden (AufbewahrungsV) sowie den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften aufzubewahren.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist die Aussonderung des Schriftguts gemäß der Verwaltungsvorschrift „Aussonderung (Anbietung, Übergabe und Vernichtung) des Schriftguts der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsbehörden (Aussonderungs-AV)“ vorzunehmen.

III. Statistik

1 Bewährungshilfestatistik

1.1 Kennzahlen

Die Landgerichtsbezirke erhalten zur Durchführung der statistischen Erhebungen die folgenden Kennzahlen:

• Cottbus 11,
• Frankfurt (Oder) 12,
• Potsdam 13,
• Neuruppin 14.

Der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts bestimmt zudem für die einzelnen Dienstsitze der Sozialen Dienste der Justiz und alle dort tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils eine Kennzahl. Die Kennzahlen für die einzelnen Dienstsitze werden beginnend mit 01 und die Kennzahlen für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beginnend mit 001 fortlaufend zugeteilt. Künftig neu eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten die nächstfolgende Kennzahl. Bei einem Wechsel des Dienstsitzes wird eine auf den neuen Dienstsitz bezogene Kennzahl zugeteilt.

Durch Auflösen eines Dienstsitzes, Ausscheiden aus dem Dienst oder Wechsel der Dienststelle freiwerdende Kennzahlen werden erst nach Ablauf von sieben Jahren neu vergeben.

Bezeichnung und Kennzahl des Dienstsitzes, Name und Kennzahl der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sowie ihre Änderung teilt der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts dem Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik des Landes Brandenburg mit.

1.2 Anlegen von Zählkartensätzen der Bewährungshilfe

1.2.1 Beginn der Aufsicht

Bei Übernahme einer Bewährungsaufsicht werden mittels der IT-Fachanwendung die Zugangs-Zählkarte und der Personalbogen erstellt. Die vollständig ausgefüllten Zugangs-Zählkarten für die im abgelaufenen Kalendermonat angefallenen Unterstellungen sind bis zum 5. des folgenden Monats an die vom Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts bestimmte Stelle zu übersenden. Das Datum der Übersendung der Zugangs-Zählkarten ist auf Blatt 2 des Personalbogens zu vermerken.

1.2.2 Beendigung der Aufsicht

Bei Beendigung einer Unterstellung unter die Bewährungsaufsicht oder Abgabe der Bewährungsaufsicht an eine andere Bewährungshelferin oder einen anderen Bewährungshelfer ist die Abgangs-Zählkarte auszufüllen und bis zum 5. des Folgemonats an die vom Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts bestimmte Stelle zu übersenden. Das Datum der Übersendung der Abgangs-Zählkarte ist auf Blatt 2 des Personalbogens zu vermerken.

2 TOA-Statistik

Die TOA-Statistik wird mittels der IT-Fachanwendung geführt.

3 Quartalstatistik

Die Auftragszahlen der Fachbereiche Gerichtshilfe, Täter-Opfer-Ausgleich und Bewährungshilfe beziehungsweise Führungsaufsicht werden quartalsweise entsprechend den Vorgaben des Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts ermittelt.

4 Beendigungsstatistik

Bis zum 31. Januar eines jeden Jahres erheben die Bewährungshelferinnen und Bewährungshelfer die Zahlen der im Vorjahr beendeten Bewährungsaufsichten mit den jeweiligen Beendigungsgründen.

IV. Geschäftskontrolle

1 Geschäftsprüfungen

Die Führung der Dienstgeschäfte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sozialen Dienste der Justiz ist einmal in zwei Jahren durch den Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts zu prüfen. Auf Wunsch der/des Betreffenden kann eine andere Kollegin oder ein anderer Kollege hinzugezogen werden.

Insbesondere sind zu prüfen:

• der Umfang und die sachgerechte Erledigung des Geschäftsanfalls,
• die Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und Verwaltungsvorschriften,
• die fachliche Arbeit auf der Grundlage der Qualitätsstandards in der jeweils aktuellen Fassung,
• die Register- und Kalenderführung,
• die Aktenführung und die Unversehrtheit der laufenden und der weggelegten Akten,
• die Nutzung der IT-Fachanwendung.

2 Prüfergebnis

Das Prüfergebnis wird der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter in einem obligatorischen Auswertungsgespräch bekannt gegeben. Darüber hinaus wird über das Prüfergebnis eine Niederschrift gefertigt. Diese ist der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zur Kenntnis zu geben. Die Niederschrift wird zu den Sammelakten des Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts genommen. Eine Zusammenfassung der Niederschriften ist der Aufsichtsbehörde vorzulegen.

Über die Durchführung außerordentlicher Geschäftsprüfungen entscheidet der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts.

V. Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg in Kraft. Gleichzeitig tritt die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz vom 7. Juli 1992 (JMBl. S. 92), die durch die Allgemeine Verfügung vom 2. Oktober 1997 (JMBl. S. 135) geändert worden ist, außer Kraft.

Potsdam, den 14. März 2016

Der Minister der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz

Dr. Helmuth Markov