Brandenburgisches Vorschriftensystem

Dienstreisen und Dienstgänge in den nachgeordneten Einrichtungen einschl. den staatlichen Schulämtern

Mit diesem Rundschreiben werden für die Landesbediensteten im Geschäftsbereich des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport (MBJS) die wesentlichen Grundsätze und Zuständigkeiten für Dienstreisen und Dienstgänge bekanntgegeben, sowie das Antragsverfahren, die Durchführung und die Abrechnung geregelt.  

1. Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage für die Erstattung von Auslagen für Dienstreisen und Dienstgänge ist das Bundesreisekostengesetz (BRKG) als Kostenerstattungsgesetz. Es gewährt den Dienstreisenden einen Anspruch auf Reisekostenvergütung und bestimmt deren Art und Umfang ausschließlich.

2. Anordnung und Genehmigung:

Dienstreisen und Dienstgänge liegen rechtlich nur vor, wenn sie von der zuständigen Behörde angeordnet oder genehmigt worden sind.

Bei einer Anordnung wird der Dienstreisende von der Behörde angewiesen, ein bestimmtes Dienstgeschäft zu erledigen.

Unter einer Genehmigung ist die Zustimmung der Behörde zu einer von dem Dienstreisenden beabsichtigten Dienstreise oder eines Dienstganges zu verstehen.

Die Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise oder eines Dienstganges muss grundsätzlich vor deren Antritt vorliegen. Zur Rechtssicherheit muss sie bei Dienstreisen schriftlich erfolgen.

3. Dienstreisen/Dienstgänge:

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die von der zuständigen Behörde schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind.

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die von der zuständigen Behörde angeordnet oder genehmigt worden sind. Die Schriftform ist nicht zwingend erforderlich. Bei Kraftfahrzeugbenutzung sollte jedoch zur Rechtssicherheit die Genehmigung schriftlich erfolgen.

4. Notwendigkeit der Dienstreise oder des Dienstganges:

Dienstreisen und Dienstgänge dürfen nur angeordnet oder genehmigt werden, wenn sie dienstlich notwendig sind und der Zweck auf andere Weise (z. B. durch (elektronischen) Schriftwechsel oder Telefonat) nicht wirtschaftlicher erreicht werden kann.

5. Dauer der Dienstreise bzw. des Dienstganges und Anzahl der Teilnehmer:

Die Dienstreise bzw. der Dienstgang ist auf die zur Ausführung des Dienstgeschäftes unbedingt notwendige Zeit zu beschränken. Insbesondere ist die Dauer der Abwesenheit vom Dienstort nicht unnötig zu verlängern. Mehrere zeitlich zusammenfallende Dienstgeschäfte in dieselbe Region sind miteinander zu verbinden.

Die Anzahl der Teilnehmer ist auf das unumgängliche Maß zu beschränken.

6. Durchführung der Dienstreise oder des Dienstganges:

Dienstreisen bzw. Dienstgänge sind wirtschaftlich zu gestalten und die Kosten so niedrig wie möglich zu halten. Dienstreisende haben sich daher vor Antritt über die zweckmäßigsten Beförderungsmöglichkeiten und über die bestehenden Verkehrsverbindungen selbst zu informieren sowie im Rahmen ihrer Einflussmöglichkeiten den Beginn des Dienstgeschäftes so festzulegen, dass zusätzliche Reisetage möglichst vermieden werden.

Alle Möglichkeiten, Ermäßigungen oder Sondertarife in Anspruch zu nehmen, sind im Rahmen der Zumutbarkeit auszuschöpfen.

Nach den reisekostenrechtlichen Vorschriften ist der Beginn einer Dienstreise in den Monaten April bis September um 6.00 Uhr und in den Monaten Oktober bis März um 7.00 Uhr (Verlassen der Wohnung), sowie die Beendigung einer Dienstreise um 24.00 Uhr (Betreten der Wohnung) als zumutbar anzusehen.

7. Genehmigung: 

7.1 Generelle Genehmigung von Dienstreisen und Dienstgängen:

Als genehmigt gelten folgende Dienstreisen und Dienstgänge:

• der Leiter der nachgeordneten Behörden/Einrichtungen innerhalb des Landes Brandenburg;
• der Schulräte innerhalb ihres Schulaufsichtsbereichs sowie bei dienstlichen Veranstaltungen auf Veranlassung des MBJS;
• der stellvertretenden Leiter der staatlichen Studienseminare für Fahrten zu Ausbildungsschulen, 2. Staatsprüfungen, staatlichen Schulämtern, zum Landesprüfungsamt und zu Dienstberatungen im MBJS;
• der Hauptseminarleiter mit besonderen Aufgaben an den staatlichen Studienseminaren für Fahrten zu den Seminarveranstaltungen, Ausbildungsschulen, 2. Staatsprüfungen, staatlichen Schulämtern, zum Landesprüfungsamt und zu Dienstberatungen am MBJS und am jeweiligen Studienseminar;
• der Fachseminarleiter an den staatlichen Studienseminaren für Fahrten zu den Seminarveranstaltungen, Hospitationen, 2. Staatsprüfungen und Dienstberatungen am jeweiligen staatlichen Studienseminar;
• der Mitarbeiter des Landesjugendamtes, die gemäß § 45 SGB VIII für die Erlaubniserteilung für Einrichtungen der Jugendhilfe zuständig sind, innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs;
• der Schulpsychologen innerhalb des Zuständigkeitsbereichs ihres Schulamtes;
• der Kraftfahrer von Dienstfahrzeugen aufgrund von Fahraufträgen;
• aus Anlass einer Einstellung, sofern eine Einstellungsverfügung vorliegt;
• aus Anlass von Versetzungen, Abordnungen und Zuweisungen, sofern die Maßnahmen von der personalbearbeitenden Stelle verfügt worden sind;
• zur Wahrnehmung eines Termins vor Gericht als bestellter Vertreter des Landes, wenn eine gerichtliche Ladung vorliegt.

In begründeten Ausnahmefällen kann das MBJS auf Antrag für bestimmte Personen und Bereiche darüber hinausgehende generelle Dienstreisegenehmigungen erteilen.

Reisen der Mitglieder der Personal-, Jugend- und der Schwerbehindertenvertretungen zur Erfüllung der ihnen nach dem Landespersonalvertretungsgesetz (PersVG) bzw. Schwerbehindertengesetz obliegenden Aufgaben sind keine Dienstreisen im Sinne des BRKG. Sie bedürfen keiner Genehmigung. Bei Schulungen gem. § 46 PersVG ist ein Antrag auf Freistellung an die zuständige Dienststelle zu richten.

Die Kostenübernahme beschränkt sich auf Reisen, die zur Erfüllung der Aufgaben tatsächlich notwendig waren. Die Erstattung der Reisekostenvergütung erfolgt auf der Grundlage des BRKG.

7.2 Genehmigungspflichtige Dienstreisen und Dienstgänge:

Sofern keine generelle Dienstreisegenehmigung gegeben ist, bedürfen nachstehende Dienstreisen und Dienstgänge wie folgt der Genehmigung:

• Durch den Staatssekretär:
  Auslandsdienstreisen (sofern die Genehmigung nicht auf nachfolgende Personenkreise übertragen worden ist).
• Durch den Leiter der fachaufsichtsführenden Abteilung des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport:

Dienstreisen der Leiter der nachgeordneten Behörden/Einrichtungen:

• in Länder der EU, die aus EU-Mitteln finanziert werden und der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von EU-Programmen dienen,
• in das Ausland ohne Kostenbeteiligung des Landes Brandenburg,
• nach Polen,
• innerhalb der Bundesrepublik Deutschland.

Dienstreisen der sonstigen Bediensteten:

• Auslandsreisen ohne Kostenbeteiligung des Landes Brandenburg (ausgenommen der nachfolgenden, durch die Leiter der nachgeordneten Behörden/Einrichtungen zu genehmigenden Auslandsdienstreisen)
• Durch die Leiter der nachgeordneten Behörden/Einrichtungen:

Dienstreisen der sonstigen Bediensteten:

• im Zusammenhang mit Schulfahrten in das In- und Ausland,
• in Länder der EU, die aus EU-Mitteln finanziert werden und der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von EU-Programmen dienen,
• nach Polen,
• innerhalb der Bundesrepublik Deutschland (ausgenommen der nachfolgenden Inlandsdienstreisen).

Durch die Schulleitung:

Inlandsdienstreisen und Dienstgänge des pädagogischen Personals, sofern hierdurch keine Reisekosten entstehen.

Bei Abwesenheit wird die Genehmigung vom zuständigen Vertreter erteilt.

8. Antragstellung:

Die genehmigungspflichtigen Dienstreisen und Dienstgänge sind rechtzeitig (in der Regel spätestens eine Woche, Auslandsreisen mindestens vier Wochen vorher) schriftlich mit dem dafür vorgesehenen Dienstreiseantrag bei der zu genehmigenden Stelle zu beantragen.

Der Antragsteller begründet Notwendigkeit, Umfang und Wirtschaftlichkeit der beabsichtigten Maßnahme.

Ergänzende Unterlagen sind möglichst beizufügen (z. B. Einladungsschreiben, Tagungsprogramme u. ä.).

Der Antrag ist über den Fachvorgesetzten und dem Mittelverwalter auf dem Dienstweg dem für die Genehmigung Zuständigen zuzuleiten. Bei Anträgen, die vom Staatssekretär genehmigt werden, erfolgt dies über den Leiter der fachaufsichtsführenden Abteilung des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport.

9. Durchführung der Reisen:

Das BRKG unterscheidet zwischen folgenden Beförderungsmitteln:

9.1 regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel; dies sind alle Verkehrsmittel, die der Personenbeförderung dienen und zu feststehenden Zeiten - nach Fahrplan - zwischen bestimmten Punkten verkehren (Flugzeug, Eisenbahn, Linienbus, Linienschiff und Verkehrsmittel des öffentlichen Personennahverkehrs);

9.2 eigene Kraftfahrzeuge der Dienstreisenden (PKW, Motorrad usw.);

9.3 andere nicht regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Dienstwagen, Mietwagen, Taxi etc.).

9.1 Regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel:

9.1.1 Flugzeugbenutzung:

Die Notwendigkeit zur Flugzeugbenutzung kann nur unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und bei besonderen dienstlichen oder in besonderen Ausnahmefällen aus zwingenden persönlichen Gründen anerkannt werden. Die 1. Flugklasse ist grundsätzlich ausgeschlossen.

Liegen besondere Gründe nicht vor, werden Flugkosten nur insoweit erstattet, wenn dadurch die Reisekostenvergütung nicht höher wird als beim Benutzen eines anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (z. B. Eisenbahn).

Wird bei der Flugzeugbenutzung mindestens ein halber Arbeitstag (4 Stunden Arbeitszeit) gewonnen, können Flugkosten auch dann erstattet werden, wenn dadurch die Reisekostenvergütung

• bei wenigstens 4 Stunden Arbeitszeitgewinn um höchstens 100 DM und
• bei wenigstens 8 Stunden Arbeitszeitgewinn um höchstens 200 DM höher als beim Benutzen des langsameren regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels wird.

Über die Flugzeugbenutzung entscheidet der jeweils für die Genehmigung der Dienstreise zuständige Vorgesetzte unter Anlegung eines strengen Maßstabes.

Bei der Beschaffung von Flugtickets sind bestehende Rahmenverträge der Landesregierung und sonstige Einsparungsmöglichkeiten zu nutzen.

9.1.2 Eisenbahnbenutzung:

Bei Eisenbahnbenutzung ist grundsätzlich die Inanspruchnahme der Bahncard oder des Großkundenabonnements (GKA) bzw. des Großkundentickets (GKT) der Deutschen Bahn AG unter Berücksichtigung der Hinweise und Mitteilungen der obersten Dienstbehörde zu prüfen.

9.1.3 Öffentlicher Personennahverkehr:

Für Fahrten des öffentlichen Personennahverkehrs (Straßenbahn, Bus, S-Bahn usw.) können für das Tarifgebiet des Dienstortes Fahrkarten in der Dienststelle vorrätig gehalten werden.

In anderen Orten sind die Fahrausweise durch den Dienstreisenden selbst - vor Ort - zu beschaffen.

9.2 Benutzung eines privateigenen Kraftfahrzeuges:

Bei Benutzung eines privateigenen Kraftfahrzeuges (PKW, Motorrad usw.) wird als Auslagenersatz für jeden gefahrenen Kilometer eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Bei Mitnahme anderer Bediensteter wird zusätzlich eine Mitnahmeentschädigung gewährt. Der Gesamtbetrag der Reisekostenvergütungen darf hierbei nicht höher sein als beim Benutzen regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel.

Andernfalls müssen für die Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeuges triftige Gründe vorliegen, die bei der Antragsstellung (in den Fällen der Ziff. 7.1 spätestens bei der Abrechnung) plausibel dargestellt und nachgewiesen werden müssen.

Sie können dienstlicher oder zwingender persönlicher Art sein, wenn der Zweck der Dienstreise oder die Umstände des Falles die Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeuges notwendig machen.

Hierbei ist zu beachten, dass ein Arbeits- oder Freizeitgewinn durch eine kürzere Dienstreisedauer bei der Kraftfahrzeugbenutzung für sich allein keinen triftigen Grund darstellt.

Triftige Gründe liegen insbesondere vor, wenn

• der Geschäftsort der Dienstreise mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht oder nur schwer erreichbar ist,
• der vorgegebene zeitliche Ablauf des Dienstgeschäfts die Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht zulässt, z. B. wenn der Geschäftsort mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht rechtzeitig erreichbar ist bzw. wenn an einem Tag Dienstgeschäfte an verschiedenen Orten zu erledigen sind,
• durch die Benutzung des Kraftfahrzeuges eine erhebliche Zeitersparnis eintritt,
• bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel eine Reise in den Monaten April bis September vor 6.00 Uhr und in den Monaten Oktober bis März vor 7.00 Uhr angetreten werden müsste bzw. bei Beendigung einer Reise die Wohnung erst nach 24.00 Uhr erreicht werden kann,
• den Dienstreisenden wegen der Art und Schwere einer Behinderung bzw. des Gesundheitszustandes die Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel nicht zugemutet werden kann,
• auf der Dienstreise umfangreiches Aktenmaterial, Gegenstände mit größerem Gewicht (grundsätzlich ist die Mitnahme von bis zu 15 kg als zumutbar anzusehen) oder sperrige Sachen mitzuführen sind, die die Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel unzumutbar machen.

Für die Kreisschulräte und Schulräte der Landkreise werden triftige Gründe für die Inanspruchnahme des privateigenen Kraftfahrzeuges bei der Wahrnehmung schulaufsichtlicher Aufgaben generell anerkannt. Gleiches gilt für die Leiter und Schulräte der Staatlichen Schulämter in den kreisfreien Städten, die überregionale Aufgaben wahrnehmen und für die Leiter der Staatlichen Studienseminare.

Ein Anspruch auf die Anerkennung eines privateigenen Kraftfahrzeuges kann aus dieser Regelung nicht abgeleitet werden.

Schäden an privateigenen Kraftfahrzeugen können - nach den rechtlichen Vorschriften - bis zu einem Betrag von 650,- DM nur erstattet werden, wenn für die Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeuges die vorgenannten Voraussetzungen bzw. triftigen Gründe schlüssig nachgewiesen oder anerkannt worden sind. Zuständig für die Klärung und ggf. Finanzierung ist das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport.

Für die Deckung eines über 650,- DM hinausgehenden Schadens besteht die Möglichkeit eine Dienstfahrt-Fahrzeugversicherung bei der „Feuersozietät Öffentliche Leben Berlin Brandenburg“ abzuschließen. Auch hier ist für eine Schadensdeckung das Vorliegen triftiger Gründe Voraussetzung.

9.3 Andere nicht regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel:

9.3.1 Dienstwagenbenutzung:

Das Verfahren für die Inanspruchnahme von Dienstfahrzeugen regeln die Einrichtungen in eigener Zuständigkeit unter Beachtung geltender Vorschriften, insbesondere der Dienstkraftfahrzeugrichtlinie des Ministeriums der Finanzen und den Hinweisen des MBJS.

9.3.2 Sonstige nicht regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel:

Fahrkosten für Strecken, die mit anderen nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (Taxi, Mietwagen etc.) zurückgelegt werden, können ebenfalls nur erstattet werden, wenn für deren Nutzung triftige Gründe vorliegen.

Diese liegen u. a. vor, wenn

• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht vorhanden sind und dem Dienstreisenden das Zurücklegen einer Fußstrecke nicht zugemutet werden kann (nach den reisekostenrechtl. Vorschriften ist grundsätzlich ein Fußweg von 2 km für die einfache Strecke zumutbar),
• der Dienstreisende ein Dienstgeschäft an einem Ort erledigen muss, den er mit einem regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel nicht mehr zeitgerecht erreicht hätte,
• dem Dienstreisenden die Mitnahme des notwendigen persönlichen oder dienstlichen Gepäcks in einem regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel nach Gewicht und Umfang des Gepäcks nicht zugemutet werden kann (grundsätzlich ist die Mitnahme von 15 kg zumutbar),
• die Ankunft an der Wohnung bei Beendigung einer Dienstreise oder eines Dienstganges bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel erst nach 24.00 Uhr erfolgen würde,
• bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel eine Dienstreise vor 6.00 Uhr (in den Monaten Oktober bis März vor 7.00 Uhr) angetreten werden müßte,
• gesundheitliche Gründe vorliegen.

Die Unkenntnis des Dienstreisenden über die örtlichen Verkehrsverhältnisse ist, ebenso wie die Wetterverhältnisse, für sich allein kein triftiger Grund für die Benutzung eines anderen nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels.

Die Benutzung dieser Beförderungsmittel ist unter Beifügung der Belege in der Reisekostenabrechnung zu begründen.

10. Abrechnungsverfahren:

Dienstreisen und Dienstgänge sind umgehend nach Beendigung abzurechnen und der zuständigen mittelbewirtschaftenden Stelle zuzuleiten. Für die Abrechnung besteht eine Ausschlussfrist von einem Jahr. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise oder des Dienstgangs, in den Fällen des § 19 BRKG mit Ablauf des Tages, an dem den Bediensteten bekannt wird, dass die Dienstreise oder der Dienstgang nicht ausgeführt wird.

Der Abrechnungsvordruck ist von den Dienstreisenden sorgfältig und vollständig auszufüllen und zu unterschreiben. Die mit der Abrechnung befassten Mitarbeiter sind nicht berechtigt, Angaben einzusetzen oder zu ergänzen.

Der Reisekostenrechnung sind grundsätzlich alle Originalbelege für Fahr-/Flug- und Nebenkosten beizufügen. Kann in begründeten Einzelfällen ein Beleg nicht beigebracht werden, kann ausnahmsweise eine schriftliche Erklärung über den Grund und die Höhe der Auslagen der Reisekostenrechnung akzeptiert werden.

Nach Berechnung der Reisekosten durch die Reisekostenstelle erhalten die Dienstreisenden - über den zuständigen Mittelverwalter - eine Kopie oder sonstigen Nachweis der Reisekostenabrechnung.

11. Fortbildungsreisen:

Die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen kann im dienstlichen Interesse oder im teilweise dienstlichen Interesse liegen.

Bei Maßnahmen, die im dienstlichen Interesse liegen, erfolgt die Teilnahme regelmäßig im Wege der Abordnung (insbesondere LAköV, LDS). Sofern eine Abordnung ausnahmsweise nicht erfolgen kann (z. B. Träger außerhalb der öffentlichen Verwaltung), ist der Beschäftigte durch die personalaktenführende Stelle schriftlich anzuweisen, an der Veranstaltung teilzunehmen. Die Abfindung richtet sich in diesen Fällen nach den Regelbestimmungen des BRKG ggf. in Verbindung mit der Trennungsgeldverordnung (TGV).

Der Besuch von Fortbildungsveranstaltungen, an denen lediglich ein teilweise dienstliches Interesse besteht, ist grundsätzlich nur im Wege einer Fortbildungsreise (§ 23 Abs. 2 BRKG) möglich. Diese ist von der gemäß Ziffer 7.2 zuständigen Stelle/Person anzuordnen oder zu genehmigen. Eine Abordnung kommt in diesen Fällen nicht in Betracht.

Hinsichtlich der staatlichen Lehrkräftefortbildung verweise ich auf die Regelungen meines Rundschreibens 5/97 vom 16. Januar 1997.

12. Vorstellungsreisen:

Für die Erstattung von Vorstellungsreisen sind zuständig für

• Bewerber innerhalb des Geschäftsbereichs des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport, die Dienststelle des Bewerbers;
• die übrigen Bewerber die Dienststelle, bei der sich der Bewerber vorstellt.

13. Schlussbestimmungen:

Fragen von grundsätzlicher Bedeutung, sowie in Zweifelsfällen, in denen keine bedenkenfreie Entscheidung möglich ist, sind dem Ministerium für Bildung, Jugend und Sport mit einer Stellungnahme und den Unterlagen zur Entscheidung auf dem Dienstweg zuzuleiten.

Die Vordrucke für die Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen und Dienstgängen werden vom Ministerium für Bildung, Jugend und Sport bekanntgegeben.

Die in dieser Regelung verwendeten Funktions- und Amtsbezeichnungen gelten für Frauen und Männer.

Mit diesem Rundschreiben wird das Rundschreiben 47/97 vom 21.07.1997 aufgehoben.