Verwaltungsvorschriften zur Gemeindekassenverordnung (GemKVO Bbg)

An alle
Gemeinden und Landkreise

Zur Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden - Gemeindekassenverordnung (GemKVO Bbg) - vom 23. Juni 1992 (GVBI. S. 315 ) werden folgende Verwaltungsvorschriften erlassen:

A. Allgemeines

1. Die Gemeindekassenverordnung enthält Rahmen- und Mindestvorschriften, die eine ordnungsmäßige und sichere Erledigung der Kassengeschäfte gewährleisten sollen, zugleich aber ausreichenden Spielraum für eine zweckmäßige und wirtschaftliche Kassenorganisation belassen. Es sind daher örtlich für die einzelnen Kassen ergänzende Regelungen erforderlich (Dienstanweisung, Einzelweisungen). Aus Sicherheitsgründen bedürfen Regelungen für die Kasse nach § 46 grundsätzlich der Schriftform.

2. In der Verordnung sind einzelne Zuständigkeiten dem Bürgermeister vorbehalten. Er ist berechtigt, die Zuständigkeiten ganz oder teilweise zu übertragen. Die Zuständigkeitsvorbehalte bringen lediglich zum Ausdruck, daß die betreffenden Aufgaben nicht zu den Kassengeschäften gehören, für deren Erledigung kraft gesetzlichen Auftrags der Kassenverwalter zuständig ist. Mit der Wahrnehmung einzelner Aufgaben kann allerdings auch der Kassenverwalter beauftragt werden, wenn dem keine Sicherheitsgründe entgegenstehen, insbesondere wenn die Verantwortungsbereiche klar abgegrenzt bleiben und die Möglichkeiten der Kassenkontrolle nicht beeinträchtigt werden.

3. Die Verordnung enthält an mehreren Stellen Soll-Vorschriften, womit in der Regel auf die besonderen Verhältnisse kleinerer Gemeindekassen Rücksicht genommen wurde. Dabei ist zu beachten, daß Soll-Vorschriften nach dem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts vom 2. Dezember 1959 (Deutsches Verwaltungsblatt 1960 S. 252) für die Verwaltung ebenso verbindlich wie Muß-Vorschriften sind, solange die Verwaltung nicht besondere Umstände darlegen und belegen kann, die ausnahmsweise eine Abweichung von der Regel rechtfertigen. Ob diese Voraussetzungen vorliegen, bedarf einer sehr sorgfältigen Prüfung im Einzelfall.  

B. Im einzelnen

Zu § 1 GemKVO Bbg

1. Nach § 50 der Kommunalverfassung erledigt die Gemeindekasse alle Kassengeschäfte, soweit dafür nicht eine Sonderkasse zuständig ist. Was zu den Kassengeschäften gehört, ergibt sich aus Absatz 1 Satz 1 i. V. m. den anderen Vorschriften der Verordnung, die zum Teil einschränkende Regelungen treffen (z. B. § 21 Abs. 1 Satz 1, der der Verwahrung von Wertgegenständen durch ein Kreditinstitut den Vorrang einräumt). In Absatz 1 Satz 2 wird der Gemeindekasse auch die Mahnung übertragen. Die Gemeinde kann allerdings mit diesen Aufgaben auch andere Stellen beauftragen.

2. Die Buchführung als Teil der Kassengeschäfte umfaßt alle Aufzeichnungen, die zur Erstellung der Jahresrechnung einschl. einer Vermögensrechnung erforderlich sind. Die Gemeindekasse ist auch für den kassenmäßigen Abschluß (§ 38 GemHVO Bbg) und die Vorbereitung der Haushaltsrechnung (§ 39 GemHVO Bbg) zuständig. Die Führung der Anlagennachweise (§ 36 GemHVO Bbg) kann der Gemeindekasse als weitere Aufgabe nach Absatz 2 übertragen werden.

3. Als weitere Aufgaben nach Absatz 2 kommt insbesondere die Erstellung der Finanzstatistik in Betracht. Die Erledigung von Kassengeschäften Dritter kann ebenfalls nach Maßgabe des § 2 als weitere Aufgabe in Betracht kommen. Mit der Verwahrung anderer Gegenstände als Wertgegenstände kann die Gemeindekasse nach § 22 nur unter den dort bestimmten Voraussetzungen beauftragt werden.

4. Die Gemeindekasse bleibt auch dann für die Erledigung der Kassengeschäfte und der anderen Aufgaben verantwortlich, wenn sie sich hierbei der ADV-Anlage einer anderen Stelle bedient. Die andere Stelle hat aber der Gemeindekasse gegenüber zu bescheinigen, daß das ADV-Verfahren ordnungsmäßig abgewickelt wurde (vgl. §§ 12 und 23). Die Gemeindekasse soll sich hiervon durch stichprobenweise Überprüfung der Rechengrundlagen und Rechenergebnisse überzeugen.

Wird die Sachbuchführung einer anderen Stelle der Gemeinde (z. B. dem Kämmereiamt) zur selbständigen Erledigung übertragen, gelten insoweit für diese Stelle die Vorschriften der Verordnung. Werden Kassengeschäfte nach § 51 der Kommunalverfassung einer Stelle außerhalb der Gemeinde zur selbständigen Erledigung übertragen, sind §§ 37 und 38 zu beachten.

Zu § 2 GemKVO Bbg

1. Die Vorschrift über die Erledigung fremder Kassengeschäfte als weiterer Aufgabe der Gemeindekasse bezieht sich auf Kassengeschäfte Dritter (z. B. Zweckverband). Wird die Aufgabe durch Gesetz oder Verordnung übertragen, bedarf es keiner Anordnung (Beauftragung) durch den Bürgermeister. Eine solche Beauftragung ist aber erforderlich, wenn die Gemeinde durch Vereinbarung oder Vertrag die Erledigung von Kassengeschäften übernimmt.

Die Vorschrift findet keine Anwendung auf die kassenmäßige Abwicklung von Auftragsangelegenheiten der Gemeinde und auf die Besorgung einzelner Kassengeschäfte für andere Stellen im Rahmen der Amtshilfe.

2. Nimmt die Gemeindekasse Aufgaben einer Sonderkasse wahr, sind dies ebenfalls fremde Kassengeschäfte. Hierbei sind aber die besonderen Vorschriften des VIII. Abschnitts zu beachten.

3. Die Vorgänge aus der Erledigung fremder Kassengeschäfte sind in den Büchern von den Kassenvorgängen für Rechnung der Gemeinde in der Regel zu trennen (vgl, auch Ziffer 4 der Verwaltungsvorschrift zu § 26).

Zu § 3 GemKVO Bbg

1. Der Begriff der Zahlstelle umfaßt auch die Nebenkassen und die Gebührenkassen im Sinne des bisherigen Rechts. Die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen können je nach Bedarf geregelt werden. Sie können von der Annahme bestimmter Einnahmen bis zur Wahrnehmung aller Aufgaben der Gemeindekasse für bestimmte Bereiche der Verwaltung reichen.

2. Im Interesse einer möglichst weitgehenden Zusammenfassung und wirtschaftlichen Erledigung der Kassengeschäfte der Gemeinde kommen Zahlstellen nur in Betracht, soweit dies aus zwingenden Gründen erforderlich ist. Die Entscheidung über die Errichtung von Zahlstellen trifft der Bürgermeister. Er entscheidet auch über die Aufgaben der Zahlstelle einschl. der Regelung über das Abrechnungsverfahren, die Ausstattung mit Zahlungsmitteln und die buchungstechnische Abwicklung.

Entbehrliche Zahlstellen sind alsbald aufzulösen.

3. Die Zahlstellen können organisatorisch den Dienststellen zugeordnet sein, bei denen sie eingerichtet werden. Sie bleiben aber in Erledigung von Aufgaben der Gemeindekasse Teile von dieser und unterstehen dabei fachlich dem Kassenverwalter.

4. Bei der Einrichtung und der Regelung der Aufgaben der Zahlstellen ist § 5 zu beachten. Da die Zahlstellen Teile der Gemeindekasse sind, gelten für die Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben unmittelbar die für die Gemeindekasse geltenden Vorschriften.

5. Die Einnahmen und Ausgaben der Zahlstelle gehen einzeln oder zusammengefaßt in die Bücher der Gemeindekasse über. Für die einzelnen Zahlstellen können unterschiedliche Zeitabstände für die Abrechnung festgelegt werden. Die Abrechnung muß spätestens zum Jahresabschluß vorgenommen werden.

Wegen der Errichtung von Konten bei Kreditinstituten wird auf Ziffer 1 der Verwaltungsvorschrift zu § 19 hingewiesen.

Zu § 4 GemKVO Bbg

1. Der Bürgermeister bestimmt, wann Handvorschüsse zur Verfügung gestellt werden sowie die Höchstbeträge und regelt die Abrechnung. Dabei können je nach Bedarf unterschiedliche Abrechnungstermine festgesetzt werden.

2. Über Handvorschüsse dürfen nur solche Zahlungen abgewickelt werden, die wie Porti-, Frachtkosten, Zeitungsgeld regelmäßig anfallen, betragsmäßig geringfügig sind und zweckmäßigerweise sofort bar geleistet werden.

3. Die Handvorschüsse können nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung gewährt werden. Sie werden im Vorschußbuch als Ausgabe gebucht und bleiben dort solange vorgemerkt, bis sie zurückgegeben werden oder bis sie aufgrund entsprechender Anordnungen als endgültige Ausgabe verrechnet werden.

4. Die Verwalter von Handvorschüssen unterstehen organisatorisch in der Regel nicht der Gemeindekasse. Sie sind ihrer Dienststelle für die ordnungsmäßige Verwaltung der Mittel verantwortlich. Dem Dienststellenleiter obliegt die Überwachung über die ordnungsmäßige Abwicklung der Handvorschüsse. Er ist auch für die Vornahme der in § 39 Abs. 3 vorgeschriebenen Prüfungen verantwortlich.

5. Zu den Handvorschüssen gehört auch Wechselgeld an Beamte oder Angestellte, die nach § 13 Abs. 2 Satz 2 ermächtigt sind, außerhalb der Räume der Gemeindekasse Barzahlungen anzunehmen oder zu leisten (z. B. Gelderheber einschl. Vollstreckungsbeamte und Verwalter von Wohnheimen); der Bestand von Geldwechselautomaten ist wie ein Handvorschuß zu behandeln.

Zu § 5 GemKVO Bbg

1. Die Grundsätze des Absatzes 1 beziehen sich auf die räumliche, sachliche und personelle Ausstattung der Gemeindekasse und die Regelung des Geschäftsablaufs. Sie gelten auch für die Einrichtung von Zahlstellen. Der Kassenverwalter hat den Bürgermeister zu unterrichten. wenn er die Einrichtung der Gemeindekasse für unzureichend hält.

Für den Geschäftsablauf in der Gemeindekasse ist der Kassenverwalter verantwortlich.

2. Zur ordnungsmäßigen Erledigung der Kassenaufgaben gehört es auch, daß der Zahlungsverkehr sicher und zuverlässig abgewickelt wird, die Bevölkerung auf die Zahlungsverbindungen und Kassenstunden hingewiesen und Vorkehrungen zum Ausschluß von Falschgeld getroffen werden.

3. Der Bürgermeister hat die Aufsicht über die Gemeindekasse. Er kann einen anderen Beamten damit beauftragen. Ist ein Rechnungsprüfungsamt vorhanden, ist dieses nach § 96 der Kommunalverfassung für die Kassenprüfungen zuständig.

4. Nach Absatz 2 sollen Zahlungsverkehr und Buchführung von verschiedenen Beamten oder Angestellten wahrgenommen werden. Ist die Gemeindekasse mit mehreren Beamten oder Angestellten besetzt, muß eine entsprechende Abgrenzung der Verantwortungsbereiche vorgenommen werden, es sei denn, daß besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen und die sichere Abwicklung der Aufgaben der Gemeindekasse nicht beeinträchtigt wird.

5. Aus Sicherheitsgründen schreibt Absatz 3 für bestimmte Vorgänge in der Regel eine Doppelunterschrift vor. Ist die Gemeindekasse nicht mit mehreren Mitarbeitern besetzt, genügt die Unterschrift des Kassenverwalters.

6. Die Vorschrift, daß Sendungen an die Gemeindekasse ihr ungeöffnet zuzuleiten sind, schließt nicht aus, daß sich der für die Kassenaufsicht und Kassenprüfung zuständige Bedienstete Sendungen zu Kontrollzwecken durch den Kassenverwalter oder einen anderen Mitarbeiter der Gemeindekasse in seinem Beisein öffnen läßt.

7. Die Gemeindekasse führt den Schriftwechsel unter der Bezeichnung:

Gemeinde X
Der Bürgermeister
Gemeindekasse

Zu § 6 GemKVO Bbg

1. Hinsichtlich der Form der Kassenanordnung ist zwischen einer Anordnung für Einzelfälle (Einzelanordnung und Sammelanordnung) und einer allgemeinen Anordnung zu unterscheiden. Die Verordnung trifft bestimmte Vorschriften über den Inhalt in §§ 7 und 8 nur für Zahlungsanordnungen.

Buchungsanordnungen sowie Ein- und Auslieferungsanordnungen können in sinngemäßer Anwendung als Einzelanordnung, Sammelanordnung oder allgemein erteilt werden. Die Auszahlungsanordnung im Lastschrifteinzugsverfahren ist eine allgemeine Anordnung besonderer Art.

2. Ist eine Kassenanordnung zu beanstanden oder gibt sie sonst, insbesondere bei einer Überschreitung des Haushaltsansatzes, zu Bedenken Anlaß, so ist sie der anordnenden Stelle zurückzugeben.

3. Die Übernahme der Haushaltsansätze in das Sachbuch gehört nicht zu den Sachbuchungen und bedarf keiner Anordnung.

Zu § 7 GemKVO Bbg

1. Absatz 1 bestimmt den Mindestinhalt einer Zahlungsanordnung, die als Einzelanordnung oder Sammelanordnung erteilt wird. Über den Mindestinhalt hinaus kann die Zahlungsanordnung erforderlichenfalls weitere Bestimmungen treffen, z. B. den Zahlungsweg (vgl. dazu auch Ziffer 1 der Verwaltungsvorschrift zu § 17). Der Bürgermeister kann allgemein oder für bestimmte Fälle weitere Angaben verbindlich vorschreiben, z. B. den Hinweis auf eine Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste oder daß zu bestätigen ist, daß die Mittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen.

2. Zur Zahlungsanordnung gehören auch die ihr beigefügten Anlagen.

3. DM-Beträge von 1.000,-- DM und mehr sind in Buchstaben zu wiederholen. Die in Vordrucken für die Angabe der Beträge vorgesehenen Felder sind, soweit sie bei der Eintragung frei bleiben, so zu entwerten, daß nachträgliche Zusätze erkennbar sind.

Bei einem automatisierten Anordnungsverfahren kann der Bürgermeister Ausnahmen zulassen.

4. Der Zahlungspflichtige oder der Empfangsberechtigte muß zweifelsfrei bezeichnet sein. Ist der Zahlungspflichtige nicht zugleich Schuldner oder der Empfangsberechtigte nicht zugleich Forderungsberechtigter, muß dies aus der Zahlungsanordnung ersichtlich sein.

Soll der Betrag auf ein bestimmtes Konto überwiesen werden, ist dies auf der Auszahlungsanordnung unter Angabe des Kreditinstituts zu bestimmen (vgl. hierzu auch Ziffer 1 der Verwaltungsvorschrift zu § 17). Auch sonst empfiehlt es sich, auf der Auszahlungsanordnung die aus den Akten ersichtlichen Konten des Empfangsberechtigten anzugeben.

5. Der nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 anzugebende Fälligkeitstag bestimmt sich nach den maßgebenden öffentlich-rechtlichen und zivilrechtlichen Vorschriften. Bei freiwilligen Leistungen soll er nach dem Zweck der Leistung unter Berücksichtigung der Kassenlage festgesetzt werden. Unter Umständen genügt eine Bestimmung, daß sofort oder unverzüglich auszuzahlen oder einzuziehen ist.

6. Um Doppelzahlungen vorzubeugen, ist auf Unterlagen, die nicht zusammen mit der Zahlungsanordnung der Gemeindekasse zugeleitet werden, die Anordnung zu vermerken. Für die spätere Prüfung sollten dabei auch das Datum der Anordnung und die Buchungsstelle angegeben werden.

Zu § 8 GemKVO Bbg

1. Eine allgemeine Anordnung kommt nach Satz 2 Nr. 1 z. B. auch für die Erhebung von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschlägen) in Betracht, wenn sich die Zuständigkeit der Gemeindekasse für die Erhebung dieser Einnahmen nicht schon aus § 1 Abs. 1 Satz 2 ergibt. Nummer 4 ermöglicht es, die Auszahlung der der Gemeindekasse in Rechnung gestellten Mahn- und Nachnahmegebühren, Zinsen, Kontenführungsgebühren, Kosten der Beitreibung und dergleichen allgemein anzuordnen.

2. Nach § 11 Abs. 1 und 2 Satz 2 ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit der aufgrund einer allgemeinen Anordnung angenommenen oder ausgezahlten Beträge nachträglich festzustellen. Eine nachträgliche Zahlungsanordnung ist nicht erforderlich. Die Gemeindekasse muß zu diesem Zweck der anordnenden Stelle die Annahme oder Auszahlung mitteilen. Diese trifft die Feststellung selbst oder veranlaßt die zuständige Stelle, die Feststellung zu treffen. Von der anordnungsberechtigten Stelle ist der Gemeindekasse als Beleg lediglich eine Bestätigung zu übersenden, daß die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgt ist. Dies geschieht zweckmäßigerweise auf einer Durchschrift der Zahlungsanzeige. Die Bescheinigung über die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann nach § 36 Abs. 1 der Gemeindekasse zur Aufbewahrung übersandt werden oder von der anordnungsberechtigten Stelle aufbewahrt werden. Die Gemeindekasse hat die Bescheinigungen oder die Bestätigungen über die Feststellung als Belege zu ordnen und aufzubewahren (vgl. § 35 Abs. 2 Satz 2 und § 36).

Zu § 9 GemKVO Bbg

1. Bei der Regelung der Anordnungsbefugnis nach § 6 Abs. 2 sind auch Bestimmungen zu treffen, inwieweit sie zu Anordnungen im Sinne von § 9 ermächtigen.

2. Die Ermächtigung an den Empfangsberechtigten oder den Auftrag an das Kreditinstitut zur Durchführung der Abbuchung erteilt die Gemeindekasse. Nach Durchführung der Abbuchung bedarf es keiner nachträglichen Einzelanordnung, jedoch einer Feststellung nach § 11. Als Kreditinstitut gilt auch das Postscheckamt.

3. Zahlungsanordnungen im Lastschrifteinzugsverfahren dürfen nur erteilt werden, wenn die Möglichkeit besteht, innerhalb einer angemessenen Frist (etwa zwei Monate) Widerspruch einzulegen. Deshalb muß die Gemeindekasse sich vor Erteilung der Abbuchungsermächtigung vergewissern, welche Regelungen für den Widerspruch die Geschäftsbedingungen des Kreditinstituts enthalten.

4. Muß die Gemeindekasse aufgrund ihr bekanntgewordener Umstände annehmen, daß die Voraussetzungen nach Satz 2 nicht gegeben sind, hat sie nach § 6 Abs. 1 zu verfahren.

5. Für die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der aufgrund einer Anordnung nach § 9 angenommenen oder ausgezahlten Beträge gilt der Hinweis Ziffer 2 der Verwaltungsvorschrift zu § 8 entsprechend.

Zu § 10 GemKVO Bbg

1. Unter den irrtümlich eingezahlten Beträgen im Sinne des Absatzes 2 Nr. 2 und des Absatzes 3 Nr. 2 sind auch zuviel eingegangene Beträge zu verstehen. Rückzahlungen, die sich ergeben, weil der Zahlungsgrund weggefallen oder der Betrag erlassen worden ist, fallen nicht unter diese Vorschrift; sie sind aufgrund der Berichtigung der Annahmeanordnung vorzunehmen.

2. Läßt sich für eine Einnahme nach Absatz 1 die Buchungsstelle im Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und den Vermögenshaushalt nicht sofort ermitteln, ist sie als Verwahrgeld zu buchen.

Zu § 11 GemKVO Bbg

1. Wegen der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ist nach der Anlage 1 zu verfahren.

2. Zu den Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, deren sachliche und rechnerische Richtigkeit von den Beamten und Angestellten der Gemeindekasse nach Absatz 3 bescheinigt werden darf, können z. B. die Mahngebühren die Kosten der Vollstreckung und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge) gehören.

Zu § 12 GemKVO Bbg

1. Ein Programm kann im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 Nr. 1 als gültig angesehen werden, wenn es sich auf die in Auftrag gegebenen Arbeiten unter Beachtung der für den Sachverhalt geltenden speziellen rechtlichen und sachlichen Grundlagen bezieht.

2. Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, -eingabe, -verarbeitung und -ausgabe können als sichergestellt angesehen werden, wenn sie durch organisatorische und programmierte Kontrollen, wie z. B. Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern, Zugriffs-, Zugangsberechtigung gewährleistet sind.

3. Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 bezieht sich nicht auf Daten, die als Grundlage für die Forderungen oder Zahlungsverpflichtungen nicht mehr benötigt werden und für die das Programm die Löschung nach Ausdruck oder Verwertung vorsieht.

4. Sind für die Ermittlung, Erfassung und Verarbeitung der Daten verschiedene Stellen verantwortlich, hat jede Stelle für ihren Tätigkeitsbereich eine entsprechende Teilbescheinigung auszustellen.

Zu § 13 GemKVO Bbg

1. Absatz 1 verpflichtet die Gemeinde, auf jede geeignete Weise auf den Übergang zum unbaren Zahlungsverkehr hinzuwirken, durch den vor allem auch eine größere Sicherheit für die Kasse erreicht wird. Absatz 1 schließt aber nicht aus, daß Zahlungen nach den für das Schuldverhältnis geltenden Vorschriften und nach dem noch vorerst fortgeltenden Gesetz über Zahlungen aus öffentlichen Kassen vom 21. Dezember 1938 (RGBI. I S. 1899) auch bar bewirkt werden können oder zu bewirken sind.

2. Die Kassensicherheit erfordert eine strenge Bindung der Barzahlungsgeschäfte an die Kassenräume und das Kassenpersonal. Ausnahmen nach Absatz 2 Satz 2 sollten sich deshalb auf die Kassengeschäfte beschränken, die ihrer Natur nach nur außerhalb der Kassenräume abgewickelt werden können oder mit deren Abwicklung zweckmäßigerweise Mitarbeiter im Außendienst (z. B. Gelderheber einschl. Vollstreckungsbeamte, Sozialarbeiter, Wohlfahrtspfleger) beauftragt werden.

3. Bei der Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen ist nach Anlagen 2 und 3 zu verfahren.

Zu § 14 GemKVO Bbg

Bei der Regelung des Bürgermeisters für die Entgegennahme von Schecks, Postschecks und Wechseln sind die nachstehenden Mindestanforderungen zu berücksichtigen:

1. Entgegennahme von Schecks und Postschecks:

1. Schecks und Postschecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können.
2. Der angenommene Scheck oder Postscheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks oder Postschecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den Verbindung mit der Buchführung hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuches kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung der Schecks überwacht wird.
3. Angenommene Schecks oder Postschecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf einem Konto der Gemeindekasse einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen.
4. Bevor der Scheck oder Postscheck eingelöst ist, dürfen Leistungen darauf nur erbracht werden, wenn der Scheck unter Vorlage einer Scheckkarte übergeben wurde und er den darin angegebenen Bedingungen des Kreditinstituts entspricht.
5. Auf Schecks und Postschecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden.

2. Entgegennahme von Wechseln:

Als Sicherheitsleistung entgegengenommene Wechsel sind von der Gemeindekasse in ein Wechselüberwachungsbuch einzutragen und zu verwahren oder einem Kreditinstitut zur Verwahrung zu übergeben. Die Gemeindekasse hat rechtzeitig vor der Fälligkeit des Wechsels die weiteren Anweisungen des Bürgermeisters einzuholen.

Zu § 15 GemKVO Bbg

1. Eine Quittung muß in der Regel enthalten:

das Empfangsbekenntnis;
den Zahlungspflichtigen; den Betrag;
den Grund der Einzahlung;
den Ort und den Tag der Einzahlung;
die Gemeindekasse (Zahlstelle), die die Zahlung angenommen hat.

Bei Beträgen ab 100 DM ist bei nichtmaschineller Quittung der Betrag in Buchstaben zu wiederholen. Wird die Einzahlung auf einem die Zahlung betreffenden Schriftstück quittiert, kann in der Quittung auf die Angaben verzichtet werden, die sich ohne weiteres aus dem Schriftstück unzweifelhaft ergeben. Die Quittung muß von einem berechtigten Beamten oder Angestellten unterschrieben sein. Bei maschineller Quittung genügt das Handzeichen des annehmenden Kassenangehörigen. Für bestimmte Zahlungen, die häufig anfallen (z. B. Eintrittsgelder), kann eine vereinfachte Quittungsregelung getroffen werden (z. B. Abdruck durch Gebührenstempler oder Aushändigung von Kassenbons). Auch in diesem Fall ist darauf zu achten, daß die Einzahler beweiskräftige Unterlagen über die Zahlung erhalten und daß die Gemeinde vor Schaden bewahrt wird.

Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, Quittungsdurchschriften wie Einnahmebelege aufzubewahren.

2. Die Namen und Unterschriftsproben der zur Vollziehung von Quittungen in den Kassenräumen ermächtigten Beamten und Angestellten sind durch Aushang im Kassenraum bekanntzugeben. Der Aushang ist ggf. um Muster der als Quittung geltenden Maschinendrucke einer Buchungs- oder Quittungsmaschine zu ergänzen. Der Aushang muß mit dem Abdruck des Dienstsiegels und dem Sichtvermerk des Beamten versehen sein, dem die Aufsicht über die Kasse obliegt.

Zu § 16 GemKVO Bbg

1. Die Mitteilung über die Stundung an die Gemeindekasse ändert die Annahmeanordnung. Sie muß deshalb von einem Anordnungsberechtigten unterschrieben sein.

2. Ob eine Einnahme rechtzeitig eingegangen ist, bestimmt sich nach den für das Schuldverhältnis geltenden Vorschriften (vgl. insbesondere § 3 Steuersäumnisgesetz).

3. Bei der Einleitung der zwangsweisen Einziehung empfiehlt es sich, zunächst zu prüfen, ob die Forderung für eine Einziehung durch Postnachnahme geeignet ist und ob diese Form der Einziehung Aussicht auf Erfolg hat. Der Beitreibung und der Einleitung der Zwangsvollstreckung geht in der Regel die Mahnung voraus.

Zu § 17 GemKVO Bbg

1. Über den in § 7 Abs. 1 genannten Mindestinhalt hinaus kann in der Auszahlungsanordnung auch der Zahlungsweg verbindlich vorgeschrieben werden. Von dieser Möglichkeit soll jedoch nur in begründeten Fällen Gebrauch gemacht werden. Die Gemeindekasse ist hieran gebunden. Ist kein Zahlungsweg bestimmt, hat die Gemeindekasse den zweckmäßigsten Weg zu wählen; § 13 Abs. 1 ist zu beachten. Sind die Voraussetzungen für eine Aufrechnung gegeben, hat die Gemeindekasse die Aufrechnung zu erklären, wenn dies nicht mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist oder wenn nicht besondere Umstände entgegenstehen. Aufzurechnen ist in jedem Fall, wenn zu befürchten ist, daß die Forderung der Gemeinde sonst nicht erfüllt wird.

2. Bei der Wahl des Auszahlungswegs ist insbesondere auch darauf zu achten, daß der Betrag am Fälligkeitstag für den Empfangsberechtigten verfügbar ist.

3. Ergibt sich nach Erteilung einer Auszahlungsanordnung, aber vor der Zahlung des Betrags die Notwendigkeit, einzelne Bestandteile der Anordnung zu ändern, kann dies nur durch eine schriftliche Änderungsanordnung geschehen.

Aus ihr müssen die Bezeichnung der Anordnung, die geändert werden soll, und die vorzunehmenden Änderungen, z. B. neuer Betrag, neuer Auszahlungstag, neue Anschrift des Empfängers, neue Buchungsstelle zu ersehen sein.

Zu § 18 GemKVO Bbg

1. Für den Inhalt der Quittung nach Absatz 1 gilt Ziffer 1 der Verwaltungsvorschrift zu § 15 entsprechend.

2. Die Gemeindekasse muß sich, bevor sie Zahlungsmittel aushändigt, von der Person des Empfängers, Bevollmächtigten oder Überbringers einer Quittung vergewissern. Der Nachweis der Empfangsberechtigung ist auf der Quittung anzugeben. Sind Überbringer und Aussteller der Quittung verschiedene Personen, muß der Überbringer den Empfang auf der Quittung bestätigen.

3. Zur Verhinderung von Doppelzahlungen sind die Auszahlungsanordnungen und die Anlagen sowie die Quittungen nach der Zahlung sofort als "bezahlt" zu kennzeichnen.

4. Auf eine Quittung des Empfängers darf nur in besonderen Ausnahmefällen, z. B. bei Geldgeschenken im Rahmen von Ehrungen, verzichtet werden. In diesem Fall muß die Übergabe des Geschenks durch einen Beamten oder Angestellten der Gemeinde bescheinigt werden. Bei Auszahlungen an Empfänger, die des Schreibens unkundig sind oder die aus anderen Gründen, etwa wegen körperlicher Behinderung, keine Unterschrift leisten können, tritt an die Stelle der Unterschrift ein Handzeichen, das durch einen Zeugen zu bescheinigen ist. Auszahlungen an Blinde müssen durch einen Zeugen bescheinigt werden. Die Zeugen sollen nicht der Gemeindekasse angehören.

5. Bei unbaren Auszahlungen (Absatz 2) ist auf dem Beleg mindestens der Tag der Erteilung des Überweisungsauftrags und das Kreditinstitut, das die Überweisung vorgenommen hat, anzugeben. Es reicht auch aus, den Lastschriftzettel, der diese Angaben enthält, dem Beleg beizufügen.

6. Werden die Überweisungsträger im automatisierten Verfahren erstellt, müssen die einzelnen Zahlungen in einer Liste zusammengestellt werden. Die Richtigkeit des Gesamtbetrags ist nach § 12 Abs. 2 zu bescheinigen. Die Bescheinigung der Auszahlung durch die Gemeindekasse kann sich dann nur noch auf die ordnungsmäßige Auszahlung des Gesamtbetrags erstrecken.

Zu § 19 GemKVO Bbg

Konten für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten sollen im Interesse einer straffen und wirtschaftlichen Liquiditätsplanung auf den für eine zweckmäßige Abwicklung des Zahlungsverkehrs notwendigen Umfang beschränkt werden. Dies gilt insbesondere auch für die Errichtung besonderer Konten auf Zahlstellen.

Zu § 20 GemKVO Bbg

Bei der Regelung über Aufbewahrung, Beförderung und Verpackung von Zahlungsmitteln ist nach Anlage 4 zu verfahren.

Zu § 21 GemKVO Bbg

1. Wird eine andere Stelle als die Gemeindekasse mit der Annahme und Auslieferung beauftragt, muß dieser Stelle auch die Buchführung über die verwahrten Gegenstände übertragen werden.

2. Wird einem Kreditinstitut die Verwahrung von Wertpapieren gegen Depotschein übertragen, ist die Gemeindekasse im Falle des Absatzes 1 Satz 4 die mit der Verwahrung beauftragte Dienststelle, für die Ein- und Auslieferung zuständig. Die Depotscheine, die die Gemeindekasse für die Übergabe von Wertpapieren von einem Kreditinstitut erhalten hat, sind wie Wertpapiere von der Gemeindekasse zu verwahren.

3. Bürgschaftsurkunden und Versicherungsscheine gehören nicht zu den Wertgegenständen im Sinne des Absatzes 1. Die Gemeindekasse kann aber nach § 22 mit ihrer Verwahrung beauftragt werden.

4. Für die Buchführung über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Gegenstände gelten die Bestimmungen der §§ 23 und 24 entsprechend. Die Buchführung ist so einzurichten, daß ein geordneter Nachweis der Gegenstände gewährleistet ist. Eine getrennte zeitliche und sachliche Erfassung der Vorgänge ist nicht vorgeschrieben.

Zu § 22 GemKVO

Der Gemeindekasse können außer den Wertgegenständen im Sinne des § 1 als weitere Aufgabe auch andere Gegenstände von besonderem Wert zur Verwahrung zugewiesen werden. Voraussetzung ist jedoch, daß die eigentlichen Aufgaben der Gemeindekasse dadurch nicht beeinträchtigt werden (§ 1 Abs. 2) und daß sich die Gemeindekasse mit ihrer personellen und sachlichen Ausstattung für diese weitere Aufgabe eignet. Es ist jeweils vorher zu prüfen, ob nicht eine zweckmäßigere Lösung möglich ist.

Zu § 23 GemKVO Bbg

1. § 23 gilt für alle Bücher, die nach dieser Vorschrift geführt werden; er gilt auch für eine etwaige Vermögensbuchführung und den buchmäßigen Nachweis der Verwahrungen nach §§ 21 und 22.

2. Nach Möglichkeit ist eine Buchungsform anzustreben, bei der die zeitlichen und sachlichen Buchungen zu einem Arbeitsgang oder aufgrund gleicher Datenträger erledigt werden.

3. Wird nach § 51 der Kommunalverfassung die Sachbuchung von der Gemeindekasse abgetrennt, ist sicherzustellen, daß das Zeit- und Sachbuch rechtzeitig und ordnungsmäßig für die Zwischenabschlüsse und den Jahresabschluß zusammengeführt werden.

Zu § 24 GemKVO Bbg

1. Die Vorschrift des § 24 gilt für alle Bücher, die nach dieser Verordnung geführt werden, vgl. auch Ziffer 1 der Verwaltungsvorschrift zu § 23.

2. Zu Absatz 2 Nrn. 1, 2 und 4 wird auf die Ziffern 1 - 3 der Verwaltungsvorschrift zu § 12 hingewiesen.

3. Werden in Form von magnetischen Speichern oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführte Bücher vollständig ausgedruckt oder auf Bildträger dauerhaft übernommen, wie z. B. Mikroverfilmung, gelten die Ausdrucke oder die Bildträger als Bücher in visuell lesbarer Form. Die Zulässigkeit einer Mikroverfilmung vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ergibt sich aus § 36 Abs. 3.

4. Bei Mikroverfilmung ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, daß

• die Aufzeichnungen auf dem Bildträger mit dem Original oder dem Inhalt von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern übereinstimmen und
• das angewandte Verfahren den an eine ordnungsmäßige und sichere Buchführung zu stellenden Anforderungen entspricht.

Insbesondere sind

1. die Verfilmungs- und Folgearbeiten (Entwickeln, Kopieren, Schneiden usw.) von einem sachverständigen Beamten oder Angestellten zu überwachen,
2. die Bildträger nach der Aufzeichnung auf etwaige technische Mängel zu überprüfen; etwaige fehlerhafte Aufzeichnungen sind durch richtige zu ersetzen,
3. über die Aufzeichnungen Nachweise zu führen, die folgende Angaben enthalten müssen:
   • Art und Umfang des aufgezeichneten Schriftguts oder Speicherinhalts,
   • Bezeichnung der Stelle und der Beamten oder Angestellten, die die Aufzeichnung vorgenommen und überwacht haben,
   • Datum der Aufzeichnung,
   • Bescheinigung der aufzeichnenden Stelle und des überwachenden Beamten oder Angestellten, daß das Schriftgut und der Speicherinhalt unverändert und vollständig auf den Bildträger übernommen worden ist.

Bücher und Belege sind jeweils in ihren Zusammenhängen und in der für sie vorgeschriebenen Ordnung auf die Bildträger zu übernehmen. Riß- und Klebestellen an Bildträgem müssen erkennbar bleiben.

5. Zur Sicherung des Buchungsverfahrens gehört bei visuell lesbarer Buchführung u. a. auch, daß

1. ein Verzeichnis über die geführten Bücher geführt wird,
2. Vorkehrungen gegen unbefugten Austausch von Blättern getroffen werden,
3. Fehlerberichtigungen vom Ändernden mit seinem Namenszug bescheinigt werden.

Zu § 25 GemKVO Bbg

Die Bücher über die Einnahmen und Ausgaben sind jeweils für ein Haushaltsjahr zu führen. Das gleiche gilt auch, wenn die Haushaltssatzung aufgrund des § 36 der Kommunalverfassung Festsetzungen für 2 Jahre enthält. Die Bücher können so rechtzeitig vor Beginn des Haushaltsjahres eröffnet werden, daß die im vorausgehenden Haushaltsjahr eingehenden oder zu zahlenden Beträge, die nach § 34 Abs. 2 Satz 3 und § 40 GemHVO Bbg in die Haushaltsrechnung des neuen Jahres gehören, unmittelbar in den Büchern des neuen Jahres gebucht werden können.

Zu § 26 GemKVO Bbg

1. Der Bürgermeister kann anordnen, daß über die Mindestforderungen in Absatz 1 hinaus weitere Angaben in das Zeitbuch aufgenommen werden. Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und der Zahlungsgrund anzugeben. Im automatisierten Verfahren kann der Zahlungsgrund auch auf andere Weise nachgewiesen werden.

2. Die Verbindung mit der sachlichen Buchung nach Absatz I Satz 1 Nr. 3 wird in der Regel durch Angabe der Buchungsstelle des Sachbuchs hergestellt. Der Hinweis auf die sachliche Buchung entfällt, wenn diese aus der Buchung im Vorbuch zu ersehen ist.

3. Werden mehrere Vorbücher geführt, so ist das Ergebnis jedes einzelnen Vorbuchs für sich in das Zeitbuch zu übernehmen.

4. Für den Nachweis der fremden Kassenvorgänge (§ 2) sind im Zeitbuch besondere Spalten vorzusehen. Davon kann abgesehen werden, wenn sich die Einzahlungen und Auszahlungen täglich aus anderen Aufzeichnungen ergeben.

5. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung dürfen im Zeitbuch und in den Vorbüchern keine Zeilen frei gelassen und mit Ausnahme von Berichtigungen keine Eintragungen zwischen den Zeilen vorgenommen werden. Im automatisierten Verfahren müssen die Zeilen mit Eintragungen fortlaufend numeriert werden oder ein anderes Ordnungsmerkmal tragen.

Zu § 27 GemKVO Bbg

1. Die Regelung über den Buchungstag ist eine Ordnungsvorschrift und dient vor allem der Abgrenzung der Tagesabschlüsse.

2. Die Zeitbuchungen sind mit Ausnahme der Sonderregelung in Absatz 4 an jedem Tag vorzunehmen, an dem Zahlungen anfallen. Im Falle des Absatzes 4 ist es dagegen nicht erforderlich, am selben Tag zu buchen. Die Buchungen sind aber unverzüglich vorzunehmen. Können die Barzahlungen nicht sofort gebucht werden, müssen sie bis zur Buchung in sicherer Weise aufgezeichnet werden.

3. Der Buchungstag ist nicht in jedem Fall mit dem Tag identisch, an dem die Zahlung nach den öffentlichrechtlichen oder zivilrechtlichen Vorschriften als bewirkt gilt.

4. Die Vorschrift für den Buchungstag der Einzahlungen gilt für die jeweils annehmende Stelle (Gemeindekasse und nach § 51 der Kommunalverfassung ggf. zuständige SteIle). Für die Eintragung der Einzahlungen bei ZahlstelIen gilt § 27 Abs. 1 entsprechend. Das gleiche gilt für Ablieferungen der Zahlstelle an die Gemeindekasse.

Zu § 28 GemKVO Bbg

1. Das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für den Vermögenshaushalt müssen so eingerichtet werden, daß aus ihnen die Angaben für die Haushaltsrechnung nach § 39 GemHVO Bbg i. V. m. den Mustern für die Haushaltsrechnung entwickelt werden können.

2. Im Verwahrbuch sind insbesondere Verwahrgelder im Sinne von § 28 Abs. 2 GemHVO Bbg, durchlaufende GeIder und fremde Mittel (§ 14 Nrn. 5 und 8 GemHVO Bbg), Einnahmen und Ausgaben, die nach § 34 GemHVO Bbg in den Haushalt des folgenden Jahres gehören und die Einnahmen aus inneren und äußeren Kassenverstärkungsmitteln zu buchen.

Für die durchlaufenden Gelder und fremden Mittel soll das Verwahrbuch so gegliedert werden, daß sich Einnahmen und Ausgaben für die einzelnen Stellen, mit denen abzurechnen ist, jeweils leicht zusammenfassen lassen.

3. Im Vorschußbuch sind alle Vorschüsse im Sinne von § 28 Abs. 1 GemHVO Bbg, ferner die Handvorschüsse (§ 4) und die noch nicht aufgeklärten Kassenfehlbeträge (§ 32 Abs. 2) zu buchen.

4. Die Gemeindekasse muß sich laufend um die Abwicklung der Verwahrgelder und der Vorschüsse bemühen.

5. Durch eine Zusammenfassung des Vorschußbuches und des Verwahrbuchs darf die laufende Überwachung der Abwicklung der Vorschüsse und der Verwahrgelder nicht erschwert oder gefährdet werden.

6. Werden Vorbücher zum Sachbuch geführt, müssen diese die Mindestangaben nach Absatz 3 enthalten. In das Sachbuch können die Beträge summarisch übernommen werden.

Zu § 29 GemKVO Bbg

§ 39 Abs. 2 GemHVO Bbg bleibt unberührt. Haushaltseinnahme- und Haushaltsausgabereste dürfen nur aufgrund einer Anordnung gebildet und übertragen werden.

Auf die Verwaltungsvorschrift zu § 33 wird hingewiesen.

Zu § 30 GemKVO Bbg

Die Kontogegenbücher sind so einzurichten, daß der Bestand jedes einzelnen Kontos für sich getrennt erkennbar ist.

Zu § 31 GemKVO Bbg

Die Übernahme von Beträgen vom Vorschuß- und Verwahrbuch in das Sachbuch ist durch Ausgabe- und Einnahmebuchung zu vollziehen.

Absetzungsbuchungen kommen nur in Betracht, wenn zuviel eingegangene Beträge (auch "Irrläufer") bereinigt werden.

Zu § 32 GemKVO Bbg

1. Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschied zwischen der Summe der Einzahlungen und der Summe der Auszahlungen des Buchungstags (§ 27) unter Berücksichtigung des letzten Kassen-Sollbestands.

2. Der Kassen-Istbestand ergibt sich aus dem Bestand an Zahlungsmitteln und dem Bestand aus den Kontogegenbüchern.

Zu § 33 GemKVO Bbg

Unter Buchung in einem Arbeitsgang ist beim automatisierten Verfahren auch die Buchung mit dem gleichen Datenträger zu verstehen.

Zu § 34 GemKVO Bbg

1. Die Vorschrift über den Abschlußtag bezieht sich nur auf die Ist-Buchung. Nach dem Abschlußtag dürfen in den Büchern des abgelaufenen Jahres Ist-Buchungen nicht mehr vorgenommen werden. Ausgenommen sind nur Ist-Buchungen, die im Zusammenhang mit Abschlußbuchungen (z. B. Umbuchungen innerhalb des Sachbuchs, Auflösung von Sammelnachweisen, Zuführung zu Rücklagen und Übertragung des Kassenbestands in das folgende Jahr) erforderlich sind. Nicht mehr zulässig sind dagegen Ist-Buchungen von Ein- und Auszahlungen von und an Dritte (vgl. § 47 Nr. 1 ).

2. Mit Rücksicht auf einen jahreskorrekten Nachweis der Ein- und Auszahlungen auch für die Finanzstatistik und im Interesse einer rechtzeitigen Aufstellung der Jahresrechnung ist der 31. Dezember als Abschlußtag vorgesehen. Durch den Wegfall des bisherigen Auslaufmonats entstehen bei rechtzeitiger Erteilung der Auszahlungsanordnung keine vermehrten Kassenausgabereste. Auch Kasseneinnahmereste lassen sich bei rechtzeitiger Einziehung der Forderungen weitgehend vermeiden.

3. Für die Übernahme des buchmäßigen Kassenbestandes (§ 38 letzter Satz GemHVO Bbg), der Kassenreste (§ 43 Nr. 18 GemHVO Bbg), der Haushaltsreste (§ 43 Nr. I 1 GemHVO Bbg) und der Fehlbeträge (§ 43 Nr. 8 GemHVO Bbg) in die Bücher des folgenden Jahres gilt im einzelnen folgendes:

1. In das Zeitbuch des neuen Haushaltsjahres ist der beim Jahresabschluß sich aus den Gesamteinnahmen ergebende Kassensollbestand zu übernehmen.
2. In das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt des folgenden Haushaltsjahres sind vorzutragen:
   
   aa) der Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der Ist-Ausgaben (Ist-Überschuß oder Ist-Fehlbetrag) auf der Einnahmen- oder Ausgabenseite bei Abschnitt 92 in der Spalte "Reste vom Vorjahr" und der Spalte "Ist";
   
   bb) die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte "Reste vom Vorjahr";
   
   cc) die Haushaltsausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte "Haushaltsausgabereste vom Vorjahr, insgesamt";
   
   dd) ein im Verwaltungshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag als fiktiver Kasseneinnahmerest bei der Haushaltsstelle 92.292 in der Spalte "Reste vom Vorjahr".
   
   
3. In das Sachbuch für den Vermögenshaushalt des folgenden Haushaltsjahres sind vorzutragen:
   
   aa) der Unterschied zwischen der Summe der Isteinnahmen und der Summe der Ist-Ausgaben (Ist-Überschuß oder Ist-Fehlbetrag) auf der Einnahmen- oder Ausgabenseite bei Abschnitt 92 in der Spalte "Reste vom Vorjahr" und in der Spalte "Ist";
   
   bb) die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte "Reste vom Vorjahr";
   
   cc) die Haushaltsausgabereste bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte "Haushaltsausgabereste vom Vorjahr, insgesamt" und die Haushaltseinnahmereste nach § 39 Abs. 2 Satz 2 GemHVO Bbg bei den betreffenden Haushaltsstellen in der Spalte "Haushaltseinnahmereste vom Vorjahr, insgesamt";
   
   dd) ein im Vermögenshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag als fiktiver Kasseneinnahmerest bei der Haushaltsstelle 92.392 in der Spalte "Kasseneinnahmereste vom Vorjahr".

4. Ein im Verwaltungshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag wird solange als Kasseneinnahmerest geführt, bis er nach Veranschlagung im Haushaltsplan bei der Haushaltsstelle 9200.8920 als Ausgabe angeordnet und mit dem Kasseneinnahmerest verrechnet werden kann.

Bei der Abwicklung eines im Vermögenshaushalt entstandenen Soll-Fehlbetrages wird entsprechend (Haushaltsstelle 9200.9920) verfahren.

Zu § 35 GemKVO Bbg

1. Die Belege sind nach Haushaltsjahr und Buchungsstelle zu ordnen.

2. Belege, die zu mehreren Buchungsstellen gehören, sind grundsätzlich bei der sich aus der Nummernfolge des Gliederungs- und Gruppierungsplans ergebenden ersten Buchungsstelle einzuordnen. Bei den anderen Buchungsstellen ist zu vermerken, wo sich der Beleg befindet.

3. Begründende Unterlagen, die nicht mit der Kassenanordnung zusammengefaßt werden, sollen so geordnet werden, daß sie anhand der Kassenanordnungen ohne Schwierigkeiten zur Einsicht und zur Prüfung bereitgestellt werden können; in den Kassenanordnungen ist auf die Fundstelle der begründenden Unterlagen, in diesen auf die Fundstelle der Kassenanordnung hinzuweisen.

Zu § 36 GemKVO Bbg

1. Der Bürgermeister regelt die Aufbewahrung der Bücher und Belege. Sie können vorübergehend zur Prüfung an die zuständige Prüfungsstelle abgegeben werden.

Als Kassenanordnung im Sinne des Absatzes I gilt auch eine nach § 35 Abs. 1 Satz 2 abgegebene Bestätigung.

2. Wegen der Mikroverfilmung wird auf Ziffer 4 der Verwaltungsvorschrift zu § 24 hingewiesen.

Die Gemeinde hat sicherzustellen, daß der Inhalt von Bildträgem für die überörtliche Prüfung in dem im Einzelfall notwendigen Umfang lesbar gemacht oder ausgedruckt werden kann. Der Inhalt von Bildträgern muß auch anschließend bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit in lesbarer Schriftgröße wiedergegeben werden können.

Zu § 37 GemKVO Bbg

1. § 37 regelt nur den Fall, daß die Erledigung des Zahlungsverkehrs auf eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen wird. Wird auch die Buchführung übertragen, ist zusätzlich § 38 zu beachten. Die §§ 37 und 38 gelten nicht für die Besorgung von Kassengeschäften durch die Ämter. § 37 gilt nur für die Fälle, in denen die beauftragte Stelle nach Weisung und für Rechnung der Gemeinde den Zahlungsverkehr selbständig erledigt, z. B. eigene Girokonten führt oder Überweisungsaufträge selbständig erteilt.

2. Die Gemeinde sollte von der Möglichkeit, die Kassengeschäfte ganz oder zum Teil von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen zu lassen, nur Gebrauch machen, wenn dies wirtschaftlicher und zweckmäßiger ist. Mit der Erledigung von Kassengeschäften dürfen nur solche Stellen beauftragt werden, die Gewähr für eine ordnungsmäßige Abwicklung bieten.

3. Die Gemeinde muß bei der Übertragung der Kassengeschäfte vertraglich sicherstellen, daß die für die übertragenen Geschäfte geltenden Vorschriften von der beauftragten Stelle ebenso beachtet werden, wie wenn die Gemeinde die Geschäfte selbst erledigt.

Die Gemeinde muß sich außerdem die Möglichkeit der Prüfung an Ort und Stelle - auch durch überörtliche Prüfungseinrichtungen - vertraglich sichern; vgl. auch Ziffer 5 der Verwaltungsvorschrift zu § 39.

4. Die in Absatz 1 Nr. 3 Buchst. a vorgeschriebene Abrechnung mit der Gemeindekasse entfällt, wenn der erledigenden Stelle neben dem Zahlungsverkehr auch die Zeitbuchung übertragen wird. Die Kontrolle der Gemeinde über den Zahlungsverkehr regelt sich in diesen Fällen nach § 38 Satz 1 Nr. 3 durch die rechtzeitige Zuleitung der Tages-, Zwischen- und Jahresabschlüsse an die Gemeinde.

5. Von den Aufgaben nach § 1 Abs. 1 Satz 2 kann nur die Durchführung der Mahnung einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen werden.

6. Die Vorschrift des Absatzes 2 Satz 2 entfälIt, wenn der den Zahlungsverkehr erledigenden Stelle auch die zeitliche Buchung übertragen ist.

Zu § 38 GemKVO Bbg

§ 38 gilt nur, sofern die Gemeinde die Buchführung einer anderen Stelle zur selbständigen Erledigung nach Weisung der Gemeinde übertragen hat. Bedient sich die Gemeindekasse für die Vornahme von Buchungen lediglich der technischen Dienste einer anderen Stelle, bleibt sie für die Durchführung verantwortlich (vgl. Ziffer 4 der Verwaltungsvorschrift zu § 1). Alle Abschlüsse sind vom Kassenverwalter zu unterschreiben.

Zu § 39 GemKVO Bbg

1. Über die Mindestzahl der Prüfungen nach Absatz 1 hinaus sollen, insbesondere bei Verdacht von Unregelmäßigkeiten, weitere Prüfungen vorgenommen werden.

2. Die Gemeindekasse und ihre Zahlstellen sollten zum selben Zeitpunkt geprüft werden.

3. Die Prüfung der Gemeindekasse und der Zahlstellen obliegt dem Bürgermeister, der mit den Prüfungen einen anderen Beamten beauftragen kann. Besteht ein Rechnungsprüfungsamt, ist dieses nach § 96 der Kommunalverfassung für die Kassenprüfungen zuständig.

Mit der Prüfung der Handvorschüsse ist der Leiter oder ein anderer Beamter oder Angestellter der Dienststelle zu beauftragen, bei der der Handvorschuß verwaltet wird. In geeigneten Fällen kommen auch Prüfungen durch das Rechnungsprüfungsamt in Betracht.

4. Der Kassenverwalter ist beim Wechsel von Mitarbeitern der Kasse für eine ordnungsmäßige Übergabe der Geschäfte an den Nachfolger verantwortlich.

5. Läßt die Gemeinde nach § 51 der Kommunalverfassung Kassengeschäfte von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, müssen die erforderlichen Prüfungen dort vorgenommen werden. Wegen der entsprechenden Vertragsbedingungen vgl. Hinweis Ziffer 3 Satz 2 der Verwaltungsvorschrift zu § 37. Die Prüfungen sind von den nach Ziffer 3 Zuständigen vorzunehmen, soweit sich die nötigen Kontrollen nicht bereits aus § 37 ergeben. Kassenbestandsaufnahmen bei der anderen Stelle kommen nur in Betracht, wenn diese für die Gemeinde getrennte Konten und eine besondere Barkasse zu führen hat.

Zu § 40 GemKVO Bbg

1. Für die Vornahme von Kassenbestandsaufnahmen wird auf folgendes hingewiesen:

1. Zu Beginn einer Kassenbestandsaufnahme sind die letzten Eintragungen im Zeitbuch festzustellen und so zu kennzeichnen, daß Nachtragungen als solche erkenntlich sind. Bei Speicherbuchführung ist der Ausdruck des Zeitbuchs zu veranlassen. In entsprechender Anwendung der Vorschriften über den Tagesabschluß ist das Zeitbuch abzuschließen und der Kassen-Istbestand zu ermitteln. Der Kassen-Istbestand ist in einem Kassenbestandsnachweis darzustellen.
2. Der Kassenverwalter und die mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Beamten oder Angestellten haben dem Prüfer zu erklären, daß
   • alle von der Gemeindekasse für die Zeitbuchung geführten Bücher vorgelegt worden sind,
   • alle Einzahlungen und Auszahlungen in den Büchern eingetragen sind,
   • alle vorhandenen Kassenmittel im Kassenbestandsnachweis berücksichtigt sind,
   • im Kassenbestand nur Kassenmittel enthalten sind, die von der Gemeindekasse zu verwalten sind.
3. Der Prüfer hat sich davon zu überzeugen, ob
   • der im Kassenbestandsnachweis dargestellte Kassen-Istbestand vorhanden ist, insbesondere, ob Geldrollen und Geldbeutel das bezeichnete Bargeld enthalten und ob die Schecks, Postschecks und Wechsel unverdächtig sind,
   • der Kassen-Sollbestand richtig ermittelt worden ist; zu diesem Zweck ist die Summenbildung im Zeitbuch stichprobenweise nachzurechnen; Nachrechnungen sind mit einem Prüfungszeichen zu versehen.
4. Stellt der Prüfer einen Unterschied zwischen dem Kassen-Sollbestand und dem Kassen-Istbestand oder sonstige Unstimmigkeiten fest, hat er den Kassenverwalter und andere beteiligte Mitarbeiter der Gemeindekasse zu hören.

2. Bei Kassenprüfungen müssen in der Regel die Kassengeschäfte nicht vollständig geprüft werden. Die Prüfung soll einen zeitlich und sachlich größeren Zusammenhang umfassen und sich über den ganzen Prüfungsstoff verteilen. Ergeben sich wesentliche Beanstandungen oder der Verdacht von Unregelmäßigkeiten, ist die Prüfung entsprechend auszudehnen; erforderlichenfalls ist vollständig zu prüfen.

3. Nach Absatz 2 Nr. 1 ist auch zu ermitteln, ob rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und die weiteren Maßnahmen zur zwangsweisen Einziehung rechtzeitig getroffen worden sind.

4. Bei Speicherbuchführung erstreckt sich die Prüfung nach Absatz 1 Nr. 2 in erster Linie darauf, ob entsprechend den Vorschriften in § 23 Abs. 1 verfahren wurde und verfahren wird. Bei Verwendung gleicher Datenträger für die Sach- und Zeitbuchung muß grundsätzlich deren Übereinstimmung unterstellt werden. Der Prüfer hat sich aber dennoch durch Stichproben hiervon zu überzeugen. Zu diesem Zweck sind bestimmte Daten auszudrucken oder auf andere Weise visuell lesbar zu machen.

Zu § 42 GemKVO Bbg

1. Sonderkassen sind nach § 55 der Kommunalverfassung für Sondervermögen und Treuhandvermögen, für die Sonderrechnungen geführt werden, einzurichten. Sonderkassen sollen mit der Gemeindekasse verbunden werden.

2. Vorübergehend nicht benötigte Kassenbestände der Sonderkasse des Eigenbetriebs sollen in Abstimmung mit der Kassenlage der Gemeinde angelegt werden. Wenn die Gemeinde die Mittel vorübergehend bewirtschaftet, ist sicherzustellen, daß sie dem Eigenbetrieb bei Bedarf wieder zur Verfügung stehen.

Zu § 43 GemKVO Bbg

Die Sonderregelung bei kaufmännischer Buchführung durch Verzicht auf formelle Zahlungsanordnungen im Sinne der §§ 6 und 7 schließt nicht aus, daß auch in der kaufmännischen Buchführung jede Zahlung (Einnahme, Ausgabe, Umbuchung) ausreichend belegt sein muß.

Anlage 1
(zu § 11 GemKVO Bbg)

Richtigkeitsbescheinigungen

1. Allgemeines

1.1. Jede Zahlungsanordnung muß besondere Bescheinigungen über die "sachliche Richtigkeit" und die "rechnerische Richtigkeit" enthalten.

1.2. Die Bescheinigungen sind durch die Angabe der Amtsbezeichnung oder der Dienststellung zu ergänzen.

1.3. Beamte und Angestellte dürfen Richtigkeitsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben.

2. Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit

2.1. Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterschrift die Verantwortung dafür, daß

2.1.1 die in der Zahlungsanordnung, den Anlagen und begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden und sie begründenden Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht von dem Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen ist,

2.1.2 - sofern Unterlagen nicht beigefügt werden - die Angaben dieser Unterlagen richtig und vollständig in die Zahlungsanordnung übernommen worden sind,

2.1.3 nach den bestehenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist,

2.1.4 die Lieferung oder Leistung nach Art und Umfang geboten war und sie entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist und

2.1.5 Abschlußzahlungen, Vorauszahlungen. Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.

2.2. Die sachliche Richtigkeit kann auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung

2.2.1 ein Schaden nicht entstanden ist (z. B. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder

2.2.2 die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z. B. Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten); die Richtigkeitsbescheinigung ist entsprechend zu ergänzen.

2.3. Die Verantwortung des Feststellers der sachlichen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt eines im selben Arbeitsvorgang mit der Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträgers.

2.4. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit dürfen nur Beamte und Angestellte beauftragt werden, die dazu befähigt sind. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu übersehen und zu beurteilen vermag.

2.5. Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterschrift unter dem Vermerk "Sachlich richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit einer Anlage oder begründenden Unterlage mehrere Beamte oder Angestellte der Gemeinde beteiligt, so muß aus der jeweiligen Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung der Beteiligten ersichtlich sein. Mit der Teilbescheinigung, daß eine Lieferung und Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist, dürfen abweichend von der Ziffer 2.4. auch Arbeiter beauftragt werden.

2.6. Beschränkt sich eine Teilbescheinigung auf die fachtechnische Beurteilung einer Anlage oder begründenden Unterlage zu einer Zahlungsanordnung (z. B. auf bautechnischem Gebiet), so ist sie durch Unterschrift unter dem Vermerk "Fachtechnisch richtig" abzugeben.

3. Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit

3.1. Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Unterschrift die Verantwortung dafür, daß alle auf eine Berechnung sich gründenden Angaben in der Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen richtig sind. Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich mithin auch auf die Feststellung der Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (z. B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).

3.2. Die Verantwortung des Feststellers der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt eines im selben Arbeitsvorgang mit der Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträgers.

3.3. Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt

3.3.1 Beamte, die mindestens dem mittleren Dienst angehören, und

3.3.2 Angestellte. die mindestens der Vergütungsgruppe VIII BAT angehören. Der Bürgermeister kann die Befugnis auf bestimmte Beamte oder Angestellte beschränken oder im Einzelfall auf geeignete Beamte im Vorbereitungsdienst ausdehnen, die sich in der Ausbildung mindestens für den mittleren Dienst befinden.

3.4. Der Feststeller hat die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Rechnerisch richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit einer Anlage oder begründenden Unterlage mehrere Beamte oder Angestellte der Gemeinde beteiligt, so muß aus der jeweiligen Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung der Beteiligten ersichtlich sein.

3.5. Sind die Endbeträge in Anlagen zu Zahlungsanordnungen oder in begründenden Unterlagen geändert worden, so muß der Vermerk lauten "Rechnerisch richtig mit ...DM...Pf". Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben. Absetzungen von Rabatt- und Skontobeträgen gelten nicht als Änderungen.

4. Zusammengefaßte Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

4.1. Die Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit können zusammengefaßt werden, wenn der Feststeller die Voraussetzungen nach den Ziffern 2.4. und 3.3. erfüllt. In diesem Falle muß der Feststellungsvermerk lauten "Sachlich und rechnerisch richtig" oder "Sachlich und rechnerisch richtig mit ...DM.,.Pf". Sind an der zusammengefaßten Bescheinigung mehrere Beamte oder Angestellte der Gemeinde beteiligt, so muß aus jeder Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.

4.2. Wer die sachliche und rechnerische Richtigkeit zusammen bescheinigt, soll nicht auch die Zahlungsanordnung erteilen (§ 6 Abs. 2 GemKVO Bbg).

5. Verantwortung des Feststellers in besonderen Fällen

5.1. Der Feststeller, der in Zahlungsanordnungen, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist für die Richtigkeit der Angaben nicht verantwortlich, soweit andere Feststeller Teilbescheinigungen abgegeben haben (Ziffern 2.5., 3.4. und 4.1.). Den Teilbescheinigungen der Feststeller der eigenen Gemeinde sind die Teilbescheinigungen gleichzustellen, die von Beamten oder Angestellten anderer Stellen abgegeben worden sind, und zwar

5.1.1 einer Dienststelle des Bundes oder eines Landes,

5.1.2 einer anderen Gemeinde, eines Kreises, Amtes oder Zweckverbandes (kommunale Körperschaften).

5.2. Teilbescheinigungen nach Ziffer 5.1. dürfen nur anerkannt werden, wenn ein Anlaß zu Zweifeln nicht besteht.

5.3. Die Bescheinigung "Fachtechnisch richtig" als Teilbescheinigung der sachlichen Richtigkeit nach Ziffer 2.6 und die Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit nach Ziffer 3.1. können auch aufgrund schriftlicher Verträge oder sonstiger Vereinbarungen von Personen abgegeben werden, die keine Mitarbeiter der Gemeinde sind (z. B. Vertragsarchitekten, die mit der Durchführung von Bauvorhaben betraut sind). Eine Ermächtigung dieser Personen zur Abgabe der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit ist dagegen nicht zulässig. Die Übertragung der Verantwortung des Feststellers auf Architekten entbindet die Gemeinde nicht von der Notwendigkeit, von der Planung bis zur Abrechnung des Vorhabens eine begleitende Kontrolle auszuüben und den Architekten - wenn erforderlich - zu sorgfältiger oder wirtschaftlicherer Durchführung seiner Aufgabe anzuhalten. Dabei wird es auch notwendig sein, Kostenrechnungen, die vom Architekten als fachtechnisch und rechnerisch richtig bescheinigt sind, in genügend en nachweisbaren Stichproben zu kontrollieren.

5.4. Treffen Beamte oder Angestellte der Gemeinde Maßnahmen, die zu Zahlungsanordnungen führen, so gelten die Unterschriften auf den die einzelnen Maßnahmen betreffenden Unterlagen zugleich als Feststellung und Teilbescheinigung im Sinne der Ziffern 2. bis 4. .

Anlage 2
(Zu § 13 GemKVO Bbg)  

Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen

1. Zahlungsmittel, die der Kasse oder Zahlstelle übergeben werden, sind in Gegenwart des Einzahlers auf Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Wertsendungen, die der Kasse oder Zahlstelle zugehen, sollen von dem zuständigen Beamten oder Angestellten in Gegenwart eines Zeugen geöffnet und geprüft werden. Enthalten andere Sendungen Zahlungsmittel, so soll zu der Prüfung ebenfalls ein Zeuge hinzugezogen werden.

2. Wertsendungen und versiegelte oder mit Plombenverschluß versehene Geldbeutel, die bei der Kasse oder Zahlstelle eingehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung und der Siegel- oder Plombenverschluß unversehrt sind. Ist das nicht der Fall, so sind die Wertsendungen oder Geldbeutel zurückzuweisen. Ordnungsgemäß verschlossene Rollen oder Geldbeutel, die der Kasse oder Zahlstelle von einer anderen Kasse oder Zahlstelle, von einer anderen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder von einem Kreditinstitut zugegangen sind, dürfen ungeöffnet weitergegeben werden, wenn die äußere Beschaffenheit unmittelbar vor der Weitergabe geprüft worden und nicht zu beanstanden ist.

3. Wertsendungen, die für eine Kasse oder Zahlstelle bestimmt sind, jedoch einer anderen Stelle zugehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung unversehrt ist. Ist dies der Fall, so ist die Wertsendung unverzüglich ungeöffnet der zuständigen Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten. Beschädigte Wertsendungen sind zurückzuweisen. Enthalten andere Sendungen Bargeld oder Wertgegenstände, so ist über Höhe und Art ein Vermerk zu fertigen. Der Vermerk ist zusammen mit dem Bargeld oder den Wertgegenständen unverzüglich der Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten.

4. Werden bei der Prüfung von Zahlungsmitteln, die der Kasse oder Zahlstelle übersandt wurden oder ihr nach Ziffer 3 zugegangen sind, Unstimmigkeiten festgestellt, so sind sie aktenkundig zu machen; der zur Prüfung hinzugezogene Zeuge hat den Vermerk ebenfalls zu unterschreiben. Beweismittel, die für die Aufklärung von Unstimmigkeiten von Wert sein können (Umhüllungen und dergleichen) sind aufzubewahren.

5. Für die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als FaIschgeld verdächtiger, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten gelten die Bestimmungen der Anlage 3 (zu § 13 GemKVO Bbg). Andere Zahlungsmittel, deren Echtheit zweifelhaft ist, sind zurückzuweisen; liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist die zuständige Polizeidienststelle zu verständigen.

Anlage 3
(Zu § 13 GemKVO Bbg)

Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtiger, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten

1. Falschgeld

1.1. Die Kasse oder Zahlstelle hat als nachgemacht oder verfälscht erkannte Bundesmünzen und Bundesbanknoten (Falschstücke), die ihr übergeben werden, anzuhalten und dem Übergebenden eine Bescheinigung foIgenden Inhalts zu erteilen:

"Die Bundesmünze(n)/Bundesbanknote(n) über ...DM mit der Kennzeichnung (Buchstabe, Jahreszahl, Nummer, Ausgabedatum) ... wurde(n) als Falschstück(e) angehalten.

Ort, Tag, Bezeichnung der Kasse/Zahlstelle, Unterschrift, Dienststempel".

Sofern es nicht ratsam erscheint, den Übergebenden festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, hat die Kasse oder Zahlstelle sich über seine Person zu vergewissern und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen (z. B. über die Herkunft der Falschstücke) eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift mit den Falschstücken und etwaigen sonstigen Beweismitteln (z. B. Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) ist von der Kasse unmittelbar der Polizeidienststelle, von der Zahlstelle sofort dem Leiter der Dienststelle zu übergeben, der sie der Polizeidienststelle zuleitet. Kann eine Verhandlungsniederschrift nicht gefertigt werden, so sind Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten.

1.2. Sind Falschstücke der Kasse oder Zahlstelle übersandt worden, so ist nach Ziffer 4 der Anlage 2 (zu § 13 GemKVO Bbg) sowie sinngemäß nach Ziffer 1.1. zu verfahren.

1.3. Erhält die Kasse oder Zahlstelle nach Ziffer 1.1. anzuhaltende Falschstücke von einer anderen öffentlichen Kasse oder Zahlstelle oder einem Kreditinstitut, so hat die Kasse bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, die Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. Außerdem ist eine Bescheinigung nach Ziffer 1.1. zu erteilen. Wegen der Ersatzleistung hat sich die Kasse, bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, mit der Stelle, von der sie die Falschstücke erhalten hat, in Verbindung zu setzen und ihr eine Bescheinigung der Polizeidienststelle über die Einreichung der Falschstücke oder eine Durchschrift des Berichts an die Polizeidienststelle zur Verfügung zu stellen.

2. Als Falschgeld verdächtiges Geld

Die Kasse oder Zahlstelle hat Bundesmünzen und Bundesbanknoten, deren Echtheit zweifelhaft ist, anzuhalten und dem Übergebenden oder Übersendenden eine Bescheinigung nach Ziffer 1.1. zu erteilen, in der die Worte "als Falschstück(e)" durch die Worte "wegen Zweifels an der Echtheit" zu ersetzen sind. Die Kasse hat die von ihr oder einer Zahlstelle angehaltenen Bundesmünzen und Bundesbanknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden. lm Falle der Echtheit der verdächtigen Stücke erhält die Kasse von der Deutschen Bundesbank den Gegenwert; im Falle der Unechtheit wird die Kasse von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Die Kasse hat den Übergebenden oder Übersendenden sowie ggf. die Zahlstelle zu unterrichten.

Anlage 4
(Zu § 20 GemKVO Bbg)

Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln

1. Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar zur Auszahlung am Schalter benötigt werden, sind unter dem gemeinsamen Verschluß des Kassenverwalters und des Kassierers im Kassenbehälter aufzubewahren. Die am Verschluß Beteiligten dürfen die Schlüssel nach Dienstschluß nicht in den Räumen der Gemeindekasse belassen.

2. Vordrucke für Schecks, Postschecks und Überweisungsaufträge sind im Kassenbehälter aufzubewahren.

3. Zu jedem Schloß eines Kassenbehälters müssen zwei Schlüssel vorhanden sein. Die zweiten Schlüssel und die für die Einstellung von Zahlenkombinationsschlössern zu verwendenden Zahlen- oder Buchstabenkombinationen sind in je einem vom Bürgermeister oder von einem damit Beauftragten zu versiegelnden Briefumschlag mit der Bezeichnung der Kasse im Stahlschrank einer anderen Dienststelle der Gemeinde oder in einem Schließfach eines Kreditinstituts aufzubewahren. Die Briefumschläge dürfen nur von den in Ziffer 1 genannten Beamten oder Angestellten und nur im Beisein des Bürgermeisters oder des Beauftragten geöffnet werden. Das Nähere über die Aufbewahrung und die Herausgabe der Briefumschläge regelt der Bürgermeister.

4. Der Verlust eines Schlüssels ist dem Bürgermeister unverzüglich anzuzeigen. Dieser hat die Änderung des Schlosses und die Anfertigung neuer Schlüssel zu veranlassen.

5. Für die Sicherung der Kassenräume und des Kassenbehälters sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen gelten die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen.

6. Bundesmünzen und Bundesbanknoten sind nach den Richtlinien der Deutschen Bundesbank zu verpacken. Das Verpackungsmaterial (Rollenpapier, Streifbänder) muß den Mustern der Deutschen Bundesbank entsprechen.

7. Auf der Verpackung sind der Inhalt und die Bezeichnung der Kasse anzugeben. Die Übereinstimmung des Inhalts mit den Angaben auf der Verpackung ist durch Namenszeichen und Datum zu bestätigen.

8. Werden Geldrollen geöffnet oder aus Geldscheinpäckchen Bundesbanknoten entnommen, so ist das Rollenpapier oder das Streifband durchzureißen.