Brandenburgisches Vorschriftensystem

Abschnitt 1
Standesbeamtinnen und Standesbeamte

§ 1
Bestellung

(1) Die Standesbeamtinnen und Standesbeamten werden von den Ämtern und amtsfreien Gemeinden, die nach dem Brandenburgischen Personenstandsausführungsgesetz ein Standesamt führen (Aufgabenträger), durch Aushändigung einer Urkunde bestellt. Arbeiten Aufgabenträger nach den Bestimmungen über die kommunale Zusammenarbeit durch Vereinbarung zusammen, obliegt die Bestellung dem Aufgabenträger, der die Aufgabe durchführt.

(2) Die Bestellung ist auf Widerruf auszusprechen. Eine Beschränkung der Bestellung auf bestimmte Aufgaben ist nicht zulässig.

(3) Für jedes Standesamt sind Standesbeamtinnen oder Standesbeamte in der erforderlichen Anzahl, mindestens jedoch zwei Personen zu bestellen.

(4) Zur Gewährleistung der Arbeitsfähigkeit des Standesamtes auch in Ausnahmesituationen kann ein Aufgabenträger nach Absatz 1 ergänzend zu den Bestellungen nach Absatz 3 Standesbeamtinnen oder Standesbeamte eines anderen Aufgabenträgers bestellen. Sofern eine außergewöhnliche Notsituation dies erfordert, können mit vorheriger Zustimmung durch die untere Fachaufsichtsbehörde zeitlich befristet auch Standesbeamtinnen oder Standesbeamte weiterer Aufgabenträger bestellt werden. Eine Verlängerung der Frist ist mit Zustimmung der unteren Fachaufsicht möglich, wenn die außergewöhnliche Notsituation andauert. Einzelheiten der Bestellungen nach den Sätzen 1 und 2 regeln die beteiligten Aufgabenträger durch öffentlich-rechtlichen Vertrag.

(5) Die Bestellung ist der unteren und der obersten Fachaufsichtsbehörde unter Übersendung einer Unterschriftsprobe mit dem Abdruck des von der Standesbeamtin oder dem Standesbeamten verwendeten Siegels mitzuteilen. Der unteren Fachaufsichtsbehörde ist gleichzeitig das Vorliegen der fachlichen Voraussetzungen nach § 2 Absatz 1 und 2 nachzuweisen. § 2 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

§ 2
Fachliche Eignung

(1) Die nach § 2 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes für die Bestellung erforderliche fachliche Eignung besitzt in der Regel, wer die Befähigung für die Laufbahn des gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienstes oder als Tarifbeschäftigte oder als Tarifbeschäftigter eine vergleichbare Qualifikation besitzt und sich während einer mindestens sechsmonatigen Tätigkeit als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter im Standesamt bewährt hat. Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, so ist vor der Bestellung die Zustimmung der unteren Fachaufsichtsbehörde einzuholen.

(2) Die Standesbeamtinnen und Standesbeamten müssen vor ihrer Bestellung mit Erfolg an einem Grundseminar für neu zu bestellende Standesbeamtinnen und Standesbeamte teilgenommen haben.

(3) Zur Aufrechterhaltung der fachlichen Eignung regeln die Aufgabenträger die fachbezogene Fortbildung; sie können deren Art und Umfang festlegen. Insbesondere können sie die Teilnahme an halbjährlich stattfindenden eintägigen Schulungen sowie an mehrtägigen Seminaren innerhalb von längstens vier Jahren vorschreiben. Gegenüber der unteren Fachaufsichtsbehörde ist ein Nachweis über die absolvierten Fortbildungen zu führen.

§ 3
Beendigung der Bestellung

(1) Die Bestellung erlischt, wenn die Standesbeamtin oder der Standesbeamte aus dem Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis zu dem bestellenden Aufgabenträger ausscheidet. In den Fällen des § 1 Absatz 4 Satz 2 endet die Bestellung mit Ablauf der Frist.

(2) Die Bestellung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden. In den Fällen des § 1 Absatz 4 Satz 2 ist die Bestellung zu widerrufen, wenn die untere oder oberste Fachaufsichtsbehörde vor Ablauf der Frist feststellt, dass die außergewöhnliche Notsituation beendet ist.

(3) Erweist sich eine Standesbeamtin oder ein Standesbeamter persönlich oder fachlich als ungeeignet, ist die Bestellung zu widerrufen. Die Bestellung ist zu widerrufen, wenn die Standesbeamtin oder der Standesbeamte die verpflichtenden Fortbildungsveranstaltungen nach § 2 Absatz 3 nicht wahrgenommen und in einem Zeitraum von mehr als einem Jahr keine Eintragung in einem Personenstandsregister beurkundet hat. Von dem Widerruf nach Satz 2 kann nur im Ausnahmefall mit Zustimmung der unteren Fachaufsichtsbehörde abgesehen werden.

(4) Die untere oder die oberste Fachaufsichtsbehörde kann in den Fällen des Absatzes 3 den Widerruf der Bestellung anordnen.

(5) Die Beendigung der Bestellung ist der unteren und der obersten Fachaufsichtsbehörde mitzuteilen.

§ 3a
Beauftragung im Notfall

(1) Ist die Arbeitsfähigkeit des Standesamtes trotz öffentlich-rechtlicher Verträge nach § 1 Absatz 4 oder wegen des Fehlens solcher Verträge nicht gewährleistet, kann die untere Fachaufsichtsbehörde auf Antrag des betroffenen Aufgabenträgers eine Standesbeamtin oder einen Standesbeamten eines anderen Aufgabenträgers mit dessen Zustimmung mit der Wahrnehmung der Geschäfte beauftragen. Der antragstellende Aufgabenträger hat dem anderen Aufgabenträger die durch die Beauftragung entstandenen Kosten zu erstatten. Jeder Aufgabenträger teilt der unteren Fachaufsichtsbehörde mindestens eine Standesbeamtin oder einen Standesbeamten mit, die oder der gemäß Satz 1 beauftragt werden kann.

(2) Die untere Fachaufsichtsbehörde beendet die Beauftragung nach Absatz 1 Satz 1, wenn die Arbeitsfähigkeit des Standesamtes nach Mitteilung des Aufgabenträgers, für den die Beauftragung erfolgt ist, wieder gewährleistet ist. Die Beauftragung ist ebenfalls zu beenden, sofern der andere Aufgabenträger darlegt, dass seine Arbeitsfähigkeit andernfalls gefährdet ist.

Abschnitt 2 
Zentrales elektronisches Personenstandsregister

§ 4
Einrichtung und Betrieb eines zentralen elektronischen Personenstandsregisters

(1) Bei der Stadt Cottbus kann ein zentrales elektronisches Personenstandsregister im Sinne des § 67 Absatz 1 des Personenstandsgesetzes zwischen denjenigen Aufgabenträgern eingerichtet und betrieben werden, mit denen die Stadt Cottbus eine entsprechende Vereinbarung trifft. Die Einrichtung bedarf der Feststellung durch das Ministerium des Innern. Die Feststellung wird am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt für Brandenburg wirksam.

(2) In der Vereinbarung nach Absatz 1 ist zu regeln, dass Aufgabenträger, deren Standesämter an dem zentralen elektronischen Personenstandsregister teilnehmen, die bei der Stadt Cottbus im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung gespeicherten Registereinträge ihrer Standesämter gegenseitig im Sinne des § 67 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes zur Verfügung stellen.

(3) Der obersten Fachaufsichtsbehörde wird die Kontrolle der Einhaltung der die Einrichtung und den Betrieb des zentralen Personenstandsregisters betreffenden Vorschriften ermöglicht.

(4) Kommt ein zentrales elektronisches Personenstandsregister nach Absatz 1 zustande, gelten die Bestimmungen der §§ 5 bis 8.

§ 5
Zugriffe auf Einträge des zentralen elektronischen Personenstandsregisters

(1) Die teilnehmenden Standesämter erhalten lesenden Zugriff gemäß § 14 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 der Personenstandsverordnung auf die Gesamtheit der Personenstandseinträge, um die Benutzung im Sinne des § 67 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes zu ermöglichen. Der Zugriff gilt als Abruf gemäß § 9 Absatz 2 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Die zugriffsberechtigten Personen sind der unteren Fachaufsichtsbehörde zu benennen.

(2) Die Zugriffsberechtigung wird durch ein elektronisches Authentifizierungsverfahren nachgewiesen, das dem hohen Schutzbedarf der Daten angemessen ist und dem jeweiligen Stand der Technik entspricht. Zugriffsberechtigte Personen identifizieren sich durch die Angabe des Standesamts und einer personengebundenen Kennung.

(3) Ein Zugriff auf mit Sperrvermerk versehene Personenstandseinträge ist nicht zulässig. Anfragende Standesämter erhalten lediglich einen Hinweis auf das Register führende Standesamt.

(4) Der Zugriff erfolgt über das Landesverwaltungsnetz. Im Ausnahmefall kann ein anderer Verbindungsweg mit dem Betreiber des zentralen elektronischen Personenstandsregisters vereinbart werden. In beiden Fällen sind geeignete, dem hohen Schutzbedarf der übertragenen Daten und dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zur Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität, Authentizität und Revisionsfähigkeit vorzusehen.

(5) Die unteren Fachaufsichtsbehörden erhalten lesenden Zugriff auf die Registereinträge der zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehörenden Standesämter. Die Absätze 2 und 4 gelten entsprechend.

§ 6
Aufbewahrung elektronischer Sammelakten

(1) Werden Sammelakten elektronisch geführt, erfolgt die Aufbewahrung durch die Stadt Cottbus als Datenverarbeitung im Auftrag, soweit das Standesamt am zentralen elektronischen Personenstandsregister teilnimmt.

(2) Die unteren Fachaufsichtsbehörden erhalten lesenden Zugriff auf die Sammelakten der zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehörenden Standesämter. § 5 Absatz 2 und 4 gilt entsprechend.

§ 7
Protokollierung

(1) Abrufe aus dem zentralen elektronischen Personenstandsregister sind zu protokollieren. Die Protokolle sind vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Zugriff erfolgt ist, aufzubewahren. Die Protokolldatenbestände müssen eine automatisierte Auswertung nach zugreifender Stelle, abgefragtem Standesamt, betroffener Person und Zeitpunkt des Zugriffs zulassen.

(2) Aus den Protokollen sind von den unteren Fachaufsichtsbehörden regelmäßig Stichproben zu ziehen, um die Einhaltung der Benutzungsvorschriften zu kontrollieren.

§ 8
Datenschutzrechtliche Freigabe und Verfahrensverzeichnis

(1) Für die zentralen Verfahrenskomponenten des zentralen elektronischen Personenstandsregisters erteilt die Stadt Cottbus die datenschutzrechtliche Freigabe gemäß § 7 Absatz 3 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes.

(2) Für die zentralen Verfahrenskomponenten des zentralen elektronischen Personenstandsregisters führt der oder die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadt Cottbus das Verfahrensverzeichnis gemäß § 8 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Er oder sie stellt den teilnehmenden Aufgabenträgern für Auskunftszwecke gemäß § 8 Absatz 4 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes jeweils eine Kopie hiervon zur Verfügung.

(3) Die datenschutzrechtliche Verantwortung der Aufgabenträger für die in ihrem Einflussbereich liegenden dezentralen Verfahrenskomponenten bleibt unberührt.

Abschnitt 3
Übergangsvorschriften

§ 9
Weitergeltung von Bestellungen

Die vor Inkrafttreten dieser Verordnung erfolgten Bestellungen von Standesbeamtinnen und Standesbeamten gelten fort. Für die Beendigung gilt § 3.

§ 10
Übernahme der Übergangsbeurkundungen

Die vom 1. Januar 2009 bis zum Beginn der elektronischen Speicherung vorgenommenen Übergangsbeurkundungen nach § 75 des Personenstandsgesetzes sollen bis zum 30. Juni 2014 in das elektronische Register übernommen werden.