Brandenburgisches Vorschriftensystem

I.
Anwendungsbereich und Zuständigkeit

1. Mit Wirkung vom 1. Mai 2020 tritt die Verordnung zur Änderung der Brandenburgischen Verordnung über die Zuständigkeit für die Beglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden zur Verwendung im Ausland – BbgAuslBeglV – vom 12. Februar 2020 (GVBl. II/20 [Nr. 9]) in Kraft. Zur Gewährleistung einer landesweit einheitlichen Anwendung der BbgAuslBeglV ergehen nachstehende Hinweise zum Verfahren der Auslandsbeglaubigung.
   
   Die Verordnung ist anwendbar auf innerstaatliche öffentliche Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen. Das sind solche, die von Behörden, Einrichtungen und sonstigen öffentlichen Stellen des Landes ausgestellt worden sind. Dazu zählen auch Privaturkunden, auf denen amtliche Bescheinigungen angebracht sind, wie zum Beispiel Vermerke über Registrierungen oder die Beglaubigung von Unterschriften. Die Verordnung gilt gleichermaßen für Auslandsbeglaubigungen zum Zweck der Legalisation/Legalisierung durch die Auslandsvertretungen des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, wie für die vereinfachte Form der Legalisation/Legalisierung durch eine von einer innerstaatlichen Stelle zu erteilende Apostille. Hinsichtlich der Voraussetzungen und des Verfahrens sind die Unterschiede zwischen der Auslandsbeglaubigung zum Zweck der Legalisation (hierzu II.) und der Auslandsbeglaubigung durch Erteilung einer Apostille (hierzu III.) zu beachten.
   
   
2. § 2 Absatz 1 Nummer 1 der Verordnung in der ab 1. Mai 2020 geltenden Fassung sieht eine geänderte Verteilung der Zuständigkeit für die Beglaubigung öffentlicher Urkunden aus dem Bereich der Justiz zur Verwendung im Ausland zwischen den Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte einerseits und dem Ministerium der Justiz andererseits vor.
   
   Hinsichtlich der Zuständigkeit ist zu unterscheiden zwischen
   
   
   1. Urkunden der ordentlichen Gerichtsbarkeit aus dem Geschäftsbereich der Landgerichte einschließlich der eigenen Urkunden der Gerichtsverwaltung, der Staatsanwaltschaft sowie notariellen Urkunden (§ 2 Absatz 1 Nummer 1 Buchst. a.) und
   2. allen übrigen Urkunden aus dem Bereich der Justiz (§ 2 Absatz 1 Nummer 1 Buchst. b.)
   
   Gegenüber der bisherigen Regelung wird die Zuständigkeit der Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte für Auslandsbeglaubigungen auf ihre eigenen Urkunden aus dem Bereich der Gerichtsverwaltung ausgedehnt. Sie gilt insbesondere auch für Übersetzungen innerstaatlicher Urkunden. Die Übersetzung einer innerstaatlichen Urkunde als solche ist keine der Auslandsbeglaubigung zugängliche öffentliche Urkunde. Zu ihrer Verwendung im Ausland kann die Übersetzung einer innerstaatlichen Urkunde jedoch mit einem Vermerk der Gerichtsverwaltung versehen werden, in welchem die Eigenschaft des jeweils Übersetzenden als allgemein beeidigt und in der Dolmetscherliste geführt bestätigt wird (§ 2 Absatz 1, § 3 Absatz 6 des Gesetzes über die allgemeine Beeidigung von Dolmetschern und Ermächtigung von Übersetzern des Landes Brandenburg (Brandenburgisches Dolmetschergesetz – BbgDolmG) vom 7. Juli 2009 (GVBl. I/09, [Nr. 11]). Durch diesen Vermerk wird die Zuständigkeit des bestätigenden Landgerichts unabhängig davon, welche öffentliche Stelle, auch außerhalb des Landes Brandenburg, die Urkunde ausgestellt hat, begründet. Für einen solchen amtlichen Vermerk gelten die nachfolgenden Bestimmungen zum Verfahren (hierzu II.3).
   
   Die Zuständigkeit des Ministeriums der Justiz für alle übrigen Urkunden umfasst Urkunden aus den Bereichen des Brandenburgischen Oberlandesgerichts, der Fachgerichtsbarkeiten, der Justizvollzugsanstalten und sonstiger Justizeinrichtungen des Landes.

II.
Legalisation/Legalisierung

1. Legalisation, zum Teil auch Legalisierung genannt, ist die Echtheitsbestätigung/Beglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden bezogen auf die Echtheit der Unterschrift und des aufgedruckten Siegels/Stempels sowie die Befugnis des jeweils Unterzeichnenden zur Beglaubigung durch die Auslandsvertretung (Botschaft/Konsulat) des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll.
   
   Eine Legalisation ist erforderlich, wenn
   
   
   1. sie nach dem nationalen Recht des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist (sog. Legalisationszwang) und ein zwischenstaatliches Übereinkommen, das den Legalisationszwang aufhebt oder einschränkt (hierzu III.), mit diesem Staat nicht besteht oder
   2. nach dem nationalen Recht ein Legalisationszwang zwar nicht besteht, jedoch die Gerichte oder Behörden jenes Staates im Einzelfall die Legalisation verlangen.
   
   Sie setzt regelmäßig eine gesonderte Beglaubigung durch die zuständige innerstaatliche Stelle, eine so genannte Vorbeglaubigung, voraus.
   
   
2. Die für die Vorbeglaubigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 Buchst. a. zuständigen Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte sind auch für die in diesem Verfahren etwa erforderliche Bescheinigung zuständig, dass die Richterin/der Richter oder die Beamtin/der Beamte zur Vornahme der Amtshandlung befugt war, und für die Bestätigung der Echtheit des verwendeten Dienststempels. Bei der Vorbeglaubigung können sich die Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte von ihren Vertretungen und den zur Beglaubigung für den Urkundenverkehr ermächtigten Angehörigen ihres Gerichts vertreten lassen.
   
   
3. Die Übersetzung einer innerstaatlichen Urkunde als solche ist keine öffentliche Urkunde. Zur Verwendung im Ausland kann sie durch die Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte nur vorbeglaubigt werden, wenn sie mit einem amtlichen Vermerk, der die Eigenschaft des Übersetzers als allgemein beeidigt und in der Dolmetscherliste geführt bestätigt, versehen ist. Diese Bestätigung kann jede dazu in der Gerichtsverwaltung ermächtigte Person vornehmen. Deren Befugnis und die Echtheit der Unterschrift der ermächtigten Person sind der Beglaubigung durch die Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte, deren Vertretungen und den zur Beglaubigung für den Urkundenverkehr ermächtigten Angehörigen ihres Gerichts zugänglich.
   
   
4. Form und Inhalt des Beglaubigungsvermerks in Zivil- und Handelssachen richten sich nach § 19 Absatz 2 der Rechtshilfeordnung für Zivilsachen (ZRHO). Aus besonderen Gründen kann von dieser Form abgewichen werden. Der Vermerk ist mit Ortsangabe, Datum sowie Dienststempel zu versehen und mit Vor- und Zunamen zu unterschreiben. Der Unterschrift ist der Vor- und Zuname sowie die Amtsbezeichnung der jeweils Unterzeichnenden in Maschinenschrift beizufügen.
   
   Wegen der Form der Beglaubigung in strafrechtlichen Angelegenheiten wird auf Nummer 28 Absatz 3 und Muster 3 der Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in strafrechtlichen Angelegenheiten (RiVASt) verwiesen.
   
   
5. Der Beglaubigungsvermerk muss unmittelbar an die zu beglaubigende Unterschrift anschließen. Zwischenräume sind zu vermeiden. Reicht der auf der Urkunde zur Verfügung stehende Platz für den Beglaubigungsvermerk nicht aus, so ist er auf ein mit der Urkunde dauerhaft zu verbindendes Blatt zu setzen.
   
   
6. Sind nach dem Recht des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, weitere Beglaubigungen (End-/Überbeglaubigungen) erforderlich, soll die Urkunde auf Wunsch der antragstellenden Person an die hierfür zuständige amtliche Stelle, in der Regel das Bundesverwaltungsamt, weitergeleitet werden. Diese Staaten sind auf der Homepage des Bundesverwaltungsamtes www.bva.bund.de unter dem Stichwort „Bürger/Apostillen und Beglaubigungen“ abrufbar.
   
   Die Legalisation durch die zuständige Auslandsvertretung haben die Antragstellenden selbst herbeizuführen; Nummer 28 Absatz 3 RiVASt bleibt unberührt.
   
   
7. Das Ministerium der Justiz übermittelt den für die Legalisation und im Einzelfall für eine weitere innerstaatliche Endbeglaubigung zuständigen Stellen, den Auslandsvertretungen und dem Bundesverwaltungsamt mit dem Abdruck des Dienststempels versehene Unterschriftsproben der Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte sowie ihrer Vertretungen. Dazu sind Unterschriftsproben der Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte unverzüglich nach der Amtsübernahme, die der Vertretungen und der weiteren zur Vertretung ermächtigten Personen unverzüglich nach deren Ermächtigung an das Ministerium zu übermitteln. Die mit Vor- und Zunamen gezeichneten Unterschriftsproben können als Kopien hergestellt werden. Der Abdruck des Dienststempels ist stets im Original beizufügen. Über das Ausscheiden von Zeichnungsberechtigten ist das Ministerium der Justiz ebenfalls zeitnah zu informieren.
   
   
8. Wegen des Erfordernisses der Legalisation oder entsprechender Förmlichkeiten im Rechtshilfeverkehr in Zivilsachen sowie im Auslieferungsverkehr und im Rechtshilfeverkehr in Strafsachen wird auf die Länderteile der ZRHO und der RiVASt verwiesen.
   
   
9. Gebühren und Auslagen für die Beglaubigung bestimmen sich nach § 1 Justizkostengesetz für das Land Brandenburg vom 3. Juni 1994 (GVBl. I/94 [Nr. 13]), der zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 29. Juni 2018 (GVBl. I/18 [Nr. 14]) geändert worden ist sowie nach dem Gesetz über Kosten im Bereich der Justizverwaltung (Justizverwaltungskostengesetz) vom 23. Juli 2013 (BGBl. I S. 2586, 2655) in der jeweils für die Justizbehörden des Bundes geltenden Fassung.
   
   
10. Im Übrigen richtet sich die geschäftsmäßige Behandlung von Anträgen auf Auslandsbeglaubigungen nach der durch die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz des Landes Brandenburg vom 16. März 1991, JMBl. S. 6, in Kraft gesetzten Generalaktenverfügung.

III.
Erteilung von Apostillen nach dem Haager Übereinkommen

1. Im Urkundenverkehr mit Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875, 1966 II S. 106), – Haager Übereinkommen –, wird die Legalisation durch eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung ersetzt, die sog. Apostille. Eine Beglaubigung in Form der Apostille darf nur erteilt werden, wenn der Staat, in dem die Urkunde verwendet werden soll, Vertragsstaat des Haager Übereinkommens ist. Eine regelmäßig aktualisierte Liste der Vertragsstaaten ist auf der Homepage des Auswärtigen Amtes www.auswaertiges-amt.de unter dem Stichwort „Internationaler Urkundenverkehr“ und auf der Homepage der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht www.hcch.net unter dem Stichwort „Statustabelle“ abrufbar.
   
   
2. Bei der Erteilung der Apostille können sich die Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte von ihren Vertretungen und den zur Beglaubigung für den Urkundenverkehr ermächtigten Angehörigen ihres Gerichts vertreten lassen.
   
   Zur Erteilung einer Apostille für die Übersetzung einer öffentlichen Urkunde ist wie unter II.3 für die Vorbeglaubigung zum Zweck der Legalisation dargestellt zu verfahren.
   
   
3. Die Anträge auf Erteilung der Apostille und die Erteilung der Apostille sind jahrgangsweise in ein Register einzutragen. Auszuweisen sind darin die laufende Nummer der Apostille, Name und Wohnort der Antrag stellenden Person, Zeitpunkt der Urkundenausstellung, Name und Amtsbezeichnung der ausstellenden Person sowie der Verwendungsstaat. Die Anträge auf Erteilung der Apostille nebst Kopien zumindest der ersten Seite der dazugehörigen Schriftstücke sind zu Sammelakten zu nehmen. Für die geschäftsmäßige Behandlung gelten die Ausführungen zu II.10 entsprechend.
   
   Die Apostille wird unter Verwendung eines entsprechenden Apostille-Stempels oder – soweit vorhanden – eines elektronischen Vordrucks auf der Urkunde selbst oder auf einem gesonderten, mit der Urkunde dauerhaft zu verbindenden Blatt erteilt.
   
   
4. Die Gebühren und Auslagen für die Erteilung der Apostille bestimmen sich wie unter II.9 für die Vorbeglaubigung zum Zweck der Legalisation dargestellt.
   
   
5. Hinsichtlich der Konkurrenz des Haager Übereinkommens zu bi- und multilateralen Verträgen wird auf Artikel 3 Absatz 2, Artikel 8 des Haager Übereinkommens und auf die einschlägigen Bestimmungen der Verträge verwiesen.

IV.
Befreiung von Legalisationsförmlichkeiten

Befreiungen von Legalisationsförmlichkeiten gelten im Urkundenverkehr mit den Mitgliedstaaten der EU für bestimmte Urkunden aus dem Bereich des Personenstands- und Meldewesens (Verordnung [EU] 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern). Urkunden im Anwendungsbereich der Verordnung sind ohne jede Legalisation und ohne Übersetzung in jedem anderen Mitgliedstaat anzuerkennen. Darüber hinaus sind mit einzelnen Staaten zwei- oder mehrseitige Verträge geschlossen, wonach Urkunden, die in diesen Staaten allgemein oder für bestimmte Zwecke oder bestimmte Verfahren verwendet werden sollen, keiner Legalisation bedürfen. Bilaterale Befreiungsregelungen gehen dem multilateralen Haager Übereinkommen vor.

V.
Inkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Mai 2020 in Kraft. Die Allgemeinen Verfügungen vom 13. Oktober 1992 – 9101 E – II.2 – (JMBl. S. 162) und vom 27. Januar 1994 – 9101 – II.1 – (JMBl. S. 16) sind gegenstandslos.

Potsdam, den 29. April 2020

Die Ministerin der Justiz

Susanne Hoffmann

Anlagen