Brandenburgisches Vorschriftensystem

Im Personenstandswesen sind die nachfolgend aufgeführten Rechts- und Verwaltungsvorschriften des Bundes und des Landes Brandenburg in der jeweils geltenden Fassung zu beachten:

• Personenstandsgesetz (PStG) vom 19. Februar 2007 (BGBl. I S. 122), zuletzt geändert durch Artikel 3 des Gesetzes vom 28. August 2013 (BGBl. I S. 3458),
• Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV) vom 22.November 2008 (BGBl. I S. 2263), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 28. August 2013 (BGBl. I S. 3458),
• Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz (PStG-VwV) vom 29. März 2010, geändert durch Allgemeine Verwaltungsvorschrift vom 03.06.2014,
• Brandenburgisches Gesetz zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (AG-PStG Bbg) vom 9. Oktober 2003 (GVBl. I S. 270), zuletzt geändert durch Artikel 6 des Gesetzes zur Stärkung der kommunalen Zusammenarbeit vom 10.07.2014 (GVBl. I Nr. 32),
• Brandenburgische Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (BbgPStV) vom 22. August 2013 (GVBl. II Nr. 62),
• Gebührenordnung des Ministers des Innern vom 21. Juli 2010 (GVBl. II Nr. 46), geändert durch Verordnung vom 18. Februar 2013 (GVBl. II Nr. 21).

Zur Ergänzung dieses Regelwerks ergeht die folgende allgemeine Weisung.

1 Fachaufsicht

Gemäß § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg nehmen die Ämter und amtsfreien Gemeinden die standesamtlichen Aufgaben als Auftragsangelegenheit wahr. Die Aufsicht wird durch die Landräte und Oberbürgermeister als allgemeine untere Landesbehörden nach § 2 Absatz 1 AG-PStG Bbg in Verbindung mit § 2 Absatz 4 Satz 4 der Kommunalverfassung in der Form der Fachaufsicht ausgeführt, bezieht sich somit sowohl auf die Rechtmäßigkeit als auch auf die Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns. Den Fachaufsichtsbehörden steht gemäß § 120 Satz 2 i.V.m. § 112 BbgKVerf ein umfassendes Informationsrecht zu.

Aufgabe der unteren Fachaufsichtsbehörde ist es, auf die ordnungsgemäße Amtsführung der zu ihrem Bereich gehörenden Standesämter hinzuwirken. Eine erfolgreiche Aufsicht ist gekennzeichnet durch sowohl qualifizierte Beratung als auch anlassbezogene und anlassunabhängige Prüfungen der Tätigkeit der Standesämter.

1.1 Beschäftigte in der unteren Fachaufsichtsbehörde

Bei der Auswahl der die Aufsicht ausführenden Beschäftigten ist zu berücksichtigen, dass die Fachaufsicht über die Standesämter umfassende Kenntnis sämtlicher Aufgaben der Standesämter erfordert. Um die Standesämter beraten und ihre Amtsführung prüfen zu können, müssen Aufsichtsbehörden mit dem gesamten Aufgabenspektrum in einem Standesamt vertraut sein. Ein drei- bis sechsmonatiges Praktikum in einem großen Standesamt wird vor der Übernahme der Fachaufsicht empfohlen. Insbesondere auch im Hinblick auf die von den Standesämtern gemäß Nummer 2.2 vorzulegenden Sachverhalte muss die fachliche Eignung ihrer Beschäftigten mindestens derjenigen einer Standesbeamtin oder eines Standesbeamten entsprechen. Eine kontinuierliche Fortbildung der Beschäftigten soll insbesondere die Beratung der Standesämter in Fällen mit Auslandsberührung und bei Anwendung des Internationalen Privatrechts erleichtern. Dazu gehört, dass die erforderliche Fachliteratur, die in kleineren Standesämtern aus Kostengründen oft nicht beschafft werden kann, bei der unteren Fachaufsichtsbehörde zur Verfügung steht.

1.2 Prüfung der Standesämter

Die untere Fachaufsichtsbehörde prüft die Amtsführung der Standesämter ihres Aufgabenbereichs mindestens alle vier Jahre.

Die Prüfung umfasst die gesamte Tätigkeit der Standesämter, insbesondere die Führung der Personenstandsregister und der Sammelakten, die sonstigen Beurkundungen und Beglaubigungen, die Ausgestaltung der Eheschließungen und Lebenspartnerschaftsbegründungen, den allgemeinen Schriftwechsel, die Siegelführung und anderes. Die sichere und vor dem Zugriff Unbefugter geschützte Unterbringung der standesamtlichen Unterlagen (Altregister, Sammelakten, weitere Akten mit personenbezogenen Daten) ist ebenso zu kontrollieren wie die Möglichkeit von Besuchern, ihre oft höchstpersönlichen Anliegen ohne die Gefahr des Mithörens durch Außenstehende vorzubringen. Die Prüfung betrifft auch die durch Fortbildungen nachzuweisende fachliche Eignung der bestellten Standesbeamtinnen und Standesbeamten. Wegen des in § 2 Absatz 3 BbgPStV genannten Intervalls von längstens vier Jahren zwischen zwei mehrtägigen Fortbildungsveranstaltungen soll der Zeitraum zwischen zwei Prüfungen ebenfalls höchstens vier Jahre betragen. Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die den Standesämtern zur Kenntnis zu geben ist. Für die Behebung etwaig festgestellter Mängel ist eine angemessene Frist zu setzen. Bei Feststellung erheblicher Mängel, die die Arbeitsfähigkeit des Standesamtes beeinträchtigen können, sind die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte der standesamtsführenden Kommune und das Ministerium des Innern zu unterrichten.

Die Fachaufsichtsbehörde kann die turnusmäßige Prüfung verschieben oder aber nur in Teilbereichen durchführen, wenn sie sich auf andere Weise aktenkundig von der ordnungsgemäßen Amtsführung vergewissert hat.

1.3 Stichprobenhafte Überprüfung der Zugriffe auf das zentrale elektronische Personenstandsregister

Nach § 67 PStG dient ein zentrales Register der Benutzung durch berechtigte Personen. Zugriffe, die anderen Zwecken dienen, sind nicht zulässig. Zur Kontrolle der Benutzungsvorschriften sind von den unteren Fachaufsichtsbehörden regelmäßig, mindestens einmal pro Halbjahr, die in § 7 Absatz 2 BbgPStV vorgesehenen Stichproben der Protokolle zu ziehen. Anhaltspunkte für unzulässige Zugriffe können sich beispielsweise daraus ergeben, dass auf die Einträge bestimmter Personen des öffentlichen Lebens zahlreiche Zugriffe erfolgt sind oder auch daraus, dass ungewöhnlich zahlreiche Zugriffe einer bestimmten Standesbeamtin oder eines bestimmten Standesbeamten protokolliert wurden. Über das Ergebnis ist ein Aktenvermerk zu fertigen. Liegen Anhaltspunkte für unzulässige Zugriffe vor, ist das weitere Verfahren mit dem Ministerium des Innern abzustimmen.

1.4 Übersicht über die Standesämter

Die untere Fachaufsichtsbehörde führt für ihren Zuständigkeitsbereich in elektronischer Form eine Übersicht nach Anlage 1, aus der die Daten der Standesämter stets aktuell erkennbar sind. Die Übersicht ist nach der Erstellung und nach jeder weiteren Änderung dem Ministerium des Innern zu übermitteln.

1.5 Übersicht über bestellte Standesbeamte

Die untere Fachaufsichtsbehörde führt für ihren Zuständigkeitsbereich eine Übersicht, aus der sich die – ggf. auch nach § 1 Absatz 4 BbgPStV bezirksübergreifenden – Bestellungen der Standesbeamtinnen und Standesbeamten und ihre fachbezogenen Fortbildungen ergeben. Werden die entsprechenden Fortbildungsnachweise nicht regelmäßig vorgelegt, sind erforderlichenfalls nach § 3 Absatz 4 BbgPStV Maßnahmen zum Widerruf der Bestellung einer Standesbeamtin oder eines Standesbeamten zu ergreifen.

1.6 Zustimmung zur Bestellung als Standesbeamtin oder Standesbeamter bei Nichterfüllung der Regelvoraussetzungen

Bei Nichterfüllung der Regelvoraussetzungen kann die nach § 2 Absatz 1 Satz 2 BbgPStV erforderliche Zustimmung zur Bestellung erteilt werden, wenn die fehlenden Voraussetzungen durch andere Qualifikationen oder besondere örtliche Gegebenheiten ausgeglichen werden. Von dem Erfordernis der Befähigung zur Laufbahn des gehobenen Dienstes kann möglicherweise abgesehen werden bei langjähriger Tätigkeit als Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter in einem Standesamt mit Erfahrung in allen Tätigkeitsbereichen des Personenstandswesens oder wenn in einem größeren Standesamt die Mehrzahl der Standesbeamtinnen und Standesbeamten die Befähigung für den gehobenen Dienst besitzt, so dass die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung auch bei komplizierten Sachverhalten jederzeit gewährleistet ist. Vom Erfordernis der sechsmonatigen Tätigkeit kann ganz oder teilweise abgesehen werden, wenn die zu bestellende Person auf andere Weise, zum Beispiel als Fachvorgesetzte/r, seit längerem Einblick in die standesamtliche Tätigkeit hat. Von der Bestellungsvoraussetzung in § 2 Absatz 2 BbgPStV (erfolgreiche Teilnahme an einem Grundseminar für neu zu bestellende Standesbeamtinnen und Standesbeamte) kann keine Befreiung erteilt werden.

2 Standesämter (zu § 1 Absatz 2 PStG)

2.1 Kommunale Zusammenarbeit

Gemäß § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg nimmt grundsätzlich jedes Amt und jede amtsfreie Gemeinde die als Auftragsangelegenheit übertragenen standesamtlichen Aufgaben in einem eigenen Standesamt wahr. Ausnahmen hiervon bestehen für diejenigen Aufgabenträger, deren Standesamtsbezirke in früheren Jahren zusammengelegt wurden, vgl. Anlage zu § 4 Absatz 1 AG-PStG Bbg. Standesämter gemäß § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg führen als Bezeichnung den Namen des Amtes oder der amtsfreien Gemeinde, dem oder der sie angehören, ggf. unter Hinzufügung des Ortes, in dem sie ihren Sitz haben.

Mit In-Kraft-Treten des Gesetzes zur Stärkung der kommunalen Zusammenarbeit vom 10.07.2014 (GVBl. I Nr. 32) am 12.07.2014 wurde die bisher in § 3 AG-PStG Bbg enthaltene Ermächtigung des Ministeriums des Innern, Standesamtsbezirke neu zu bilden, durch die Befugnis der kommunalen Aufgabenträger ersetzt, auch auf dem Gebiet des Personenstandswesens nach dem Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg (GKGBbg) zusammenzuarbeiten. Hiernach können insbesondere öffentlich-rechtliche Vereinbarungen zur Durchführung der Aufgaben durch einen anderen Aufgabenträger (Mandatierung, Nr. 2.1.1) oder zur Übertragung der Aufgaben auf einen anderen Aufgabenträger (Delegation, Nr. 2.1.2) abgeschlossen werden. Die Bildung eines Zweckverbandes (§§ 10 ff. GKGBbg) oder einer gemeinsamen kommunalen Anstalt (§§ 37 ff GKGBbg) wäre nach § 3 Absatz 1 AG-PStG Bbg rechtlich zwar zulässig, dürfte aber aufgrund der Besonderheiten dieser rechtlich selbständigen Zusammenarbeitsformen (Notwendigkeit der Bildung eigener Beschluss- und Ausführungsorgane, Aufstellung eines eigenen Haushaltes und gesonderte Prüfung des Jahresabschlusses) für standesamtliche Aufgaben aus Zweckmäßigkeitsgründen faktisch ausscheiden.

2.1.1 Beauftragung zur Durchführung der standesamtlichen Aufgaben (Mandatierung)

Beauftragt ein Aufgabenträger im Rahmen einer mandatierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung einen anderen Aufgabenträger mit der Durchführung standesamtlicher Aufgaben, bleiben die Rechte und Pflichten des beauftragenden Aufgabenträgers in Bezug auf die Aufgabenerfüllung unberührt (§ 3 Absatz 2 GKGBbg). Die Zuständigkeit für die Aufgabe mit sämtlichen daraus erwachsenden Verpflichtungen verbleibt daher bei dem bisher zuständigen Aufgabenträger; der beauftragte Aufgabenträger wird mithin nur im Innenverhältnis zu ihm tätig und tritt nach außen nicht in Erscheinung. Insbesondere erfolgen sämtliche Beurkundungen weiterhin im Namen des beauftragenden Aufgabenträgers und in den Personenstandsregistern des beauftragenden Aufgabenträgers, so dass für das Standesamt ein eigener Mandant bei dem beauftragten IT-Dienstleister beizubehalten ist. Der beauftragende Aufgabenträger kann dem beauftragten Aufgabenträger fachliche Weisungen erteilen, soweit nicht die Tätigkeit der Urkundsperson i.S.v. § 2 Absatz 1 PStG betroffen ist. Synergieeffekte ergeben sich bei dieser Form der Zusammenarbeit u.a. dadurch, dass der beauftragende Aufgabenträger gemäß § 1 Absatz 1 Satz 2 BbgPStV auf eigene Standesbeamte verzichten kann, weil der durchführende Aufgabenträger zur Bestellung der Standesbeamten berechtigt und verpflichtet ist.

Mandatierende öffentlich-rechtliche Vereinbarungen bedürfen gemäß § 41 Absatz 1 GKGBbg keiner kommunalaufsichtlichen Genehmigung und sind auch fachaufsichtlich genehmigungsfrei. Der Abschluss, die Änderung und die Aufhebung einer solchen Vereinbarung bedürfen jedoch eines vorherigen und übereinstimmenden Beschlusses der Vertretungskörperschaften (Stadtverordnetenversammlung, Gemeindevertretung, Amtsausschuss) der betroffenen Aufgabenträger über den Vereinbarungstext. Die Vereinbarungen sind gemäß § 57 Absatz 2 BbgKVerf von den Hauptverwaltungsbeamten der beteiligten Aufgabenträger und deren jeweiligem allgemeinen Stellvertreter zu unterzeichnen. Die mandatierenden Vereinbarungen werden nach § 9 Absatz 1 GKGBbg mit ihrem Abschluss (letzte Unterschrift) wirksam, wenn kein anderer Zeitpunkt vereinbart ist. Sie sind von den beteiligten Aufgabenträgern nach den für ihre Satzungen geltenden Hauptsatzungsvorschriften öffentlich bekannt zu machen (§ 8 Absatz 1 GKGBbg).

Der Abschluss, die Änderung oder Aufhebung einer mandatierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist gemäß § 41 Absatz 2 GKGBbg und § 3 Absatz 2 AG-PStG Bbg bei der zuständigen Kommunalaufsichtsbehörde und der unteren Fachaufsichtsbehörde anzuzeigen.

2.1.2 Übertragung der standesamtlichen Aufgaben (Delegation)

Überträgt ein Aufgabenträger seine standesamtlichen Aufgaben durch eine delegierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung auf einen anderen Aufgabenträger, gehen alle mit der Aufgabenträgerschaft verbundenen Rechte und Pflichten über. Die Personenstandsregister werden nur noch in dem Standesamt des übernehmenden Aufgabenträgers geführt. Sofern die Bezeichnung des Standesamtes des übernehmenden Aufgabenträgers nicht beibehalten werden soll, ist eine einheitliche Bezeichnung für das Standesamt zu vereinbaren.

Delegierende öffentlich-rechtliche Vereinbarungen erzielen erhebliche Synergieeffekte im Hinblick auf die Personal- und Sachkosten. Zudem wird durch die Erhöhung der Fallzahlen die Routine und Fachkompetenz der befassten Standesbeamtinnen und Standesbeamten gestärkt, was insbesondere der korrekten Bearbeitung von Fällen mit Auslandsberührung zugute kommt. Für eine Aufgabenübertragung spricht auch, dass der Einsatz der Standesbeamtinnen und Standesbeamten immer dann am effektivsten erfolgt, wenn sie ausschließlich standesamtliche Aufgaben wahrnehmen und nicht auch mit Aufgaben anderer Fachgebiete betraut sind. In der delegierenden Vereinbarung kann sich der übertragende Aufgabenträger ein Mitwirkungsrecht bei der Erfüllung der standesamtlichen Aufgaben sichern.

Der Abschluss, die Änderung und die Aufhebung einer delegierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung bedürfen eines vorherigen und übereinstimmenden Beschlusses der Vertretungskörperschaften (Stadtverordnetenversammlung, Gemeindevertretung, Amtsausschuss) der betroffenen Aufgabenträger über den Vereinbarungstext. Die Vereinbarungen sind gemäß § 57 Absatz 2 BbgKVerf von den Hauptverwaltungsbeamten der beteiligten Aufgabenträger und deren jeweiligem allgemeinen Stellvertreter zu unterzeichnen. Die Vereinbarung ist nach ihrer Unterzeichnung gemäß § 41 Absatz 3 Nummer 1 GKGBbg der zuständigen Kommunalaufsichtsbehörde zur Genehmigung vorzulegen. Diese beteiligt vor der Entscheidung über den Antrag die untere Fachaufsichtsbehörde (§ 110 Absatz 4 BbgKVerf).

Auch die Änderung oder Kündigung einer delegierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung im Standesamtsbereich bedarf nach § 41 Absatz 3 Nummer 2 GKGBbg der kommunalaufsichtlichen Genehmigung, soweit der Kreis der an der Vereinbarung beteiligten Aufgabenträger oder der Bestand der standesamtlichen Aufgaben (Auftragsangelegenheit; § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg) betroffen ist.

Die delegierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung ist – nach erfolgter Genehmigung – von den beteiligten Aufgabenträgern nach den für ihre Satzungen geltenden Hauptsatzungsvorschriften öffentlich bekannt zu machen (§ 8 Absatz 1 GKGBbg). Sie wird am Tag nach der letzten öffentlichen Bekanntmachung wirksam, wenn nicht in der Vereinbarung ein späterer Zeitpunkt geregelt ist (§ 9 Absatz 2 GKGBbg).

2.1.3 Pflichten im Zusammenhang mit der Übertragung bzw. dem Übergang standesamtlicher Aufgaben auf einen anderen Aufgabenträger

Bei einer Aufgabenübertragung durch Delegation (vgl. Nummer 2.1.2) oder einem Aufgabenübergang aufgrund einer Gebietsänderung ist Folgendes zu veranlassen:

• Beschaffung einer neuen Standesamtsnummer beim Amt für Statistik Berlin-Brandenburg, auch wenn sich Name und Sitz des Standesamtes nicht ändern; die neue Nummer wird u.a. bei der Nacherfassung zum korrekten Zuordnen der elektronischen Registereinträge benötigt,
• Übergabe der Altregister, Namensverzeichnisse, Sammelakten und sämtlicher relevanten Vorgänge an den übernehmenden Aufgabenträger, soweit eine Abgabe an das Archiv nicht zulässig oder nicht möglich ist,
• Abschluss der Personenstandsregister des übertragenden Aufgabenträgers am Tag vor dem Aufgabenübergang in Abstimmung mit dem beauftragten IT-Dienstleister,
• Anlegung neuer Personenstands- und Sicherungsregister mit dem Tag des Aufgabenübergangs; hierzu ist rechtzeitig mit dem beauftragten IT-Dienstleister Kontakt aufzunehmen,
• Ggf. Neubestellung sämtlicher Standesbeamtinnen und Standesbeamten für das übernehmende Standesamt. Eine Neubestellung ist nicht erforderlich, wenn sie mit dem gleichen Inhalt wie die bisherige Bestellung zu erfolgen hätte. In diesem Falle ist ein Hinweisschreiben an die Standesbeamtin oder den Standesbeamten zu übergeben, aus dem sich der Umfang des erweiterten Zuständigkeitsbereichs ergibt.
• Ggf. Beschaffung neuer Siegel,
• Unterrichtung des Brandenburgischen IT-Dienstleisters (ZIT-BB), der das Deutsche Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) für die Übermittlung elektronischer Mitteilungen (XPersonenstand-Nachrichten) führt,
• rechtzeitige ortsübliche öffentliche Bekanntmachung,
• Unterrichtung des Ministeriums der Finanzen, Referat 36, i.Z.m. der Durchführung der Mitteilungspflichten der Standesämter nach § 34 Absatz 2 Nummer 1 ErbStG i.V.m. §§ 4 und 5 Absatz 1 ErbStDV,
• Unterrichtung des Verlags für Standesamtswesen zur Aktualisierung des Ortsbuchs der Bundesrepublik Deutschland,
• abschließende Unterrichtung der unteren Fachaufsichtsbehörde über sämtliche erfolgten Maßnahmen und Unterrichtungen.

2.2 Vorlagepflichten

Die Standesämter haben in den nachfolgend aufgeführten Fallgestaltungen die untere Fachaufsichtsbehörde zu beteiligen. Ihr Recht, bei sonstigen Sachverhalten den Rat der unteren Fachaufsichtsbehörde zu suchen, bleibt unberührt.

2.2.1 Vorlagen vor der Beurkundung

Vorzulegen sind die nachfolgend aufgeführten Fälle, bei der die Anerkennung ausländischer Entscheidungen oder die Anwendung ausländischen Rechts vor der Vornahme einer Beurkundung oder Folgebeurkundung oder ein Anweisungs- oder Berichtigungsverfahren in Betracht kommt. Der Vorlage sind eine rechtliche Bewertung mit dem Ergebnis der formellen und materiellen Rechtmäßigkeitsprüfung einschließlich der vom Standesamt vorgesehenen Lösung sowie sämtliche zur Prüfung erforderlichen Unterlagen des Vorgangs beizufügen. Die untere Fachaufsichtsbehörde prüft die rechtliche Bewertung und gibt ein fachliches Votum ab. Wenn auch die Standesbeamtinnen und Standesbeamten als Urkundspersonen nicht an diese Empfehlung gebunden sind, empfiehlt es sich doch regelmäßig, dem Vorschlag der unteren Fachaufsichtsbehörde aufgrund der dort bestehenden Erfahrungen zu folgen. Sofern das Standesamt der Empfehlung der unteren Fachaufsichtsbehörde nicht folgt, ist diese darüber zu informieren, damit ggf. eine gerichtliche Klärung unter Berücksichtigung der §§ 48 Absatz 2 und 49 Absatz 1 PStG herbeigeführt werden kann.

Vorzulegen sind

1. Entscheidungen in Ehe- und Lebenspartnerschaftssachen mit Ausnahme von
   • Entscheidungen, die von der Verordnung (EG) 2201/2003 (Brüssel II-Verordnung) erfasst sind und für die kein Anerkennungshindernis nach Artikel 22 der Verordnung vorliegt,
   • Entscheidungen, die gemäß § 107 Absatz 1 Satz 1 FamFG der Landesjustizverwaltung zur Feststellung der Voraussetzungen für die Anerkennung vorzulegen sind,
   • Heimatstaatentscheidungen, wenn gleichzeitig eine Befreiung von der Beibringung des ausländischen Ehefähigkeitszeugnisses beantragt wird, oder
   • Fällen, in denen ein Schweizer Bürger für die Eheschließung in Deutschland seinen Familienstand durch Vorlage eines Auszugs aus einem schweizerischen Familienregister nachweist,
2. Anträge auf Beurkundungen von im Ausland oder vor einer ermächtigten Person im Inland vorgenommenen Eheschließungen oder Begründungen einer Lebenspartnerschaft bzw. einer gleichgeschlechtlichen Ehe im Ausland,
3. Anträge auf Nachbeurkundung von Geburten und Sterbefällen im Ausland,
4. ausländische Entscheidungen über die Annahme als Kind einschließlich der Frage der Namensführung, auch wenn eine Anerkennung gemäß § 2 AdWirkG vorliegt,
5. Anerkennungen der Vaterschaft, wenn ausländisches Recht zu beachten ist,
6. ausländische Entscheidungen zur Namensführung, zu Namensänderungen und Erklärungen über eine Namenserteilung oder nachträgliche Namenswahl, wenn ausländisches Recht zur Anwendung kommt oder die Bezugsperson nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt,
7. Fälle, in denen die Identität einer beteiligten Person nicht geklärt ist oder in der Vergangenheit nicht geklärt war.

2.2.2 Vorlagepflicht bei Berichtigungen

Eine Vorlagepflicht besteht auch für Berichtigungen in eigener Zuständigkeit gemäß § 47 Absatz 1 Satz 3 PStG, die auf der Grundlage ausländischer Personenstandsurkunden vorgenommen werden sollen.

2.2.3 Vorlagen an das Amtsgericht

Anträge auf Berichtigung und Zweifelsvorlagen gemäß §§ 48 und 49 Absatz 2 PStG sind stets über die untere Fachaufsichtsbehörde an das Amtsgericht zu leiten.

2.2.4 Befreiung von der Vorlagepflicht

Es liegt im Ermessen der unteren Fachaufsichtsbehörde, die Standesämter der kreisfreien Städte von der Vorlagepflicht nach Ziffer 2.2.1 insgesamt oder zum Teil zu befreien, sofern die ordnungsgemäße Bearbeitung auch ohne ihre Beteiligung gewährleistet ist. Von der Vorlagepflicht kann auch ein Standesamt befreit werden, solange dort eine Fachberaterin oder ein Fachberater des Landesfachverbandes der Standesbeamtinnen und Standesbeamten tätig ist. Wurde Befreiung

erteilt, kann die Vorlage der Vorgänge nach Abschluss verlangt werden, um die Ausübung der Fachaufsicht im Sinne einer laufenden Kontrolle zu ermöglichen.

2.2.5 Vorlagen nach Nummer 65.7.4 PStG-VwV

Mit ausländischen konsularischen Vertretungen ist der unmittelbare Schriftverkehr im Rahmen der Vorgaben von Nummer 65.7.3 PStG-VwV zulässig. Der sonstige Schriftverkehr hat nach Nummer 65.7.4 über die untere Fachaufsichtsbehörde als zuständige Verwaltungsbehörde zu erfolgen.

2.3 Siegelführung; Bestellungsmitteilungen und Unterschriftsproben

Gemäß § 1 Absatz 1 Nummer 11 i.V.m. § 5 der Hoheitszeichenverordnung vom 20. April 2007 - HzV (GVBl. II S. 106), zuletzt geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 22.August 2013, verwenden die Standesämter das kleine Landessiegel. Gemäß § 5 Absatz 5 HzV hat das kleine Landessiegel einen Durchmesser von 35 Millimetern. Für die Siegelung kleinerer Urkunden kann es mit einem Durchmesser von 20 Millimetern verwendet werden.

Zur Erfüllung der Mitteilungspflicht gemäß § 1 Absatz 5 BbgPStV übersenden die Standesämter der unteren Aufsichtsbehörde zwei Exemplare der Mitteilung gemäß Anlage 2 sowie die Nachweise über das Vorliegen der Bestellungsvoraussetzungen. Sollten sich nach der Bestellung der Standesbeamtin oder des Standesbeamten und der Übersendung der Unterschrifts- und Siegelproben gemäß § 1 Absatz 5 BbgPStV Änderungen beim Siegel oder der Unterschrift ergeben, ist der unteren Fachaufsichtsbehörde eine erneute Unterschrifts- und Siegelprobe aller aktuell bestellten Standesbeamten zu übermitteln. Die untere Fachaufsichtsbehörde leitet jeweils ein Exemplar der Mitteilung an das Ministerium des Innern des Landes Brandenburg weiter.

2.4 Elektronische Führung von Sammelakten

Soweit Sammelakten gemäß § 22 PStV i.V.m. § 6 BbgPStV elektronisch geführt werden, ist zu beachten, dass eine Aufbewahrung von Originaldokumenten in Papierform zum Zwecke der Beweisführung weiterhin erforderlich sein kann. Dies betrifft insbesondere Urkunden, die nicht jederzeit wiederbeschafft werden können, Geburts- und Sterbefallanzeigen, Niederschriften über Eheschließungen/Partnerschaftsbegründungen, namensrechtliche Erklärungen sowie Vaterschaftsanerkennungen einschließlich der Zustimmungserklärungen. Über die Notwendigkeit der Aufbewahrung sonstiger Urkunden und Schriftstücke nach Übernahme in die elektronische Sammelakte ist im Einzelfall zu entscheiden.

3 Standesbeamtinnen und Standesbeamte (zu § 1 Absatz 3 PStG)

3.1 Bestellung

3.1.1 Bestellung durch den Hauptverwaltungsbeamten

Die Bestellung der Standesbeamten und der Widerruf erfolgen gemäß § 54 Absatz 1 Nummer 3 BbgKVerf durch den Hauptverwaltungsbeamten oder die Hauptverwaltungsbeamtin.

3.1.2 Keine Beschränkung der Bestellung auf bestimmte Aufgaben

Gemäß § 1 Absatz 2 Satz 2 BbgPStV ist eine Beschränkung der Bestellung nicht zulässig. Damit ist eine Bestellung etwa der Hauptverwaltungsbeamtin oder des Hauptverwaltungsbeamten ausschließlich für Eheschließungen in Brandenburg nicht möglich.

3.1.3 Ausnahmen von der Erfüllung der Regelvoraussetzungen

Die Zustimmung der unteren Fachaufsichtsbehörde zu der Bestellung ist gemäß §2 Absatz 1 Satz 2 BbgPStV erforderlich, wenn die Regelvoraussetzungen nicht erfüllt sind (Befähigung für die Laufbahn des gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienstes oder bei Tarifbeschäftigten vergleichbare Qualifikation und sechsmonatige Tätigkeit als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter im Standesamt). Für die Erteilung der Zustimmung vgl. Nummer 1.6.

3.1.4 Bezirksübergreifende Bestellung

Gemäß § 1 Absatz 4 BbgPStV können Aufgabenträger auf der Grundlage eines öffentlich-rechtlichen Vertrags eine Standesbeamtin oder einen Standesbeamten eines anderen Aufgabenträgers bestellen. Die Regelung ersetzt die nach früherem Recht durch die untere Fachaufsichtsbehörde vorzunehmende Notfallbeauftragung. Diese Möglichkeit entbindet die Aufgabenträger nicht von der Verpflichtung, gemäß § 1 Absatz 3 BbgPStV die erforderliche Anzahl von Standesbeamtinnen oder Standesbeamten zu bestellen, sondern soll wie auch die bisherige Notfallbeauftragung lediglich zeitweise personelle Engpässe beseitigen. Sie darf somit nicht zum Personalabbau herangezogen werden. In diesem Sinne ist der unbefristete Einsatz einer Standesbeamtin oder eines Standesbeamten oder die (vorsorgliche) Bestellung mehrerer Standesbeamtinnen oder Standesbeamtinnen eines anderen Aufgabenträgers nicht zulässig.

Demgemäß kann der öffentlich-rechtliche Vertrag zwar unbefristet abgeschlossen werden und ggf. auch die Bestellung unbefristet erfolgen. Das Zugriffsrecht der bezirksübergreifend bestellten Standesbeamtin oder des Standesbeamten auf die Personenstandsregister des anderen Standesamts darf jedoch nur befristet für den Zeitraum des konkreten Vertretungsfalls erteilt werden. Ein Muster für den Vertrag sowie die Datei für den Nutzerantrag an das Kommunale Rechenzentrum Cottbus wurden mit der Information 01/2014 vom 28.Januar 2014 zur Verfügung gestellt.

Der öffentlich-rechtliche Vertrag bedarf keiner Befassung der jeweiligen Stadtverordnetenversammlung, der Gemeindevertretung, des Amtsausschusses oder des Hauptausschusses, sondern kann gemäß § 54 Absatz 1 Nummer 3 BbgKVerf von den entsprechenden Hauptverwaltungsbeamten abgeschlossen werden.

Gemäß § 1 Absatz 5 BbgPStV ist die Bestellung der unteren und obersten Fachaufsicht anzuzeigen.

3.2 Fortbildung

3.2.1 Eintägige Schulungen

Der Landesfachverband der Standesbeamtinnen und Standesbeamten des Landes Brandenburg e.V. hat sich die Aus- und Fortbildung sowie die Beratung der in den Standesämtern und Fachaufsichtsbehörden tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur satzungsmäßigen Aufgabe gemacht. Er führt in Abstimmung mit dem Ministerium des Innern Herbst- und Frühjahrsschulungen durch. Die regelmäßige Teilnahme an diesen Schulungen, deren Themen insbesondere aktuelle Entwicklungen von Rechtsetzung und Rechtsprechung berücksichtigen, ist ein wesentlicher Beitrag zur Aufrechterhaltung der fachlichen Eignung der Standesbeamtinnen und Standesbeamten gemäß § 2 Absatz 3 BbgPStV. Die Entsendung des standesamtlichen Personals zu diesen Veranstaltungen liegt daher im dienstlichen Interesse. Auch wenn eine Mitgliedschaft im Landesfachverband für die Teilnahme nicht verpflichtend ist, wird den Aufgabenträgern und Fachaufsichtsbehörden diese Mitgliedschaft nahegelegt.

3.2.2 Mehrtägige Schulungen

Die Akademie für Personenstandswesen in Bad Salzschlirf bietet mehrtägige Fortbildungsseminare zu verschiedenen Themenbereichen an. Diese Seminare vermitteln Fachwissen, das insbesondere zur Lösung schwieriger Fälle mit und ohne Auslandsberührung befähigt. Gleichzeitig ermöglichen sie den für erfolgreiches Arbeiten erforderlichen Erfahrungsaustausch der Standesbeamtinnen und Standesbeamten untereinander. Die Teilnahme an einem derartigen Seminar sollte gemäß § 2 Absatz 3 Satz 1 BbgPStV mindestens alle vier Jahre ermöglicht werden.

3.3 Fachberater/Dozenten des Landesfachverbandes

Fachberaterinnen und Fachberater sowie Dozentinnen und Dozenten des Landesfachverbandes der Standesbeamtinnen und Standesbeamten üben ihre Beratungs- und Lehrtätigkeit ehrenamtlich aus. Die zur Aufrechterhaltung der fachlichen Eignung gemäß § 2 Absatz 3 Satz 1 BbgPStV erforderliche Fortbildung kann für diesen Personenkreis durch die vom Landesfachverband finanzierten Veranstaltungen in der Akademie für Personenstandswesen sowie aufgrund ihrer Dozententätigkeit als gewährleistet angesehen werden. Ihr herausragendes Fachwissen kommt der eigenen Dienststelle in besonderem Maße zugute. Es dürfte daher im dienstlichen Interesse liegen, sie sowohl für die Fortbildungen in der Akademie als auch für ihre Lehrtätigkeit vom Dienst freizustellen.

4 Archivierung der Personenstandsbücher, Sammelakten und sonstigen Akten (zu § 7 PStG)

Mit Ablauf der in § 5 Absatz 5 PStG genannten Fortführungsfristen gilt für Registereinträge kraft Gesetzes das Archivrecht des Landes. Die Fortführungsfrist berechnet sich nach dem Tag der Beurkundung (Nummer 5.3 PStG-VwV), so dass Einträge eines Jahrgangs nach und nach dem Archivrecht unterfallen. Nach § 7 Absatz 3 PStG i.V.m. Nummer 7.2.3 PStG-VwV sind die Personenstandsregister, Sicherungsregister, Sammelakten und Namensverzeichnisse dem zuständigen öffentlichen Archiv jahrgangsweise anzubieten. Für die Behandlung der dem Archivrecht unterliegenden Register und sonstigen Unterlagen bei vorläufigem Verbleib im Standesamt und für die Anbietung und Übergabe an die Archive sind die gemeinsamen Rundschreiben des Ministeriums des Innern und des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur vom 20. Oktober 2008 und vom 29. April 2009 (Information 08/2009 im Personenstandsrecht) zu beachten.

5 Ort der Eheschließung oder der Begründung der Lebenspartnerschaft (zu §§ 14 Absatz 2, 17 PStG)

Nach §§ 14 Absatz 2 und 17 PStG sollen die Eheschließung und die Begründung der Lebenspartnerschaft in einer der Bedeutung dieser Akte entsprechenden würdigen Form, die dem Standesbeamten eine ordnungsgemäße Vornahme seiner Amtshandlung ermöglicht, erfolgen. In der Regel wird ein Standesamt über einen Eheschließungsraum innerhalb seiner Amtsräume verfügen. Es steht den Aufgabenträgern jedoch im Rahmen ihrer Organisationshoheit frei, einen anderen Raum oder weitere geeignete Räume für Eheschließungen und Lebenspartnerschaftsbegründungen für eine dauerhafte Nutzung zu widmen. Vorzuziehen sind Räume in kommunalen Gebäuden. Aber auch Räumlichkeiten in staatlicher oder privater Hand kommen in Betracht, solange das Standesamt aufgrund eines Nutzungsvertrages zu vereinbarten Zeiten und während der Amtshandlungen uneingeschränkte Verfügungsgewalt hat und Verstöße gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz oder wettbewerbsrechtliche Bestimmungen ausgeschlossen sind. Insbesondere ist zu beachten, dass Räume in Hotels oder Restaurants auch denjenigen offen stehen müssen, die das dortige gastronomische Angebot nicht in Anspruch nehmen wollen.

Werden mehrere Eheschließungsräume an unterschiedlichen Orten oder in weit auseinander gelegenen Ortsteilen gewidmet, sollten offene Termine für Eheschließungen und Lebenspartnerschaftsbegründungen zur Vermeidung von langen Reisezeiten der Standesbeamtinnen und Standesbeamten und daraus resultierenden personellen Engpässen stets nur in einer dieser Räumlichkeiten pro Tag angeboten werden.

Eheschließungen und Lebenspartnerschaftsbegründungen unter freiem Himmel sind nicht von vornherein ausgeschlossen. Die hierfür vorgesehenen Flächen müssen jedoch ebenfalls gewidmet sein. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Eheschließung oder Begründung der Lebenspartnerschaft frei von witterungs- und umweltbedingten Störungen erfolgen kann und die standesamtlichen Unterlagen und Siegel jederzeit sicher verwahrt werden können.

Es empfiehlt sich, vor Widmung eines Eheschließungsraums mit der unteren Fachaufsichtsbehörde Einvernehmen herzustellen, da von dieser im Rahmen der Fachaufsicht auch die Einhaltung der Vorgaben in § 14 Absatz 2 PStG zu prüfen ist.

6 Aufnahme von Ortsteilen in Ortsangaben in Personenstandsregistern

Gemäß Nummer 2.1.2 PStG-VwV ist für Orte im Inland die amtliche Gemeindebezeichnung einzutragen. Die Regelung enthält keine ausdrückliche Aussage zur Eintragung von Ortsteilen. Sie schließt aber nicht aus, dass zu der amtlichen Gemeindebezeichnung ggf. die Angabe eines Ortsteils hinzugefügt wird, denn in der Anlage 1 zur PStV sind für sämtliche Register entsprechende gesonderte Datenfelder für die Ortsteilbezeichnungen vorgesehen. Wurden für einen Ort in Brandenburg gemäß § 45 BbgKVerf Ortsteile gebildet, ist ihre Bezeichnung unter Nutzung dieser Datenfelder in die Registereinträge aufzunehmen.

Inkrafttreten

Diese Allgemeine Weisung tritt am 15. September 2014 in Kraft. Gleichzeitig werden aufgehoben:

• Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zur Durchführung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz vom 13. November 1992 i.d.F. des Erlasses vom 9. März 2006,
• Erlass 01/1999 vom 18. März 1999 – Bestellung von Bürgermeistern zu Standesbeamten u.a.,
• Erlass 04/2001 vom 28. Mai 2001 – Rechtspflichten des Standesbeamten nach dem Ausländergesetz (AuslG) und dem Asylverfahrensgesetz (AsylVfG),
• Erlass 02/2004 vom 10. Dezember 2004 – Trauungen außerhalb des Trauzimmers,
• Erlass 02/2011 vom 1. August 2011 – Vorlagepflichten der Standesämter.

Bitte stellen Sie sicher, dass diese Allgemeine Weisung an alle standesamtsführenden Gemeinden und Ämter Ihres Zuständigkeitsbereichs weitergeleitet wird.