Brandenburgisches Vorschriftensystem

I.
Allgemeine Bestimmungen

1. Antrag; Verfahren bei freigegebenen Systemen

(1) Über die Einführung von Informationstechnik in seinem Bürobetrieb entscheidet nach § 45 der Gerichtsvollzieherordnung (GVO) jeder Gerichtsvollzieher selbst. Die uneingeschränkte Verantwortung für die ordnungsgemäße Erledigung seiner Dienstgeschäfte bleibt von dieser Entscheidung unberührt.

(2) Der Einsatz eines IT‑Systems bedarf der Einwilligung des Direktors/Präsidenten des Amtsgerichts. Mit der Einwilligung können auch Auflagen verbunden werden. Das für den Bürobetrieb eingesetzte Informationssystem gehört im Sinne des § 46 Nr. 3 GVO zur Ausstattung des Geschäftszimmers. Nur in Ausnahmefällen kann der Direktor des Amtsgerichts und der Präsident des Amtsgerichts Potsdam widerruflich gestatten, daß das Informationssystem in der Wohnung des Gerichtsvollziehers installiert wird. Für diesen Fall ist jedoch sicherzustellen, daß die Belange der Dienstaufsicht und des Geschäftsbetriebes nicht beeinträchtigt werden, insbesondere müssen im Geschäftszimmer die Ausdrucke aus den Geschäftsbüchern zur Verfügung stehen. Der Präsident des Oberlandesgerichts ist von der erteilten Einwilligung zu unterrichten.  

(3) Die Einwilligung soll aus Gründen der Übersichtlichkeit nur zum Quartalswechsel und unter der Bedingung erteilt werden, daß der Gerichtsvollzieher mindestens während der Dauer eines Monates den Bürobetrieb parallel IT‑unterstützt sowie konventionell führt und Unzuträglichkeiten mit der automatisierten Führung während dieser Zeit nicht bekannt werden. Der Parallelbetrieb kann wegen der zum Ende eines Quartals noch manuell zu fertigenden Abschlüsse bereits einen Monat vor Beginn des neuen Quartals erfolgen.

(4) Der Antrag auf Einwilligung ist auf dem Dienstweg vorzulegen. Ihm sind eine Beschreibung der beabsichtigten Hardware‑Konfiguration sowie eine ausführliche und vollständige Programmbeschreibung beizufügen. Dabei sind die §§7 und 8 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zu beachten.

2. Verfahren bei noch nicht freigegebenen Systemen

(1) Gerichtsvollzieher dürfen nur solche Systeme zur Unterstützung ihres Bürobetriebes einsetzen, die zuvor vom Ministerium der Justiz oder dem Präsidenten des Oberlandesgerichts freigegeben worden sind.

(2) Hersteller oder Systemanbieter legen ein neues Produkt dem Präsidenten des Oberlandesgerichts zur Freigabe mit einer ausführlichen Systembeschreibung vor. Der Präsident des Oberlandesgerichts stellt fest, ob das System mit den Vorschriften dieser Verfügung in Einklang steht. Er kann sich der fachlichen Unterstützung des Direktors/Präsidenten des Amtsgerichts bedienen. Eine auf einzelne Systemkomponenten beschränkte Freigabe ist zulässig. Über die Freigabe entscheidet das Ministerium der Justiz.

3. Einwilligungs‑ und Freigabebegrenzung

(1) Durch die Einwilligung zur Systemeinführung nach Nr. 1 oder die Freigabe nach Nr. 2 dieser Verfügung übernimmt die Justizverwaltung keine Haftung für die ordnungsgemäße Funktion des IT‑Systems. Die Freigabe dient ausschließlich der Feststellung, daß das System mit den Vorschriften dieser Verfügung übereinstimmt.

(2) Die erteilte Einwilligung oder Freigabe steht unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs. Sie wird widerrufen, wenn Unzuträglichkeiten in der Arbeitsweise des Gerichtsvollziehers oder solche, die im System begründet sind, bekannt werden.

(3) Für Systeme, die durch das Ministerium der Justiz freigegeben wurden, wird das Widerrufsrecht dem Präsidenten des Oberlandesgerichts übertragen. Wird ein Widerruf der Einwilligung aufgrund von Unzulänglichkeiten in der Arbeitsweise des Gerichtsvollziehers erforderlich, ist der Direktor des Amtsgerichts für die Entscheidung zuständig. Er benachrichtigt den Präsidenten des Oberlandesgerichts.

4. Einsatz neuer Programmversionen; Programmfehler

(1) Beabsichtigt ein Gerichtsvollzieher, eine andere als die der Einwilligung zugrundeliegende Programmversion einzusetzen, teilt er dies dem Direktor/Präsidenten des Amtsgerichts unter Beifügen detaillierter Informationen über den Änderungsumfang rechtzeitig vor Einsatzbeginn schriftlich mit. Liegt für die neue Version eine Freigabe noch nicht vor und hält der Direktor/Präsident des Amtsgerichts eine solche angesichts des Änderungsumfangs für erforderlich, wird die Anmeldung des Gerichtsvollziehers dem Präsidenten des Oberlandesgerichts mit einer Stellungnahme übermittelt. Die Anmeldung gilt als Anregung des Freigabeverfahrens. Der Gerichtsvollzieher darf die neue Version nicht vor der Entscheidung über die Freigabe einsetzen.

(2) Das IT‑System muß Änderungen der für den Betrieb des Gerichtsvollziehers maßgeblichen Bestimmungen sowie sonstigen einschlägigen Rechtsänderungen unverzüglich angepaßt werden.

(3) Stellt der Gerichtsvollzieher Programmfehler fest, berichtet er dem Präsidenten des Oberlandesgerichts schriftlich auf dem Dienstweg über die Art der Mängel und über die zur Behebung getroffenen Maßnahmen.

(4) In den Fällen der Absätze 2 und 3 unterrichtet der Präsident des Oberlandesgerichts alle weiteren Gerichtsvollzieher, die mit anpassungs‑ oder änderungsbedürftigen Systemen arbeiten.

5. Gewährleistung von Ausfallsicherheit

(1) Gerichtsvollzieher haben ‑ gegebenenfalls durch Abschluß geeigneter Wartungsverträge ‑ für die Ausfallsicherheit ihrer Systeme zu sorgen.

(2) Alle durchgeführten Wartungen und Reparaturen sind jeweils über einen Zeitraum von 5 Jahren zurück lückenlos zu dokumentieren.

6. Rückgang zum manuellen Verfahren

Beabsichtigt ein Gerichtsvollzieher, die IT‑Unterstützung seines Bürobetriebs aufzugeben, so zeigt er dies dem Direktor/Präsidenten des Amtsgerichts an, der den Präsidenten des Oberlandesgerichts benachrichtigt. Die Umstellung soll mit dem Quartalswechsel erfolgen.

7. Unterrichtung des Ministeriums der Justiz

Der Direktor/Präsident des Amtsgerichts übermittelt dem Ministerium der Justiz auf dem Dienstweg jährlich zum 1. Januar (beginnend mit dem 1. Januar 1994) eine aktualisierte Aufstellung der Gerichtsvollzieher, die mit einem IT‑System arbeiten. Neben der Systembezeichnung mit Herstellerangabe soll auch die jeweilige Versionsnummer angegeben werden.

II. 
Zulässige Abweichungen von der GVO

8. Fortbestehen geltender Bestimmungen

(1) Sämtliche für den Gerichtsvollzieher beachtlichen Rechts‑ und Dienstvorschriften sowie Verwaltungsanordnungen gelten unbeschränkt auch bei Einsatz eines IT‑Systems fort, soweit nicht durch die nachfolgenden Vorschriften oder im Einzelfall Ausnahmen ausdrücklich zugelassen werden.

(2) Stellt sich während des Verfahrensbetriebs oder infolge technischer Neuerungen heraus, daß weitere Bestimmungen aus wichtigen Gründen den Möglichkeiten des IT‑Systems angepaßt werden sollten, so ist darüber eine Entscheidung des Ministeriums der Justiz herbeizuführen.

9. Buchführung in Loseblattform; Abschluß der Bücher; Parallelbetrieb

(1) Dienstregister, Kassenbücher und Namenverzeichnis können ‑ abweichend von den Bestimmungen der  §§ 63, 64, 65, 66, 69 in Verbindung mit §107 GVO ‑ als DV‑ Ausdrucke in Loseblattform geführt werden. Sämtliche Ausdrucke müssen inhaltlich den amtlichen Mustern entsprechen, wobei technisch bedingte Abweichungen in Form und Aufbau zulässig sind. Dienstregister und Kassenbücher sind für die jeweils vorgeschriebenen Zeiträume zu führen und regelmäßig oder bei Bedarf auszudrucken. Sie sind in geeigneten Ordnern abzulegen. Die Ordner sind entsprechend zu beschriften. Die Bescheinigung nach § 63 Nr. 2 Satz 2 GVO entfällt.

(2) Es sind dokumentenechte Farbbänder zu verwenden. In Geldspalten abzusetzende Beträge können durch ein Minuszeichen kenntlich gemacht werden.

(3) Bei der Umstellung des Bürobetriebs auf IT‑Unterstützung sind die bisher geführten Bücher abzuschließen. Die Aufrechnung in den Kassenbüchern und die Schlußzusammenstellung nach § 77 Nr. 2 GVO sind von dem dafür zuständigen Beamten des Amtsgerichts auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und zu bescheinigen. Wenn die Umstellung nicht zum Jahresbeginn erfolgt, ist auf die lückenlose Fortsetzung der jeweiligen laufenden Nummern zu achten. Sofern die Fortsetzung der Nummernfolge aus technischen Gründen nicht möglich ist, ist von dem Gerichtsvollzieher zu gewährleisten, daß eine Verwechslung mit bereits vergebenen Nummern ausgeschlossen ist. Der zuständige Beamte des Amtsgerichts ist von den ergriffenen Maßnahmen zu verständigen. Für den Fall, daß Nummern ausgelassen werden müssen, sind diese in den abgeschlossenen Büchern zu vermerken und von dem dafür zuständigen Beamten des Amtsgerichts zu bescheinigen.

(4) Die im Parallelbetrieb geführten Bücher sind bei endgültiger Umstellung der Buchführung auf das IT‑System abzuschließen und mit einem Hinweis auf die doppelte Nummernfolge zu versehen. Der Hinweis ist von dem zuständigen Bediensteten des Amtsgerichts zu bescheinigen, der sich zuvor davon überzeugen soll, daß der Inhalt der IT‑gestützt geführten Bücher mit den abgeschlossenen Büchern identisch ist.

10. Überweisungsverfahren

(1) Abweichend von §73 Nrn. 10 und 12 GVO können Überweisungen in Form einer Sammelüberweisung ausgeführt werden, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.

1. Für jeden einzelnen Überweisungsauftrag wird von dem IT‑System ein Überweisungsträger mit Durchschrift gefertigt, der alle für die Überweisung erforderlichen Daten enthält. Die Durchschrift ist zu den Sonderakten des Gerichtsvollziehers zu nehmen. Führt er keine Sonderakten, so ist die Durchschrift dem veranlassenden Schriftstück beizufügen.

2. Nach dem Fertigen der Überweisungsträger wird mit dem IT‑System eine Sammelliste mit den Daten der einzelnen Überweisungen in doppelter Ausfertigung hergestellt und ausgedruckt. Die Sammellisten sind durch das IT‑System fortlaufend zu numerieren. Eine Ausfertigung der Sammelliste ist als Nachweis der noch nicht abgebuchten Aufträge zunächst in numerischer Folge bei den Kontoauszügen aufzubewahren.

3. Die Überweisungsträger und eine Ausfertigung der Sammelliste sind mit dem Überweisungsauftrag dem Postgiroamt zu übersenden. Nach Eingang des Postgirokontoauszugs vermerkt der Gerichtsvollzieher auf der bei den Kontoauszügen befindlichen Ausfertigung der Sammelliste das Datum und die Nummer des Auszugs, auf dem die Abbuchung ausgewiesen ist, und nimmt sie anschließend zu den Akten.

(2) Sammelüberweisungen sind ‑ abweichend von § 73 Nr. 10 GVO ‑ im Datenträgeraustausch zulässig. Für das Verfahren gelten die Besonderen Bedingungen der Kreditinstitute über den beleglosen Datenträgeraustausch zur Einlieferung von Überweisungen.

10a. Einziehung von Kosten im Lastschriftverfahren

(1) Einzugsermächtigungen dürfen nur von Gläubigern oder Bevollmächtigten erteilt werden, die den Gerichtsvollziehern regelmäßig Aufträge erteilen.

(2) Für den einzuziehenden Kostenbetrag wird von dem Informationssystem eine Lastschrift gefertigt, die neben den für die Einziehung erforderlichen Daten auch die Nummer des Dienstregisters und die Verfahrensbezeichnung enthält.

(3) Nach Fertigung der Lastschriften wird von dem Informationssystem eine Sammelliste mit den Daten der einzelnen Lastschriften in dreifacher Ausfertigung erstellt und ausgedruckt. Die Sammellisten sind vom System fortlaufend zu numerieren. Eine Ausfertigung ist zu den Sammelakten zu nehmen. Die Lastschriften und zwei Ausfertigungen der Sammelliste sind dem Kreditinstitut zu übersenden.

(4) Nach der Gutbuchung sind in den Sonderakten die Kassenbuchnummer und die Nummer der Sammelliste und in Spalte 8 des Dienstregisters I die Nummer der Sammelliste zu vermerken. Die Vermerke können entfallen, wenn für jede Lastschrift Einzelbelege mit den genannten Angaben gefertigt und zu den Sonderakten, falls solche nicht geführt werden, zu den veranlassenden Schriftstücken genommen werden. Auf der bei den Sammelakten befindlichen Ausfertigung der Sammelliste der Lastschriften sind das Datum und die Nummer des Kontoauszugs sowie die Kassenbuchnummer der Einzelbuchungen zu vermerken.

(5) Wird eine Lastschrift wegen Nichteinlösung oder wegen Widerspruchs des Kostenschuldners, zuzüglich der Rückbuchungsgebühren, zurückbelastet, ist zum Ausgleich des Dienstkontos der Kostenbetrag im Kassenbuch rot abzusetzen.

(6) Anstelle von Lastschriftbelegen kann vom Informationssystem auch eine Austauschdatei für den beleglosen Datenträgeraustausch erstellt werden. Für das Verfahren gelten die Besonderen Bedingungen der Kreditinstitute über den beleglosen Datenträgeraustausch.

11. Geschäftsprüfungen; Zugriffsmöglichkeiten der Verwaltung

(1) Der Prüfungsbeamte kann von dem Gerichtsvollzieher aus Anlaß von Geschäftsprüfungen jederzeit den vollständigen oder teilweisen Ausdruck von Geschäftsbüchern verlangen. Ein Ausdruck ist stets in dem Umfang erforderlich, in dem der Buchungsinhalt durch den Prüfungsbeamten kontrolliert worden ist. Dieser (Teil)Ausdruck ist mit einem Prüfungsvermerk zu versehen (§ 99 Nr. 4 GVO) und zum Prüfungsprotokoll zu nehmen.

(2) Bei der Geschäftsprüfung ist zusätzlich darauf zu achten, daß nur angemeldete Programmversionen verwendet werden. Stellt der Prüfungsbeamte Abweichungen fest, hat er darauf hinzuwirken, daß die nicht angemeldete Version nicht länger verwendet wird.

(3) Sofern wegen des Verdachts auf Unregelmäßigkeiten in der Geschäftsführung des Gerichtsvollziehers sofort alle Geschäftsunterlagen sichergestellt werden müssen, kann der Gerichtsvollzieher nicht die Herausgabe der Datenträger unter Berufung auf sein Eigentum verweigern.

(4) Es ist sicherzustellen, daß der für die Geschäftsprüfungen zuständige Beamte jederzeit Zugang zu dem IT‑System hat. Zu diesem Zweck sollen das Kennwort und sonstige der Zugangssicherung dienende Einrichtungen sowie eine vollständige Anwenderdokumentation bei der Verwaltung des Amtsgerichts in einem versiegelten Umschlag hinterlegt werden.

12. Benutzen amtlicher Vordrucke

Zum Benutzen amtlich festgestellter Vordrucke bleibt der Gerichtsvollzieher auch mit IT‑Unterstützung verpflichtet. Inhaltliche Abweichungen bedürfen der besonderen Zustimmung durch den Präsidenten des Oberlandesgerichts.

III.
Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit

13. Anwendung des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes; Anmeldung zum Dateienregister

(1) Der Gerichtsvollzieher ist nach §§ 10 Abs. 1, 2 Abs. 1 i. V. m. 3 Abs. 4 Nr. 1 und § 1 Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG) vom 20. Januar 1992 (GVBl. I S. 2) als speichernde Stelle unmittelbar für die Beachtung und Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Als speichernde Stelle i. S. von § 3 Abs. 4 Nr. 1 BbgDSG obliegt ihm auch das Anmelden der Datei zum Dateienregister des Landesbeauftragten für den Datenschutz (§ 24 Bbg DSG).

(2) Die für das Anmelden erforderlichen ausgefüllten Vordrucke übermittelt der Gerichtsvollzieher auf dem Dienstweg dem Ministerium der Justiz zum Weiterleiten an den Landesbeauftragten für den Datenschutz. Die Dateien müssen vor dem ersten Speichern personenbezogener Daten zum Dateienregister angemeldet werden.

14. Zugangssicherung; Wahren des Datengeheimnisses

(1) Der Gerichtsvollzieher hat unter Berücksichtigung des 10 Bbg DSG darauf zu achten, daß amtsfremde Personen in die dienstlich gespeicherten Daten keinen Einblick oder Zugriff auf sie erlangen können. Dies gilt nach Möglichkeit auch für Wartungs‑ oder Instandsetzungspersonal.

(2) Der Gerichtsvollzieher ist vor Aufnahme der automatisierten Datenverarbeitung durch den Direktor/Präsidenten des Amtsgerichts auf die Pflicht zum Wahren des Datengeheimnisses (§ 6 Bbg DSG) hinzuweisen. Der Gerichtsvollzieher hat die in seinem Bürobetrieb beschäftigten Personen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit auf die Pflicht zum Wahren des Datengeheimnisses (§ 6 Bbg DSG) hinzuweisen. Darüber ist eine Niederschrift zu fertigen. Eine Ausfertigung der Niederschrift ist dem Direktor/Präsidenten des Amtsgerichts vorzulegen.

(3) Datenträger sind unter Beachten der vom Hersteller empfohlenen Sicherheitsvorkehrungen in einem verschließbaren Schrank aufzubewahren. Der Gerichtsvollzieher hat dafür zu sorgen, daß weder Familienangehörige noch fremde Personen unbeaufsichtigt Zugang zu dem IT‑System haben.

(4) Das gleichzeitige Benutzen des IT‑Systems zur Verarbeitung von Daten, die keinen dienstlichen Bezug haben, ist unzulässig.

(5) Soweit das IT‑System des Gerichtsvollziehers mit einer auswechselbaren Festplatte ausgestattet ist, gelten Abs. 3 Satz 2 und Abs. 4 nur hinsichtlich der Festplatten, auf der die dienstlichen Daten gespeichert sind. Die Vorschriften über Datenträger gelten für diese Festplatte entsprechend. Der Gerichtsvollzieher hat ‑ insbesondere beim Wechseln der Festplatte ‑ durch besondere Sorgfalt und geeignete Maßnahmen den Schutz und die Sicherheit dienstlicher Daten zu gewährleisten. Dienstliche und außerdienstliche Daten dürfen nicht auf derselben Festplatte gespeichert werden.

(6) DV‑Ausdrucke, die aufbewahrt werden müssen, sind verschlossen und vor dem Zugriff Unberechtigter sicher aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach § 64 GVO (grundsätzlich 5 Jahre). Die personenbezogenen Daten dürfen nicht länger gespeichert bleiben.

15. Manipulationsschutz; Datensicherung

(1) Nachträgliche Eingriffe des Gerichtsvollziehers oder anderer Personen in Dienstregister‑ oder Kassenbuchnummern, in die eingetragenen Beträge sowie in die Überträge der Spalten müssen durch das Programm ausgeschlossen sein.

(2) Jeder Ausdruck der Geschäftsbücher muß mit einer vom Programm erzeugten systemspezifischen Kennzeichnung versehen sein, die nicht mit einer Schreibmaschine erzeugt werden kann.

(3) Alle gespeicherten Daten sind buchungstäglich durch Duplizieren zu sichern. Eine Sicherungskopie darf erst dann überschrieben werden, wenn eine neue gefertigt ist. Nicht mehr benötigte Sicherungskopien sind vollständig zu löschen.

(4) Die extern gespeicherten Daten müssen durch Überspielen auf einen anderen maschinenlesbaren Datenträger gesichert werden können.

IV.
Empfehlungen für das Beschaffen eines IT‑Systems

16. Vertragsgestaltung

(1) Vor Vertragsabschluß soll sich der Gerichtsvollzieher eingehend über den Funktionsumfang des Systems unterrichten. Er hat dabei insbesondere darauf zu achten, daß Unzuträglichkeiten für seinen Bürobetrieb ausgeschlossen sind. Zu diesem Zweck wird empfohlen, die Anlage durch Verarbeiten einer ausreichenden Anzahl von Testfällen (keine echten Daten!), die der Gerichtsvollzieher liefern sollte, zu erproben.

(2) Dem Beschaffungsvertrag sollten die "Besonderen Vertragsbedingungen für den Kauf und die Wartung von ADV‑Systemen" (BVB) zugrunde gelegt werden. Es wird empfohlen, einen Erprobungszeitraum von mindestens einem Monat zu vereinbaren, bis zu dessen Ablauf der Gerichtsvollzieher ein Rücktrittsrecht hat (Hinweis auf Nr. 1 Abs. 3). Dieser Zeitraum könnte zum Parallelbetrieb genutzt werden.

(3) Der Anbieter sollte vertraglich verpflichtet werden, bei Rechtsänderungen, Änderungen der Dienstvorschriften, Einführung neuer amtlicher Vordrucke o. ä. unverzüglich die erforderlichen Programmänderungen vorzunehmen (Hinweis auf Nr. 4 Abs. 2).

(4) Der Gerichtsvollzieher sollte eine Regelung anstreben, wonach er von Schadenersatzansprüchen Dritter in den Fällen zu Lasten des Anbieters befreit ist, die auf Mängel in der Hard‑ oder Software zurückgehen.

17. Aufrechterhalten der Funktionsfähigkeit; Benutzerservice

(1) Für den Fall eines Systemabsturzes sollte die Funktionsfähigkeit des Systems in spätestens 24 Stunden wiederherstellbar sein.

(2) Im Rahmen eines zweckmäßigerweise abzuschließenden Wartungsvertrages sollten Zeiträume vereinbart werden, in denen Störfälle zu beheben sind. Zu Bedienungsfragen oder zur Korrektur von etwaigen Fehlbedienungen sollten kompetente Ansprechpartner kurzfristig zur Verfügung stehen.

V.
Bezeichnung "Gerichtsvollzieher", "Direktor", "Präsident", "Beamter"; Inkrafttreten

18 .Die Bezeichnungen "Gerichtsvollzieher", "Direktor", "Präsident" und "Beamter" sind verallgemeinernd gemeint.

Sie gelten für weibliche und männliche Personen.

19. Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Dezember 1993 in Kraft.  

Potsdam, den 1. Dezember 1993

Der Minister der Justiz
In Vertretung

Dr. Faupel