Brandenburgisches Vorschriftensystem

Über die zur Ausfertigung der Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe zu verwendenden Vordrucke wird in Ausführung von § 52 Abs. 2 der Grundbuchverfügung folgendes bestimmt:

I.

1. Für die Ausfertigung der Grundpfandrechtsbriefe dürfen nur die amtlichen Vordrucke A, B und C (Format DIN A 4) verwendet werden. Muster der Vordrucke sind in den Anlagen 1 bis 3 wiedergegeben.
2. Als Muster für den sachlichen Inhalt der Briefe sind die Anlagen 3 bis 8 zur Grundbuchverfügung maßgebend (vgl. § 52 Abs. 1 der Grundbuchverfügung). Der Vordruck C ist zunächst für die in den Vordrucken A und B nicht vorgesehenen Fälle bestimmt, insbesondere für Briefe über Rentenschulden und Gesamtrentenschulden oder für Teilrentenschuldbriefe. Er kann aber auch in anderen Fällen verwendet werden, in denen nach ihrer besonderen Gestaltung die Benutzung der Vordrucke A und B nicht möglich oder nicht zweckmäßig ist. Die für die Ausfüllung der Vordrucke A und B gegebenen Vorschriften sind sinngemäß anzuwenden.
3. Für die Verwendung von Einlage- und Anlagebogen gelten die allgemeinen Bestimmungen über die geschäftliche Behandlung der Grundbuchsachen (vgl. § 35 Abs. 2 Buchstabe c BrandGBGA).

II.

4. Die Ausfertigungsvordrucke werden von der Bundesdruckerei in Berlin hergestellt. Jeder Vordruck trägt eine Gruppen- und eine Nummernbezeichnung. Die Gruppen werden durch die drei Arten der Vordrucke gebildet. Die Gruppe 01 entspricht dem Vordruck A, die Gruppe 02 dem Vordruck B und die Gruppe 03 dem Vordruck C. Innerhalb jeder Gruppe erhalten die Vordrucke für das gesamte Bundesgebiet fortlaufende Nummern. Kann die Nummernfolge aus technischen oder sonstigen Gründen nicht fortgesetzt werden, so wird für den Vordruck eine neue Gruppe eröffnet, deren Zahl sich an die letzte bereits für die Zählung verwendete anschließt; die Auflage einer neuen Gruppe wird jeweils im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg bekannt gegeben werden.
5. 
   
   1. Die Gruppe und die Nummer des verwendeten Ausfertigungsvordrucks sind auf dem Entwurf des Briefes in den Grundakten nachzutragen, sobald die Ausfertigung vollzogen ist. Wird ein Teilbrief hergestellt, so ist in ihm bei der Wiedergabe des bisherigen Briefes (vgl. Anlage 4 der Grundbuchverfügung), sofern dieser be­reits nach Gruppe und Nummer bezeichnet ist, auch diese Bezeichnung mit aufzuführen.
   2. Notare, die einen Teilbrief hergestellt haben, sind verpflichtet, die Gruppe und die Nummer des Teilbriefes sowie den Betrag, auf den er sich bezieht, zu ihren Akten zu vermerken und dem Grundbuchamt, das den Stammbrief ausgestellt hat, mitzuteilen. Das Grundbuchamt hat diese Angaben auf dem Entwurf des Stammbriefs in den Grundakten zu vermerken.

III.

6. 
   
   1. Bei der Bestellung der Briefvordrucke verwenden die Amtsgerichte die von der Bundesdruckerei in Berlin zur Verfügung gestellten Bestellscheinsätze. Der Bestellscheinsatz ist fünffach im Durchschreibeverfahren auszufüllen und bis zum 30. Juni jeden Jahres dem Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts zu übersenden. Die Bestellmengen sind in den Akten des Amtsgerichts zu vermerken. Der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts übersendet die ersten vier Stücke der Bestellscheinsätze gesammelt für alle Amtsgerichte bis zum 20. Juli des Jahres an die Bundesdruckerei. Beizufügen ist eine Zusammenstellung (dreifach) der zu beliefernden Amtsgerichte unter Angabe ihrer Bestellmengen, aufgeschlüsselt nach den einzelnen Vordruckarten. Das 5. Blatt des Bestellscheinsatzes verbleibt bei dem Brandenburgischen Oberlandesgericht.
   2. Die Bestellmenge soll so bemessen werden, daß Nachforderungen vermieden werden. Die Bestellungen sind 100-stückweise vorzunehmen; die kleinste Bestellmenge beträgt 100 Stück für jede Gruppe. Die Bestell- und Lieferunterlagen sind zu Sammelakten zu nehmen.
7. Die Bundesdruckerei sendet die Vordrucke unmittelbar an die Amtsgerichte und fügt der Lieferung Blatt 3 und 4 des Bestellscheinsatzes bei. Blatt 4 ist unverzüglich mit der Empfangsbestätigung des Amtsgerichts dem Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts zu übersenden, der die Bezahlung veranlaßt. Blatt 3 verbleibt bei dem Amtsgericht.
8. Den Vordruckbestand hat ein von dem Behördenleiter zu bestimmender Bediensteter unter sicherem Verschluß zu verwahren. Von ihm sind die Vordrucke auch zu beziehen, wenn ein Notar sie zur Herstellung von Teilbriefen benötigt (§ 61 Abs. 1 GBO).

IV.

9. 
   
   1. Der Verbleib eines jeden Vordrucks muß in einwandfreier Weise nachgewiesen werden können. Die Briefvordrucke dürfen daher nur dem mit der Verwahrung betrauten Bediensteten (vgl. Abschnitt III Nr. 8) zugänglich sein. Sie dürfen insbesondere nicht summarisch an die einzelnen Grundbuchabteilungen abgegeben und dort zum allmählichen Verbrauch aufbewahrt werden.
   2. Der Verwahrungsbedienstete hat für die Vordruckarten A, B und C je eine Nachweisung zu führen, die nach dem Muster der Anlage 4 einzurichten ist. Die Nachweisungen sind dauernd aufzubewahren.
10. Empfänger des Vordrucks im Sinne der Spalten 6 und 7 der Ausgabenachweisung (Anlage 4) ist, wenn das Grundbuchamt selbst den Brief erteilt, derjenige, dem die Herstellung der Reinschrift des Briefes obliegt. Wird ein Teilbrief von einem Notar hergestellt (vgl. Abschnitt III Nr. 8 Satz 2), so ist dieser als Empfänger zu bezeichnen. In Spalte 5 ist dann seine Geschäftsnummer anzugeben, statt der Unterzeichnung in Spalte 7 genügt ein schriftliches Empfangsbekenntnis, das zu Sammelakten zu nehmen ist; in Spalte 7 ist gegebenenfalls auf die Sammelakten zu verweisen.
11. Wird ein Vordruck unverwendbar (z. B. wegen Beschmutzung, Verschreibens usw.), so ist er an den Verwahrungsbediensteten zurückzugeben und von diesem unter Beteiligung eines vom Behördenleiter bestimmten weiteren Bediensteten alsbald zu vernichten. Die Vernichtung ist in Spalte 8 der Ausgabenachweisung (Anlage 4) hinter dem Aushändigungsvermerk von beiden Bediensteten zu bescheinigen.
12. Die Nachweisungen und die Belege dazu sind jährlich mindestens einmal von dem Behördenleiter oder einem von ihm beauftragten Bediensteten zu prüfen. Die Prüfung hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die Vordrucke unter sicherem Verschluß aufbewahrt werden und ob die nach der Nachweisung nicht verausgabten Vordrucke als Bestand vorhanden sind.
13. Am Schluß eines jeden Kalenderjahres hat der Verwahrungsbedienstete zu prüfen, ob der buchmäßige und der tatsächliche Bestand übereinstimmen. Das Ergebnis dieser Prüfung ist in der Nachweisung unter dem Abschluß schriftlich niederzulegen. Der sich ergebende tatsächliche Bestand ist in der Nachweisung über den Eingang für das nächste Kalenderjahr vorzutragen.
14. Diese Allgemeine Verfügung tritt zum 1. Januar 1994 in Kraft. Die Rundverfügung vom 8. Januar 1993 (3851-I.2 AGrB) wird zum gleichen Zeitpunkt aufgehoben.

Potsdam, den 18. November 1993

Der Minister der Justiz
In Vertretung

Dr. Faupel

Anlagen zur Allgemeinen Verfügung vom 18. November 1993 (3851-I. 2 AGrB)

Anlage 1

Gruppe 01 Nr.

Deutscher Hypothekenbrief über

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  eingetragen im                                                                     Grundbuch von

Vordruck A. Ausfertigung eines Hypothekenbriefs (gemeinschaftlichen Hypothekenbriefs, Teilhypothekenbriefs, Gesamthypothekenbriefs)

Anlage 2

Gruppe 02 Nr.

Deutscher Grundschuldbrief über

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eingetragen im                                                                    Grundbuch von

Vordruck B. Ausfertigung eines Grundschuldbriefs (gemeinschaftlichen Grundschuldbriefs, Teilgrundschuldbriefs, Gesamtgrundschuldbriefs)

Anlage 3

Gruppe 03 Nr.

Deutscher Grundpfandbrief über

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eingetragen im                                                                    Grundbuch von

Vordruck C. Ausfertigung eines Grundpfandbriefs

Anlage 4

Amtsgericht (Grundbuchamt) ___________________________

NACHWEISUNG

 über den Vordruck __________

 EINGANG

Lfd.Nr.	Von der Bundesdruckerei erhalten				Bemerkungen
	am	Stück	Gruppe	Nummern
1	2	3	4	5	6

AUSGABE

Lfd.Nr.	Ausgegeben den Vordruck					Namensunterschrift des Empfängers; Hinweis auf die Quittg.	Bemerkungen
	am	Gruppe	Nummer	zu Geschäftsnummer	an
1	2	3	4	5	6	7	8