Brandenburgisches Vorschriftensystem

I. Allgemeines

Die folgenden Bestimmungen gelten für alle Unterlagen im Sinne des § 2 des Brandenburgischen Archivgesetzes. Dies sind insbesondere alle Akten in Rechts- und Verwaltungssachen einschließlich der Anlagen sowie der aus den Akten entnommenen Bestandteile, Aktenregister, öffentliche Register, Grundbücher, Namenverzeichnisse, Karteien, Urkunden, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Filme, Schallplatten, Tonbänder und sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind. Ferner gehören hierzu alle sonstigen Informationsträger sowie Informationen und Programme in elektronischer Form einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme.

Andere Vorschriften, die die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen regeln, bleiben von dieser Verwaltungsvorschrift unberührt.

II. Weglegung und Aufbewahrung

1. Schriftgut, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, ist wegzulegen und bis zur Aussonderung aufzubewahren. Für die Weglegung von Akten, einschließlich der Akten über Justizverwaltungsangelegenheiten (vgl. § 1 Generalaktenverfügung), sind die besonderen Vorschriften der Aktenordnung zu beachten. Für die Feststellung des Beginns der Aufbewahrungsfrist sind die Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden - Aufbewahrungsbestimmungen - (Allgemeine Verfügung der Ministerin der Justiz vom 23. Februar 2006, JMBl. S. 30) in der jeweils geltenden Fassung entsprechend anzuwenden.

2. Bei der Weglegung ist die Dauer der Aufbewahrung (durch Vermerk auf dem Aktendeckel bzw. bei Blattsammlungen auf dem ersten Schriftstück) anzuordnen. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile, Urkunden usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so ist das Jahr, bis zu welchem die Akten aufzubewahren sind, nach der kürzesten Aufbewahrungsfrist zu bestimmen. In diesen Fällen sind auf der Innenseite des vorderen Aktenumschlags die Blattzahlen der Schriftstücke, für die eine längere Aufbewahrungsfrist oder die dauernde Aufbewahrung vorgeschrieben ist, in augenfälliger Weise und mit entsprechendem Hinweis zu vermerken. Werden die Unterlagen nach Fortsetzung oder Wiederaufnahme eines abgeschlossenen Verfahrens erneut weggelegt, sind die Vermerke entsprechend zu ändern.

3. Um die Ablieferung archivwürdigen Schriftguts an das zuständige Archiv sicherzustellen, ist der bei den Aktenumschlägen für Rechtssachen aufgedruckte Vermerk

"Staatsarchiv    Ja    Nein"

durch den Sachbearbeiter (Richter, Staatsanwalt, Rechtspfleger) spätestens zusammen mit der Weglegeverfügung auszufüllen. Ist ein solcher Vermerk nicht aufgedruckt, hat der Sachbearbeiter, sobald er die Überzeugung gewinnt, dass das Schriftgut archivwürdig ist, spätestens bei der Weglegung der Akten auf dem vorderen Aktenumschlag mit Rotstift oder in sonst auffälliger Weise das Wort "Archiv" zu vermerken. Sind Akten als archivwürdig bezeichnet, so ist im Register in der Spalte "Bemerkungen" das Wort "archivwürdig" einzutragen. Das so bezeichnete Schriftgut ist laufend in ein Verzeichnis aufzunehmen und besonders aufzubewahren. Dem zuständigen Archiv ist bei Beginn der Aussonderung eine Abschrift dieses Verzeichnisses zu übersenden.

III. Aufbewahrungsfristen

1. Für Schriftgut aus der Zeit vor dem 3. Oktober 1990 gilt Folgendes:

1.1 Dauernd aufzubewahren sind:

1. Akten der früheren Staatlichen Notariate;
2. zwischen dem 30. Januar 1933 und dem 2. Oktober 1990 angelegte oder fortgeführte Handelsregister-, Konkurs-, Vergleichs-, Gesamtvollstreckungs-, Entschuldungs- und Nachlassakten sowie Registerakten von Genossenschaften und entsprechenden Personenvereinigungen.

1.2 Bis zum Ablauf des Jahres 2050 aufzubewahren sind:

1. zwischen dem 30. Januar 1933 und dem 2. Oktober 1990 angelegte oder fortgeführte Akten in Strafsachen, Entmündigungs- und Unterbringungssachen;
2. Personalakten, Gesundheitsakten und Krankenblätter von Gefangenen, die zwischen dem 30. Januar 1933 und dem 2. Oktober 1990 inhaftiert waren, einschließlich der dazugehörigen Namenslisten und -karteien, Arbeitslisten und Buchungskarten.

1.3 Im Übrigen sind die Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden - Aufbewahrungsbestimmungen - (Allgemeine Verfügung der Ministerin der Justiz vom 23. Februar 2006, JMBl. S. 30) in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden. Dies gilt auch für Schriftgut, welches nicht Bestandteil oder Anlage einer Akte geworden ist, mit dieser aber im Zusammenhang steht.

2. Eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren gilt für

1. Akten über Kassationsverfahren, die nach dem 1. November 1989 eingeleitet worden sind,
2. Akten über Rehabilitierungsverfahren,
3. Akten über Strafverfahren gegen Richter, Staatsanwälte, Mitarbeiter von DDR-Untersuchungsorganen, des Strafvollzugs der DDR und des Ministeriums für Staatssicherheit wegen des Verdachts strafbarer Handlungen im Zusammenhang mit ihrer Amtsführung.

Urteile, Strafbefehle, verfahrensbeendende Entscheidungen, Vollstreckungsnachweise und Ähnliches aus diesen Akten sind 30 Jahre aufzubewahren (vgl. lfd. Nrn. 321, 629 der Aufbewahrungsbestimmungen).

3. Für das bei den Gerichten der ordentlichen Gerichtsbarkeit lagernde Schriftgut aus dem Bereich der Arbeitsgerichtsbarkeit aus der Zeit vor 1991 sind die Bestimmungen über die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen in Rechts- und Verwaltungssachen bei den Gerichten für Arbeitssachen (Allgemeine Verfügung des Ministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Frauen vom 2. Juni 1998, ABl. S. 572) in der jeweils geltenden Fassung entsprechend anzuwenden.

4. Für das übrige Schriftgut richtet sich die Dauer der Aufbewahrung nach den Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden - Aufbewahrungsbestimmungen - (Allgemeine Verfügung der Ministerin der Justiz vom 3. Dezember 2006, JMBl. S. 159) in der jeweils geltenden Fassung.

IV. Aussonderung

1. Nach Ablauf der jeweils vorgesehenen Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen auszusondern und dem zuständigen Archiv anzubieten. Vor der Entscheidung des Archivs über die Archivwürdigkeit darf über die ausgesonderten Unterlagen nicht verfügt werden. Sofern die Archivverwaltung eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung für bestimmte Unterlagen erteilt hat, sind diese im Aussonderungsverzeichnis nicht aufzuführen.

2. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile, Urkunden usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind vor der Vernichtung die länger aufzubewahrenden Aktenteile aus den zu vernichtenden Akten herauszunehmen. Diese Aktenteile sind in Hüllen gesammelt weiter aufzubewahren; dabei ist ihre weitere Aufbewahrungsdauer in geeigneter Weise kenntlich zu machen.

3. Die Aussonderung soll alle zwei Jahre durchgeführt werden.

4. Die Gerichte und Staatsanwaltschaften (nicht die Justizvollzugsanstalten) haben die beabsichtigte Aussonderung des Schriftguts durch Aushang an der Gerichtstafel für die Dauer mindestens eines Monats anzukündigen.

Die Bekanntmachung hat zu enthalten:

4.1 die allgemeine Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts,

4.2 die Aufforderung an Personen, die an der längeren Aufbewahrung des Schriftguts ein berechtigtes Interesse zu haben glauben, dies innerhalb eines Monats nach Ablauf der Aushangfrist anzumelden und nachzuweisen,

4.3 den Hinweis, dass das auszusondernde Schriftgut, soweit es nicht für die staatlichen Archive von Interesse ist, vernichtet wird.

5. Über Anträge von Personen, die an der längeren Aufbewahrung ein berechtigtes Interesse geltend machen, entscheidet der Behördenleiter. Wird einem solchen Antrag stattgegeben, so ist das betreffende Schriftgut unter Bestimmung einer neuen Aufbewahrungsfrist wieder wegzulegen. Im Übrigen ist die Aussonderung auszusetzen, wenn aus besonderen Gründen die längere Aufbewahrung einzelner Akten oder Aktenteile angezeigt erscheint.

6. Dem zuständigen Archiv ist sechs Monate vor Beginn der Aussonderungsarbeiten von der beabsichtigten Aussonderung des Schriftguts unter Angabe des voraussichtlichen Beginns der Arbeiten und der allgemeinen Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts Mitteilung zu machen.

7. Die Leitung der Aussonderung obliegt dem Geschäftsleiter oder einem vom Gerichts- oder Behördenvorstand dazu bestimmten, besonders zuverlässigen und geeigneten Bediensteten.

8. Die Ablieferung oder Vernichtung des Schriftguts ist in den Aktenregistern zu vermerken. Wegen der Aufbewahrung und Aussonderung der Register und Namenverzeichnisse wird auf § 7 Abs. 8 der Aktenordnung verwiesen.

V. Ablieferung

1. An das zuständige Archiv sind abzuliefern:

1.1 dauernd oder länger als 30 Jahre aufzubewahrendes Schriftgut, wenn es bei den Justizbehörden nicht mehr gebraucht wird. Das ist nur anzunehmen, wenn seit der Weglegung mindestens 30 Jahre vergangen sind. Die Entscheidung über die Ablieferung trifft der Behördenleiter. Nicht übernommene Unterlagen sind bei der anbietenden Stelle bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

1.2 Beschlüsse und Akten in Aufgebotsverfahren zur Todeserklärung, zur Aufhebung der Todeserklärung oder zur Feststellung der Todeszeit (Nr. 84 der Aufbewahrungsbestimmungen);

1.3 Schriftgut, das historischen oder sonstigen besonderen Wert hat und deshalb die dauernde Aufbewahrung verdient (z. B. Akten, die sich auf die Rechtsverhältnisse des früheren Deutschen Reiches, des Bundes, der ehemaligen DDR, der früheren und jetzigen Länder, Gemeinden usw. beziehen oder bedeutsame Unternehmungen zum Gegenstand haben oder über Einrichtungen der Vergangenheit Aufschluss geben oder für die Beurteilung bedeutsamer Verhältnisse der Vergangenheit oder Gegenwart wichtig sind oder aus öffentlichem oder geschichtlichem Interesse als wertvoll anzusehen sind). Zu diesem archivwürdigen Schriftgut zählen insbesondere auch alle Akten, die charakteristische Vorgänge aus dem Kriegsfolgerecht beinhalten (z. B. Rückerstattungssachen), Akten über die Verfolgung nationalsozialistischer Straftaten, Akten über politische Strafsachen (z. B. Landesverrat, Hochverrat).

2. Gelten für Akten und Aktenteile verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die vollständigen Akten nach Ablauf der kürzesten Aufbewahrungsfrist an das Archiv abzuliefern. In dem an das Archiv zu übersendenden Verzeichnis ist gegebenenfalls auf die auch von dem Archiv zu beachtende längere Aufbewahrungsfrist hinzuweisen.

3. Auf Verlangen ist dem zuständigen Archivbeamten Schriftgut zur Auswahl des für die staatlichen Archive wünschenswerten Materials vorzulegen. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Archivwürdigkeit des Schriftguts ist die Ansicht des Archivbeamten maßgeblich.

4. Bei der Übergabe an das Archiv ist den Unterlagen ein Übergabenachweis beizufügen, aus dem sich Aktenzeichen, Inhalt und gegebenenfalls weitere Aufbewahrungsfristen ergeben.

5. Teilt das Archiv innerhalb von sechs Monaten nach der in Nummer IV.6 vorgesehenen Mitteilung nichts anderes mit, sind die als archivwürdig gekennzeichneten Unterlagen in Rechtssachen sowie sonstige Unterlagen in Verwaltungssachen, welche nach Ansicht des Gerichts oder der Behörde bleibenden Wert besitzen, dem Archiv zu übergeben. Die übrigen ausgesonderten Unterlagen sind zu vernichten.

6. Abgeliefertes Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird von den staatlichen Archiven gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen aufbewahrt und kann von den Justizbehörden bei Bedarf jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, das von den staatlichen Archiven übernommen wird, ist auch von diesen dauernd aufzubewahren und kann von den Justizbehörden im Bedarfsfall jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, auf das die staatlichen Archive keinen Wert legen, ist von den Justizbehörden weiter aufzubewahren.

7. Zuständiges Archiv ist das Brandenburgische Landeshauptarchiv, Zum Windmühlenberg, 14469 Potsdam.

VI. Vernichtung

1. Das zu vernichtende Schriftgut ist unter Einsatz von behördeneigenen Aktenvernichtungsanlagen durch Justizbedienstete zu vernichten (unkenntlich zu machen). Der Einsatz justizfremder Personen bei der Vernichtung ist zu überwachen. Kann eine Vernichtung nicht bei der Justizbehörde selbst durchgeführt werden, so kommt zunächst eine Vernichtung unter Inanspruchnahme der Aktenvernichtungsanlage einer benachbarten Justizbehörde in Betracht. Der Transport der Akten ist durch Justizbedienstete zu überwachen.

2. Sofern eine justizinterne Vernichtung durch behördeneigene Anlagen nicht möglich oder nicht wirtschaftlich ist, kann das ausgesonderte Schriftgut auch im Wege der Fremdverwertung vernichtet werden. Die Justizbehörde bleibt auch dann für das Schriftgut bis zu dessen Vernichtung verantwortlich. Vom Zeitpunkt des Verladens bis zur Vernichtung hat ein Justizbediensteter anwesend zu sein und den Vernichtungsvorgang zu überwachen. Der ständigen und unmittelbaren Überwachung steht es gleich, wenn die Abgabe des zu vernichtenden Schriftguts im Wege der externen Auftragsvergabe an Firmen erfolgt, die als zuverlässig bekannt sind. Hiervon ist auszugehen, wenn es sich um eine für die Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 32757 - 1 zertifizierte Firma handelt.

Bei der Auswahl und Beauftragung von Fremdfirmen sind die Grundsätze zur sparsamen Haushaltsführung sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Der Auftragnehmer ist vertraglich zu verpflichten, das Schriftgut in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen zu transportieren und unmittelbar nach dem Transport nach den Anforderungen der DIN-Norm 32757 (mindestens Sicherheitsstufe 3) zu vernichten. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass weder Mitarbeiter noch Unbefugte Einsicht in das Schriftgut erhalten und die mit dem Transport und der Vernichtung beschäftigten Mitarbeiter der Firma nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Unterauftragsverhältnisse sind vertraglich auszuschließen. Der Auftragnehmer hat eine schriftliche Bestätigung über die Vernichtung des Schriftguts abzugeben.

3. Das in behördeneigenen Anlagen vernichtete Schriftgut ist bestmöglich zu verkaufen. Auch das zur Vernichtung an Dritte abzugebende Schriftgut ist unter Beachtung der Grundsätze sparsamer Haushaltsführung bestmöglich zu verwerten. Vor Vertragsabschluss sind die Angebote mehrerer Verwertungsfirmen einzuholen. Soweit ein Verkauf nicht möglich ist, kann das unkenntlich gemachte beziehungsweise das zu vernichtende Schriftgut unentgeltlich, soweit sich auch das nicht ermöglichen lässt, gegen Erstattung der Kosten des Abholens abgegeben werden. Die maßgeblichen Gründe für eine unentgeltliche Abgabe beziehungsweise für die Erstattung der Kosten des Abholens sind aktenkundig zu machen.

VII. Inkrafttreten; Außerkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. März 2007 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz vom 25. Juni 1992 (JMBl. S. 90), geändert durch die Allgemeine Verfügung vom 3. August 2005 (JMBl. S. 106), außer Kraft.

Potsdam, den 6. Februar 2007

Die Ministerin der Justiz

Beate Blechinger