Brandenburgisches Vorschriftensystem

I.
Allgemeines

1. Geltungsbereich; Begriffsbestimmungen

1.1 Die folgenden Bestimmungen gelten mit Ausnahme des in Nummer 1.2 genannten Schriftguts für alle Akten, Blattsammlungen, Register, Verzeichnisse, Karteien und sonstiges Schriftgut, das bei den Gerichten der Sozialgerichtsbarkeit anfällt. Als Schriftgut im Sinne dieser Bestimmungen gelten auch Urkunden, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Bild-, Ton- und Datenträger und sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.

1.2 Die Aufbewahrung der Personalakten der Richter und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten richtet sich nach § 56 f. LBG Berlin bzw. § 63 LBG Brandenburg.

2. Allgemeine Grundsätze

Schriftgut, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, ist wegzulegen und während der in Abschnitt II vorgesehenen Fristen bei Gericht aufzubewahren. Es ist nach Ablauf dieser Fristen auszusondern (Abschnitt III) und dem zuständigen Landesarchiv anzubieten (Abschnitt IV). Das von dem zuständigen Landesarchiv als archivwürdig bewertete Schriftgut ist diesem zu übergeben; das nicht als archivwürdig bewertete Schriftgut ist zu vernichten (Abschnitt V). Zuständig ist das Landesarchiv, in dessen Land die anbietende Stelle ihren Sitz hat.

3. Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

4. Jahr der Weglegung

Ist die Weglegung nicht verfügt, so gilt als Jahr der Weglegung

4.1 bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

4.2 bei Registern mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen das Jahr, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an das zuständige Landesarchiv abgeliefert worden sind;

4.3 in allen sonstigen Angelegenheiten das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat.

5. Abschluss von Personalakten der Angestellten und Arbeiter

Personalakten sind abgeschlossen,

5.1 wenn der Arbeitnehmer aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres;

5.2 im Falle der Weiterbeschäftigung über das 65. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet;

5.3 im Falle des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres.

6. Aufbewahrungsfrist bei Wiederaufnahme oder Fortsetzung

Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z. B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Akten erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

7. Kennzeichnung der Unterlagen

Die Dauer der Aufbewahrung und das Jahr der Weglegung sind (durch Vermerk auf dem Aktendeckel) bei der Weglegung des Schriftguts zu vermerken. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die länger aufzubewahrenden Schriftstücke - unter Angabe der Blattzahlen - auf der Akte anzugeben. Die weiteren Einzelheiten bestimmt insoweit die Gerichtsleitung.

8. Anordnungen im Einzelfall; Durchführungsregelungen

Die in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Die Gerichtsleitung kann im Einzelfall eine längere Frist anordnen. Soweit in Abschnitt II für Schriftgut Aufbewahrungsfristen nicht bestimmt worden sind, wird die Frist im Einzelfall oder für Fallgruppen von der Gerichtsleitung festgelegt. Sie entscheidet auch über Zweifelsfragen und trifft die zur Durchführung dieser Allgemeinen Verfügung erforderlichen Anordnungen.

II.
Aufbewahrungsfristen

Lfd. Nr.	Angelegenheit	Aufbewahrungsfristen	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5
	A. Allgemeines
1	Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register (AR) eingetragen sind	5 Jahre	-
2	Register mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen	1 Jahr	-	Fristbeginn: vgl. Abschnitt I Nr. 4.2
3	Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Verzeichnisse, Listen und Schriftstücke, namentlich die Terminkalender, Verhandlungskalender, Entscheidungs- und Fristenkalender, Tagebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher	5 Jahre	-	Fristbeginn bei den Eingangslisten: Weglegung der zugrunde liegenden Aktenvorgänge
4	Kontrollregister über Heranziehung ehrenamtlicher Richter	5 Jahre	-
	B. Rechtssachen
5	a) Prozessakten (ohne Buchstaben b und c)	10 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 5d)
	b) Akten betreffend Beweissicherungsverfahren	30 Jahre	-
	c) Akten bzw. Blattsammlungen betr. Rechtshilfesachen, Festsetzung von Sachverständigenentschädigung, Feststellung der Pauschgebühr, Angelegenheiten der ehrenamtlichen Richter	5 Jahre	-
	d) - rechtskräftige Urteile (einschl. der begl. Urteilsabschriften der oberen Instanzen), - rechtskräftige Gerichtsbescheide, - prozessbeendende Beschlüsse, - Anerkenntnisse (einschließlich dazugehöriger Schriftstücke), - Vergleiche (einschließlich dazugehöriger Schriftstücke), - Gutachten in Angelegenheiten des sozialen Entschädigungsrechts und der Unfallversicherung (mit ergänzenden ärztlichen Unterlagen), - zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel	30 Jahre	-
	C. Justizverwaltungssachen
6	Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan
	a) von allgemeiner Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	50 Jahre	-
	b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter Buchstabe c bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
	c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
7	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über
	a) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
	b) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
	c) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
8	Personalakten der Angestellten, Arbeiter und Auszubildenden	10 Jahre	-	vgl. Abschnitt I Nr. 3 und 5 Teilakten über Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
9	Akten über Prozessagenten
	a) Personalakten	20 Jahre	-
	b) Anlagehefte mit Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-
10	Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-
11	Schriftgut über die Zählkartenerhebung in der Sozialgerichtsbarkeit
	a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
	b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-

III.
Grundsätze der Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung

1. Nach Ablauf der in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen beziehungsweise der von der Gerichtsleitung angeordneten längeren Fristen ist die Aussonderung vorzunehmen. Bei der Aussonderung wird bestimmt, welches Schriftgut an das zuständige Landesarchiv abzuliefern, weiter aufzubewahren oder zu vernichten ist.

2. Schriftstücke, für die eine längere Aufbewahrung vorgesehen ist, verbleiben in den vorhandenen Aktendeckeln.

3. Die Aussonderung soll möglichst laufend - sonst in Abständen von höchstens einem Jahr - durchgeführt werden.

4. Die Aussonderung ist wegen ihrer Wichtigkeit besonders zuverlässigen und geeigneten Dienstkräften zu übertragen. Diese Dienstkräfte sind dafür verantwortlich, dass Schriftgut, das nicht vernichtet werden darf, von der Vernichtung ausgeschlossen bleibt.

5. Die beabsichtigte Aussonderung des Schriftguts ist durch Aushang an der Gerichtstafel für die Dauer mindestens eines Monats anzukündigen. Zugleich ist das zuständige Landesarchiv unter Angabe des voraussichtlichen Beginns der Arbeiten und der allgemeinen Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts - gegebenenfalls durch Übersendung der nachfolgend beschriebenen Bekanntmachung - zu unterrichten.

Die Bekanntmachung hat zu enthalten:

5.1 die allgemeine Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts,

5.2 die Aufforderung an Personen, die an der längeren Aufbewahrung des Schriftguts ein berechtigtes Interesse zu haben glauben, dies innerhalb eines Monats nach Ablauf der Aushangfrist anzumelden und nachzuweisen,

5.3 den Hinweis, dass Schriftgut, das vom zuständigen Landesarchiv als nicht archivwürdig bewertet wird, vernichtet wird.

6. Über Anträge von Personen, die an der längeren Aufbewahrung ein berechtigtes Interesse geltend machen, entscheidet die Gerichtsleitung. Wird einem solchen Antrag stattgegeben, so ist das betreffende Schriftgut unter Bestimmung einer neuen Aufbewahrungsfrist weiterhin im Gericht zu verwahren. Im Übrigen ist die Aussonderung auszusetzen, wenn aus besonderen Gründen die längere Aufbewahrung einzelner Akten oder Aktenteile angezeigt erscheint.

7. Die Übergabe des Schriftguts an das zuständige Landesarchiv oder die Vernichtung der Akten und Urkunden ist in den Registern oder Verzeichnissen zu vermerken.

IV.
Anbietung und Ablieferung

1. Um die Auswahl archivwürdigen Schriftguts durch das zuständige Landesarchiv zu unterstützen, ist auf den Aktenumschlägen der Vermerk “Landesarchiv“ durch die mit der Sache befassten Kammer- oder Senatsvorsitzenden in auffälliger Weise spätestens zusammen mit der Weglegungsverfügung anzubringen. Der gleiche Vermerk ist in die Weglegungsverfügung und in das Aktenregister aufzunehmen. Das so bezeichnete Schriftgut ist laufend in ein Verzeichnis aufzunehmen und besonders aufzubewahren. Das Verzeichnis wird durch die Geschäftsleitung, die Leitung der Geschäftsstelle für weggelegte Akten oder sonst von der Gerichtsleitung bestimmte Dienstkräfte geführt. Dem zuständigen Landesarchiv ist bei Beginn der Aussonderung eine Abschrift dieses Verzeichnisses zu übersenden.

2. Als archivwürdig sind insbesondere anzusehen:

2.1 alle Akten über Verfahren, in denen ein Urteil des Bundessozialgerichts ergangen ist;

2.2 Schriftgut, das rechtlich, historisch oder in sonstiger Weise wertvoll erscheint. Dazu zählen insbesondere

• Akten, deren Inhalt Aufschluss über die Entwicklung eines einzelnen Sozialversicherungszweiges oder der Kriegsopferversorgung gibt,
• Akten, deren Inhalt für die Erkenntnis sozialgeschichtlicher - insbesondere auch zeittypischer - Entwicklungen besonders geeignet ist,
• Akten, die die sozialpolitische Einstellung von Personen- oder Berufsgruppen in besonderem Maße wiedergeben,
• Akten, die über das Verhältnis der Vereinigungen mit sozialpolitischer Zielsetzung zur Sozialgerichtsbarkeit Aufschluss geben,
• Akten, die über die Entwicklung der Sozialgerichtsbarkeit Aufschluss geben,
• Akten, die medizinische Sachverständigengutachten enthalten, die für einen Sozialversicherungszweig oder die Kriegsopferversorgung besonders bedeutsam waren,
• Akten über Verfahren, an denen Persönlichkeiten des öffentlichen oder kulturellen Lebens als Kläger, Zeugen oder Sachverständige beteiligt waren, die wegen ihres Inhalts von besonderer politischer Bedeutung waren oder allgemeines Aufsehen erregt haben,
• Akten über Verfahren, die in besonderem Maße über die Rechtsbeziehungen des früheren Deutschen Reiches, des Bundes, der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik, der früheren und jetzigen Länder, Gemeinden, der öffentlich-rechtlichen Körperschaften, der Kirchen, Religionsgemeinschaften usw. Aufschluss geben,
• General- und Sammelakten, die aus besonderen Gründen bewahrenswert erscheinen, zum Beispiel wenn sie Grundstücks- und Bauangelegenheiten betreffen, die Unterlagen über historische oder sonst bedeutende Gebäude und die künstlerische Ausgestaltung von Gebäuden enthalten;

2.3 Schriftgut, dessen ursprüngliche Aufbewahrungsfrist verlängert wurde;

2.4 Akten, um deren Kennzeichnung das zuständige Landesarchiv gebeten hat.

3. Auf Verlangen ist dem zuständigen Landesarchiv das angebotene Schriftgut zur Bewertung vorzulegen. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Archivwürdigkeit des Schriftguts ist die Ansicht des Landesarchivs maßgeblich.

4. Gelten für Akten und Aktenteile verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die vollständigen Akten nach Ablauf der kürzesten Aufbewahrungsfrist an das zuständige Landesarchiv abzuliefern. In dem an das Archiv zu übersendenden Verzeichnis ist gegebenenfalls auf die auch von dem Archiv zu beachtende längere Aufbewahrungsfrist (z. B. für Urteile) hinzuweisen.

5. Abgeliefertes Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird von dem zuständigen Archiv gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen aufbewahrt und kann von den Gerichten bei Bedarf jederzeit angefordert werden.

6. Die besonderen Bestimmungen über die Abgabe von Personalakten an das zuständige Landesarchiv bleiben unberührt.

V.
Vernichtung

Auf Grund der unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Vorgaben besteht die Notwendigkeit, die Aktenvernichtung den jeweiligen Gegebenheiten der beiden Länder entsprechend zu regeln.

Land Berlin

1. Das nicht dauernd aufzubewahrende Schriftgut ist, soweit nicht die Ablieferung an das zuständige Archiv in Betracht kommt, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.

2. Bei der Vernichtung des ausgesonderten und nicht an das Archiv abgegebenen Schriftguts ist Folgendes zu beachten:

2.1 Das zu vernichtende Schriftgut ist bis zur Vernichtung (Unkenntlichmachung) gegen die Einsichtnahme durch Unbefugte zu schützen.

2.2 Das Schriftgut ist entsprechend den geltenden Datenschutzbestimmungen so zu vernichten, dass eine Rekonstruktion der darin wiedergegebenen Informationen nicht möglich ist.

2.3 Die Vernichtung erfolgt durch die jeweilige Dienststelle selbst oder - soweit dies nicht möglich ist - im Wege der Fremdverwertung durch zuverlässige Unternehmen. Dabei sind die Grundsätze der sparsamen Haushaltsführung sowie die Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch (insbesondere die Bestimmungen der Datenschutzgesetze) zu beachten. Über § 3 Abs. 4 des Berliner Datenschutzgesetzes hinaus sind die Verträge und das angewendete Verfahren mit dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abzustimmen. Der Auftragnehmer beziehungsweise die Auftragnehmerin ist vertraglich zur Einhaltung der Anforderungen der Sicherheitsstufe 3 der DIN-Norm 32757 zu verpflichten. Der gegebenenfalls notwendige Transport noch nicht vernichteten Datenmaterials hat in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen (z. B. in verschlossenen Containern) zu erfolgen. Es ist sicherzustellen, dass der Abnehmer beziehungsweise die Abnehmerin oder andere Unbefugte keine Einsicht in das Schriftgut erhalten und dass die Vernichtung unmittelbar nach dem Transport stattfindet. Eine Zwischenlagerung ist unzulässig. Das Verwertungsunternehmen hat über die Vernichtung ein Protokoll anzufertigen.

Land Brandenburg

1. Das zu vernichtende Schriftgut ist unter Einsatz von behördeneigenen Aktenvernichtungsanlagen durch Justizbedienstete zu vernichten (unkenntlich zu machen). Der Einsatz justizfremder Personen bei der Vernichtung ist zu überwachen. Kann eine Eigenvernichtung nicht bei der Justizbehörde selbst durchgeführt werden, so kommt zunächst eine Vernichtung unter Inanspruchnahme der Aktenvernichtungsanlage einer benachbarten Justizbehörde in Betracht. Der Transport der Akten ist durch Justizbedienstete zu überwachen.

2. Sofern eine justizinterne Vernichtung durch behördeneigene Anlagen nicht möglich oder nicht wirtschaftlich ist, kann das ausgesonderte Schriftgut auch im Wege der Fremdverwertung vernichtet werden. Die Justizbehörde bleibt auch dann für das Schriftgut bis zu dessen Vernichtung verantwortlich. Vom Zeitpunkt des Verladens bis zur Vernichtung hat ein Justizbediensteter anwesend zu sein und den Vernichtungsvorgang zu überwachen. Der ständigen und unmittelbaren Überwachung steht es gleich, wenn die Abgabe des zu vernichtenden Schriftguts im Wege der externen Auftragsvergabe an Firmen erfolgt, die als zuverlässig bekannt sind. Hiervon ist auszugehen, wenn es sich um eine für die Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 32757 - 1 zertifizierte Firma handelt.

Bei der Auswahl und Beauftragung von Fremdfirmen sind die Grundsätze zur sparsamen Haushaltsführung sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Der Auftragnehmer ist vertraglich zu verpflichten, das Schriftgut in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen zu transportieren und unmittelbar nach dem Transport nach den Anforderungen der DIN-Norm 32757 (mindestens Sicherheitsstufe 3) zu vernichten. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass weder Mitarbeiter noch Unbefugte Einsicht in das Schriftgut erhalten und die mit dem Transport und der Vernichtung beschäftigten Mitarbeiter der Firma nach § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Unterauftragsverhältnisse sind vertraglich auszuschließen. Der Auftragnehmer hat eine schriftliche Bestätigung über die Vernichtung des Schriftguts abzugeben.

3. Das in behördeneigenen Anlagen vernichtete Schriftgut ist bestmöglich zu verkaufen. Auch das zur Vernichtung an Dritte abzugebende Schriftgut ist unter Beachtung der Grundsätze sparsamer Haushaltsführung bestmöglich zu verwerten. Vor Vertragsabschluss sind die Angebote mehrerer Verwertungsfirmen einzuholen. Soweit ein Verkauf nicht möglich ist, kann das unkenntlich gemachte beziehungsweise das zu vernichtende Schriftgut unentgeltlich, soweit sich auch das nicht ermöglichen lässt, gegen Erstattung der Kosten des Abholens abgegeben werden. Die maßgeblichen Gründe für eine unentgeltliche Abgabe beziehungsweise für die Erstattung der Kosten des Abholens sind aktenkundig zu machen.

VI.
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2007 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2011 außer Kraft. Die Allgemeine Verfügung der Ministerin für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Frauen des Landes Brandenburg vom 15. September 1995 (ABl. S. 890) tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2006 außer Kraft.

Potsdam, den 4. Januar 2007

Die Ministerin der Justiz

Beate Blechinger

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¹ Die Senatsverwaltung für Justiz des Landes Berlin erlässt mit dieser Allgemeinen Verfügung übereinstimmende Verwaltungsvorschriften für das Sozialgericht des Landes Berlin, die mit Wirkung vom 1. Januar 2007 in Kraft treten.

Soweit diese Allgemeine Verfügung auch besondere Regelungen für das Sozialgericht des Landes Berlin enthält, tragen diese nur nachrichtlichen Charakter.