Brandenburgisches Vorschriftensystem

I. Allgemeines

1. Die in der Allgemeinen Verfügung in männlicher Form verwendeten Amts-, Funktions-, Status- und sonstigen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer.
2. Über Notare, Notarassessoren, Rechtsanwälte, Anwälte aus anderen Staaten sowie Rechtsbeistände sind Personalakten zu führen.
3. Personalakten sind zu führen:
   1. bei dem MdJE
      über Notare und Notarassessoren,
   2. bei dem Brandenburgischen Oberlandesgericht
      über Notare, Notarassessoren, Rechtsanwälte, Anwälte aus anderen Staaten und Kammerrechtsbeistände des gesamten OLG-Bezirkes,
   3. bei dem Landgericht
      über Notare, Rechtsanwälte (außer den nur beim OLG zugelassenen Anwälten), Anwälte aus anderen Staaten und Kammerrechtsbeistände des Landgerichtsbezirks,
   4. bei dem Landgericht oder dem Präsidialamtsgericht
      über sonstige (nicht kammerangehörige) Rechtsbeistände des Landgerichtsbezirks.

   Sofern bei mehreren Dienststellen Personalakten über einen Berufsangehörigen zu führen sind, werden diese bei den jeweils nachgeordneten Stellen als Nebenakten geführt.

4. Die Personalakten sind wegen ihres vertraulichen Charakters vor unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen. Sie dürfen nur den mit der Bearbeitung von Personalsachen betrauten Bediensteten zugänglich sein.
5. Die Angehörigen der rechtsberatenden Berufe haben ein Recht auf Einsicht in die sie betreffenden vollständigen Personalakten. Einem Bevollmächtigten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend. Die Akteneinsicht darf nicht aktenkundig gemacht werden.
6. Die personalaktenführende Behörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt wird. Soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, können Auszüge oder Ablichtungen gefertigt werden.
7. Die Einordnung der Vorgänge in die Personalakten erfolgt in der Reihenfolge ihres Eingangs. Jedes Blatt der Personalakten ist durch eine fortlaufende Zahl zu kennzeichnen.

II. Personalbogen

1. Den Personalakten ist ein Personalbogen mit den Angaben zu Namen, Vornamen, Geburtsdatum, Geburtsort, Privatanschrift und Kanzlei- bzw. Dienstanschrift entsprechend anliegendem Muster vorzuheften. Auf dem Personalbogen ist ein Lichtbild mit eigenhändiger Unterschrift und Angabe des Jahres der Aufnahme zu befestigen. Zum Personalbogen ist ein Beiblatt zu führen, auf dem dienstaufsichtsrechtliche Maßnahmen sowie Beihefte oder sonstige Vorgänge zu vermerken sind, die einer Tilgungsfrist unterliegen.
2. Angehörige rechtsberatender Berufe haben Veränderungen in ihren persönlichen Verhältnissen, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, alsbald dem Präsidenten des Land-(Amts-)gerichts anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. Rechtsanwälte, die bei dem Oberlandesgericht zugelassen sind, zeigen Veränderungen dem Präsidenten des Oberlandesgerichts an. Anzuzeigen sind insbesondere
   • Änderungen des Vor- und Zunamens,
   • Erwerb eines akademischen Grades,
   • Änderungen der Wohn- oder Kanzleianschrift.

   Alle derartigen Veränderungen sind unverzüglich in den Personalbogen einzutragen.

3. Bei Eintragungen im Personalbogen ist auf die entsprechende Stelle in den Personalakten - gegebenenfalls der Beihefte - durch Angabe der Blattzahl zu verweisen.
4. Jede Eintragung im Personalbogen ist laufend der übergeordneten Justizbehörde, die Personalakten führt, zwecks Berichtigung oder Ergänzung des dort geführten Personalbogens - gegebenenfalls unter Beifügung von beglaubigten Abschriften der Unterlagen - auf dem Dienstweg mitzuteilen, soweit nicht über den der Eintragung zugrunde liegenden Anlass förmlich berichtet wird.

III. Beihefte

1. Häufiger wiederkehrende Vorgänge gleicher Art sind zu Beiheften zu nehmen. Beihefte sind insbesondere zu führen über
   • Personal- und Befähigungsnachweise sowie sonstige Beurteilungen von Notarassessoren (Zeugnisheft),
   • Disziplinar-, berufsgerichtliche und aufsichtsrechtliche Maßnahmen (Disziplinarheft); verschiedene Angelegenheiten mit gleicher Tilgungsfrist können in einem Beiheft zusammengefasst werden,
   • gerichtliche Verfahren aus dem Berufsverhältnis (Prozessheft),
   • Mitteilungen nach der Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen bzw. nach der Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen.
2. Weitere Beihefte können angelegt werden, sofern hierzu ein Bedürfnis besteht.
3. Die Beihefte sind Bestandteil der Personalakten; ihre Anlegung ist auf dem Aktendeckel und dem Personalbogen zu vermerken. Beihefte, die nach Ablauf von Tilgungsfristen aus der Akte zu entfernen sind, sind nur auf dem Beiblatt zum Personalbogen zu vermerken; ein Vermerk auf dem Aktendeckel ist nicht anzubringen.
4. Das Zeugnisheft ist vor dem Personalbogen in die Personalakten einzuheften. Die übrigen Beihefte sind lose in den Personalakten aufzubewahren und im Falle der Versendung der Personalakten insoweit zurückzuhalten, als ein Interesse der anfordernden Stelle an dem Inhalt des Beiheftes nicht anzunehmen ist.

IV. Tilgung

1. Die Tilgung von Vorgängen und Eintragungen in den Personalakten von Angehörigen rechtsberatender Berufe, die Tilgungsfristen und ihr Beginn richten sich nach den entsprechenden bundesrechtlichen Vorschriften (§ 205 a BRAO, § 110 a BNotO).
2. Bei Rechtsbeiständen, die nicht einer Rechtsanwaltskammer angehören, werden
   • die Androhung des Erlaubniswiderrufs und/oder des Zulassungswiderrufs nach Ablauf von zehn Jahren,
   • Eintragungen über strafgerichtliche Verurteilungen oder über andere Entscheidungen in Verfahren wegen Straftaten, Ordnungswidrigkeiten oder der Verletzung von Berufspflichten, die nicht zu aufsichtsrechtlichen Maßnahmen geführt haben, Missbilligungen sowie Rügen nach Ablauf von fünf Jahren

   von Amts wegen getilgt.

   Die Tilgungsfristen enden nicht, solange ein Strafverfahren oder ein aufsichtsrechtliches Verfahren schwebt oder eine andere aufsichtsrechtliche Maßnahme berücksichtigt werden darf.

3. Über die Aufnahme von Mitteilungen im Rahmen des § 36 a Abs. 3 BRAO oder des § 64 a Abs. 3 BNotO, insbesondere Mitteilungen nach der Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen bzw. der Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen sowie Beschwerden und Behauptungen, auf die die gesetzlichen Tilgungsvorschriften keine Anwendung finden, in die Personalakten, ist der Berufsangehörige zu unterrichten. Sie sind auf Antrag nach fünf Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Die Frist endet nicht, solange eine weitere Mitteilung berücksichtigt werden darf. Zeiten, in denen der rechtsberatende Beruf nicht ausgeübt werden darf, werden bei der Fristberechnung nicht berücksichtigt.
4. Nach Tilgung einer aufsichtsrechtlichen Maßnahme, Missbilligung, Rüge u. a. (Nr. 1 und 2) sind die der Tilgung unterliegenden Vorgänge unverzüglich aus den Akten zu entfernen und zu vernichten. Das Beiblatt zu den Personalakten ist durch ein berichtigtes zu ersetzen. Das alte Beiblatt ist zu vernichten.
5. Die Tilgung obliegt dem Präsidenten des Land-(Amts-)gerichts. Bei Rechtsanwälten, die bei dem Oberlandesgericht zugelassen sind, ordnet der Präsident des Oberlandesgerichts die Tilgung an. Die Justizbehörde, die die Tilgung anordnet, unterrichtet die Stellen, von denen die zu tilgende Maßnahme mitgeteilt worden ist. Diese veranlassen die Tilgung in den bei ihnen geführten Personalakten. Hat eine höhere Justizbehörde die zu tilgende Maßnahme erlassen oder waren gegen Notare und Notarassessoren förmliche Disziplinarverfahren eingeleitet, obliegt die Tilgung dem Präsidenten des Oberlandesgerichts.
   
   Ist der Amtssitz eines Notars verlegt (§ 10 BNotO) oder ein Rechtsanwalt anderweitig zugelassen worden (§ 33 BRAO), so führt die nunmehr zuständige Justizbehörde die Tilgung durch.
6.  Die Tilgung unterbleibt
   1. nach dem Ausscheiden aus dem Berufsverhältnis,
   2. für die Dauer eines zur Beendigung des Berufsverhältnisses eingeleiteten Verfahrens.
7. Bei Berufsangehörigen, deren Personalakten bisher nicht auf tilgungsreife Vorgänge überprüft worden sind, wird das Erforderliche bei der nächsten Aktenvorlage veranlasst.

V. In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

1. Die Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2005 außer Kraft.
2. Mit dem In-Kraft-Treten dieser Verwaltungsvorschrift tritt die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz und für Bundes- und Europaangelegenheiten vom 12. Januar 1995 (JMBl. S. 31) über die Führung der Personalakten über Angehörige rechtsberatender Berufe außer Kraft.

Potsdam, den 5. April 2000

Der Minister der Justiz und für Europaangelegenheiten
In Vertretung

Gustav-Adolf Stange

Anlagen