Brandenburgisches Vorschriftensystem

I. Dienstzeit und Sprechstunde

1. Der Mitarbeiter paßt die Zeiten seiner dienstlichen Tätigkeit den Erfordernissen seines Aufgabenbereiches an. Ein Teil der Arbeitszeit ist so zu legen, daß der Mitarbeiter während der bei Behörden üblichen Dienstzeiten in seinem Büro zu erreichen ist. Der Dienstvorgesetzte kann im Bedarfsfall hierzu Anordnungen treffen.
   
   Im übrigen sollen die Mitarbeiter ihre Dienstobliegenheiten auch außerhalb der geltenden Dienstzeit, in den Abendstunden, an Sonn- und Feiertagen und außerhalb des Dienstgebäudes wahrnehmen.
2. Der Mitarbeiter richtet an mindestens zwei Tagen feste Sprechzeiten für die Dauer von mindestens drei Stunden ein. Er soll dabei auch solche Sprechzeiten vorsehen, zu denen berufstätigen "und auswärts wohnenden" Probanden das Erscheinen möglich ist. Einrichtung und spätere Änderung der Sprechzeiten bedürfen der Genehmigung durch den Dienstvorgesetzten.
3. Hat der Mitarbeiter aus zwingendem dienstlichem Anlaß die regelmäßige tägliche Arbeitszeit nicht nur unerheblich überschritten, so kann er an einem der folgenden Werktage einen entsprechenden Zeitausgleich vornehmen, wenn die Dienstgeschäfte es zulassen. Eine tägliche Mindestarbeitszeit an Werktagen von 5 Stunden darf jedoch nicht unter schritten werden. Das Ansammeln von Mehrarbeitsstunden zum Zwecke des Freizeitausgleichs an Arbeitstagen ist unzulässig.

II. Geschäftsgang

1. Dienstregister
   1. Die Mitarbeiter führen für die Aufgabenbereiche Bewährungs- und Gerichtshilfe getrennte Dienstregister nach den Mustern der Anlagen 1 und 2. Sind an einem Dienstsitz mehrere Mitarbeiter der Sozialen Dienste tätig, so sind die Dienstregister mit römischen Kennzahlen zu versehen.
   2. Jedes Dienstregister wird jahrgangsweise geführt. Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Werden mehrere Jahrgänge in einem Band vereinigt, so ist jedem Jahrgang die Jahreszahl voranzustellen.
2. Namensverzeichnis
   Zu dem Dienstregister ist ein alphabetisches Namensverzeichnis in Karteiform zu führen (vgl. Muster Anlage 3 + 4). Für jede Bewährungs- und Führungsaufsichtsbetreuung sowie jeden Gerichtshilfeauftrag wird eine separate Karteikarte angelegt. Nach Ablauf der Bewährungs-/Betreuungszeit wird die betreffende Karteikarte herausgenommen und gesondert verwahrt. In Gerichtshilfesachen werden auf der Rückseite der einmal angelegten Karteikarten alle dieselbe Person betreffenden Aufträge vermerkt.
3. Geschäftskalender
   Fristen und Termine der Gerichte und Staatsanwaltschaften, Aufträge und eigene Geschäftsführung verzeichnet der Mitarbeiter gesondert für jeden Tag in einem Geschäftskalender, für den ein handelsüblicher Terminkalender von der Verwaltung zur Verfügung gestellt wird.
4. Aktenführung
   1. Die Mitarbeiter legen für jeden Betreuungsfall eine Akte in grüner Farbe und für jeden Gerichtshilfeauftrag eine besondere Blattsammlung an. Der Blattsammlung ist ein Vorblatt gem. Anlage 5 vorzuheften. Die Akte und die Blattsammlung ist mit dem Aktenzeichen der betreffenden Sache zu versehen.
      
      In Bewährungshilfesachen wird das Aktenzeichen durch das Registerzeichen "BwH", die Kennzahl des Bewährungshelfers, die laufende Nummer des Dienstregisters und das Jahr der Registereintragung gebildet; in Fällen der Führungsaufsicht lautet das Registerzeichen "BwHFA". Das Aktenzeichen in Gerichtshilfesachen wird durch das Registerzeichen "GerH", die Kennzahl des Gerichtshelfers, die laufende Nummer des Dienstregisters und das Jahr der Registereintragung gebildet.
      
      Auf dem Aktenumschlag ist der Name des Mitarbeiters mit seinem Dienstsitz und der vollständige Name des Betreuten bzw. der Person, für die Gerichtshilfeaufgaben wahrgenommen werden, anzugeben. Außerdem sind auf dem Aktenumschlag unten links das Aktenzeichen und rechts das Jahr der Weglegung sowie der Zeitpunkt der Aussonderung zu vermerken. In Fällen der Führungsaufsicht ist auf dem Aktenumschlag die zuständige Führungsaufsichtsstelle zu bezeichnen (§ 463a Abs. 2 StPO).
   2. Bei Bewährungsaufsichten ist für jede Akte ein Personalbogen anzulegen.
      
      Bei Führungsaufsicht erhält der Bewährungshelfer von der Führungsaufsichtsstelle eine Durchschrift des dort angelegten Personalbogens - Formblatt FA 3a/3b -. Diese Durchschrift ist zu der Akte des Bewährungshelfers zu nehmen.
      
      Damit sich der Bewährungshelfer jederzeit schnell über die Wohnanschrift, den Arbeitsplatz und die Arbeitszeit des Betreuten unterrichten kann, ist neben dem Personalbogen der Wohnungs- und Arbeitsstellennachweis - Formblatt BwH 12 - zu führen.
      
      Der Personalbogen sowie der Wohnungs- und Arbeitsstellennachweis sind den Schriftstücken und Aufzeichnungen vorzuheften; sie sind mit fortlaufenden Blattzahlen in römischen Ziffern zu versehen.
   3. In die Akten der Bewährungshelfer und die Blattsammlungen der Gerichtshelfer sind alle Schriftstücke, Aufzeichnungen und Berichtsanlagen in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs einzuordnen und mit fortlaufenden arabischen Zahlen zu versehen.
      
      In Gerichtshilfesachen sind die dem Bericht an die auftraggebende Stelle beizufügenden Unterlagen in eine Hülle zu nehmen.
   4. Ist die Unterstellung beendet oder der Auftrag erledigt, so ist dies in das jeweilige Dienstregister (Anlage 1 + 2) einzutragen. In Gerichtshilfesachen sind die bei dem Mitarbeiter verbleibenden Unterlagen nach der fortlaufenden Nummer der Aktenzeichen in Ablageordnern abzuheften. Die Ablageordner sind jahrgangsweise nach dem Jahr der Entstehung der abgelegten Vorgänge zu führen und mit einer entsprechenden Aufschrift (Bezeichnung des Jahrgangs) zu versehen.
5. Aufbewahrung von und Einsicht in Schriftgut
   1. Das dienstliche Schriftgut (namentlich Akten, Register, Ablageordner) ist durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugang und unbefugten Gebrauch zu schützen und vertraulich zu behandeln. Einsichtsberechtigt sind neben den Aufsichtsbehörden die in der Sache zuständigen Richter und Staatsanwälte.
   2. Hat der Mitarbeiter gegen die Gewährung von Akteneinsicht Bedenken oder ersuchen andere als die in Absatz (a) genannten Stellen um Akteneinsicht, so entscheidet darüber der Dienstvorgesetzte.
      Die Akteneinsicht anderer als der in Absatz (a) genannten Stellen kann nur im Beisein des sachlich zuständigen Mitarbeiters oder seines Vertreters erfolgen.
   3. Die vorstehenden Absätze gelten für Tonbandaufzeichnungen von Gesprächen mit Probanden sowie für Dateien mit personenbezogenen Daten entsprechend.
   4. Das Schriftgut ist in Gerichtshilfesachen 5 Jahre und in Bewährungshilfesachen 10 Jahre aufzubewahren.
   5. Die Einzelheiten zur Aufbewahrung und Ablieferung des dienstlichen Schriftguts und der Dateien mit personenbezogenen Daten sowie zur Löschung personenbezogener Daten auf Informationsträgern regelt der Dienst vorgesetzte.

III. Geldverwaltung und Kassenbücher

1. Der Mitarbeiter hat fremde Geldbeträge von seinen eigenen getrennt zu verwahren und zu verwalten. Der Bestand an Bargeld ist möglichst niedrig zu halten und unter sicherem Verschluß aufzubewahren.
2. Führung eines Dienstkontos
   1. Der Mitarbeiter ist, soweit er Geld zu verwalten hat, verpflichtet, für den dienstlichen Zahlungsverkehr bei einer öffentlichen Sparkasse oder beim Postgiroamt ein Dienstkonto zu führen. Demgemäß muß der Antrag auf Eröffnung des Kontos ausdrücklich auf die Eröffnung eines "Dienstkontos" gerichtet werden. Der Mitarbeiter hat zugleich Antrag auf Kontogebührenbefreiung zu stellen. Das Konto darf nur für den dienstlichen Zahlungsverkehr des Mitarbeiters benutzt werden. Über das Guthaben auf dem Dienstkonto dürfen nur der Mitarbeiter und, falls dieser verhindert ist, die zuständigen Vertreter, deren Unterschriftsproben beim Geldinstitut oder Postgiroamt hinterlegt sind, verfügen.
   2. Der Mitarbeiter hat seinen dienstlichen Zahlungsverkehr möglichst über sein Dienstkonto zu leiten. Bare Zahlungen sind einzuschränken. Die Kontoauszüge aus dem Dienstkonto sind nach Zeitfolge und Jahrgängen geordnet aufzubewahren.
3. Führung des Kassenbuches
   Der Mitarbeiter trägt zum Nachweis des Eingangs und der Verwendung aller Einnahmen an Geld. das bei der Ausübung seiner dienstlichen Tätigkeit in seinen Besitz gelangt, alle Einnahmen und Ausgaben in ein Kassenbuch, das von der Verwaltung zur Verfügung gestellt wird, ein. Das Kassenbuch ist jeweils für ein Kalenderjahr anzulegen und fortlaufend zu führen. Es muß folgende Spalten enthalten:
   
   Einnahmen:
   Oz, Datum, Einzahler, Verwendungszweck, Betrag, Bemerkungen
   
   Ausgaben:
   Oz, Datum, Empfänger, Grund der Auszahlung, Betrag, Bemerkungen
   
   Der Mitarbeiter hat das Kassenbuch selbst zu führen. Jeweils am Ende eines Kalendemonats ist die Monatssumme der Ein- und Auszahlungen zu bilden. Durch die Gegenüberstellung der Einzahlungen und Auszahlungen wird im Einnahmebuch der Kassensollbestand ermittelt. Diesem Sollbestand ist der Istbestand gegenüberzustellen, wobei Barbestand und Kontostand getrennt dargestellt werden. Der Monatsbeschluß wird vom Mitarbeiter unter Angabe von Ort und Datum unterschrieben.
4. Belege
   Die Einnahmen und Ausgaben sind zu belegen. Die Belege sind mit der OrdnungszahI des Eintrags im Kassenbuch zu versehen und der Nummerfolge nach geordnet aufzubewahren.
5. Aufbewahrungsfrist der Geldunterlagen
   Alle Bücher, Belege. Listen und sonstige aus dem Zahlungsverkehr des Mitarbeiters hervorgegangenen Schriftstücke sind 10 Jahre nach Abschluß der Betreuung aufzubewahren.
6. Prüfung der Geldverwaltung
   1. Die Geldverwaltung der Mitarbeiter ist nach näherer Weisung des zuständigen Präsidenten jährlich einmal zu prüfen. Bei einem Wechsel des Mitarbeiters ist eine außerordentliche Prüfung vorzunehmen.
   2. Der mit der Prüfung Beauftragte hat die Prüfung im Kassenbuch zu bescheinigen und die geprüften Belege mit seinem Namenszeichen und Tag der Prüfung zu versehen.
   3. Über jede Prüfung ist eine Niederschrift anzufertigen, die dem zuständigen Präsidenten vorzulegen ist. Die Niederschriften sind mit den Vorgängen über die Erledigung eventueller Beanstandungen zu besonderen Akten zu nehmen. Unregelmäßigkeiten sind unverzüglich dem Präsidenten anzuzeigen.
7. Verwaltung von Geldern der Probanden
   1. Die Verwaltung von Geldern der Probanden darf der Mitarbeiter nur übernehmen,
      1. wenn ihm nach § 51 Abs. 2 Satz 2, § 75 Abs. 2 Satz 2a und § 116 Abs. 4 StVollzG von der JVA Überbrückungsgeld oder Überbrückungsbeihilfe überwiesen wird,
      2. aufgrund einer richterlichen Anordnung,
      3. auf Wunsch des Probanden mit dessen schriftlicher Zustimmung.
      4. bei Zuwendungen von Privatpersonen oder privaten Trägern der Straffälligenhilfe für bestimmte Personen mit schriftlicher Zustimmung des Zuwendungsgebers.
   2. Über die Geldverwaltung führt der Mitarbeiter ein Nachweisbuch. das von der Verwaltung zur Verfügung gestellt wird. Belege und Nachweise sind zu den Akten des Probanden zu nehmen.
   3. Bei Abschluß einer Geldverwaltung läßt sich der Mitarbeiter clurcl1 den Probanden eine schriftliche Entlastung über die von ihm erstellte Schlußrechnung erteilen.
      
      Auf Anforderung sind Zahlungsaufstellungen und Zahlungsbelege dem Probanden oder dessen gesetzlichen Vertreter gegen formlose Quittung zu überlassen. Die Quittung ist zu den Akten zu nehmen.

IV. Bewährungshilfestatistik

1. Kennzahl der Erhebungseinheiten
   1. Die Bezirksgerichte erhalten zur Durchführung der statistischen Erhebungen die folgenden Kennzahlen:
      
      Cottbus                  10
      Frankfurt (Oder)       20
      Potsdam                 30
   2. Der Präsident des Bezirksgerichtes bestimmt für die einzelnen Dienstsitze der Sozialen Dienste der Justiz und jeden dort tätigen Mitarbeiter eine Kennzahl.
      
      Die Kennzahl für die einzelnen Dienstsitze werden beginnend mit 01 und die Kennzahl für die einzelnen Mitarbeiter/Bewährungshelfer beginnend mit 001 fortlaufend zugeteilt. Künftig neu eingestellte Mitarbeiter erhalten die nächstfolgende Kennzahl. Bei Wechsel des Dienstsitzes wird eine auf den neuen Dienstsitz bezogene Kennzahl zugeteilt.
      
      Durch Auflösen des Dienstsitzes. durch Ausscheiden aus dem Dienst oder Wechsel der Dienststelle freiwerdende Kennzahlen werden erst nach Ablauf von 7 Jahren neu vergeben.
   3. Bezeichnung und Kennzahl des Dienstsitzes, Namen und Kennzahl des Mitarbeiters sowie ihre Änderung teilt der Präsident des Bezirksgerichts unverzüglich dem Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik des Landes Brandenburg mit.
2. Anlegen von Zählkartensätzen
   1. Für jedes Verfahren, in dem Bewährungsaufsicht angeordnet ist (Unterstellung), legt der Bewährungshelfer bei Bildung der Akten einen Zählkartensatz an, und zwar bei Verurteilungen nach allgemeinem Strafrecht mit dem gelben Vordrucksatz Bwl-I 13b, bei Verurteilungen nach dem Jugendstrafrecht mit dem grünen Vordrucksatz Bwl-I 13a.
   2. Bei
      1. Beginn einer Bewährungsaufsicht,
      2. Übernahme einer Bewährungsaufsicht von einem anderen Bewährungshelfer oder
      3. Wechsel der Dienststelle durch den Bewährungshelfer ohne Abgabe der Bewährungsaufsicht

      wird die Zugangs-Zählkarte ausgefüllt. Im Durchschreibeverfahren werden zugleich alle in der Zugangs-Zählkarte geforderten Eintragungen (Fragen 1 - 14;) auf den Personalbogen und die Abgangs-Zählkarte übertragen.

   3. Bei
      1. Beendigung einer Unterstellung unter die Bewährungsaufsicht,
      2. Abgabe der Bewährungsaufsicht an einen anderen Bewährungshelfer oder
      3. Wechsel des Dienstsitzes durch den Bewährungshelfer ohne Abgabe der Bewährungsaufsicht

      werden die Abgangs-Zählkarte und der Personalbogen zu den Fragen 15 und 16 abschließend ausgefüllt.

   4. Die für die Ausfüllung maßgeblichen Gesichtspunkte sind in der Ausfüllanleitung, die auf der Rückseile jeder Abgangs-Zählkarte aufgedruckt. ist, zusammengestellt.
3. Übersendung der Zugangs-Zählkarte
   1. Der Bewährungshelfer übersendet die von ihm vollständig ausgefüllten Zugangs-Zählkarten für die im abgelaufenen Kalendermonat angefallenen Unterstellungen bis zum 05. des folgenden Monats gesammelt an den Präsidenten des Bezirksgerichts. Der Personalbogen und die Abgangs­Zählkarte verbleiben bei den Akten.
   2. Nach der Übersendung der Zugangs-Zählkarte darf eine unrichtige Eintragung hinsichtlich der Ordnungsangaben (Nummer 1 bis 4 der Zählkarten) oder des Geburtsdatums des Verurteilten nur dadurch bereinigt werden, daß der Fall als Abgabe und - gegebenenfalls - als Neuzugang behandelt wird.
4. Übersendung der Abgangs-Zählkarten
   Bei der Beendigung der Bewährungsaufsicht oder bei einer Abgabe an einen anderen Bewährungshelfer ergänzt der Bewährungshelfer den Personalbogen und die Abgangs­ Zählkarte. Die vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Abgangs-Zählkarten für die im abgelaufenen Kalendermonat abgeschlossenen Unterstellungen übersendet der Bewährungshelfer bis zum 05. des folgenden Monats gesammelt an den Präsidenten des Bezirksgerichts.
5. Das Datum der Übersendung der Zugangs- und Abgangs­-Zählkarte vermerkt der Bewährungshelfer auf Blatt 2 des Personalbogens.
6. Weiterleitung der Zählkarten
   Der Präsident des Bezirksgerichts übersendet die Zählkarten aller Bewährungshelfer seines Geschäftsbereiches bis zum 15. des jeweils folgenden Monats an das Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik.

V. Geschäftskontrolle

1. Die Geschäftsführung der Mitarbeiter der Sozialen Dienste ist mindestens einmal im Jahr durch den Dienstvorgesetzten oder durch einen von ihm beauftragten Richter zu prüfen. Auf Wunsch des zu Prüfenden ist ein Mitarbeiter der Sozialen Dienste zu beteiligen. In jedem Fall kann an der Prüfung ein Mitarbeiter der Sozialen Dienste beteiligt werden. Die Prüfung soll sich auf die gesamte Geschäftsführung des Mitarbeiters der Sozialen Dienste erstrecken. Insbesondere sind zu prüfen:
   1. die Register-, Aktenführung u. a. dienstliche Unterlagen.
   2. die sachgerechte und pünktliche Erledigung der Geschäfte.
   3. das Vorhandensein, die Vollständigkeit und die Unversehrtheit der laufenden und der weggelegten Akten,
   4. die Eingänge und die hinausgehenden Schriftstücke,
   5. die sorgfältige Ausfüllung, Aufbewahrung und Ablieferung der Zählkarten,
   6. die Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und Verwaltungsvorschriften.
2. Über die Prüfung ist eine kurze Niederschrift zu fertigen und dem Mitarbeiter zur Kenntnis zu bringen. Die Prüfungsniederschrift wird - ggf. nach Abstellung der gerügten Mängel - zu besonderen Sammelakten des Dienstvorgesetzten genommen. Eine weitere Niederschrift der Prüfung und ein Abdruck des Prüfungsbescheides des Dienstvorgesetzten an dem Mitarbeiter sind dem Ministerium der Justiz vorzulegen. Über die Durchführung außerordentlicher Dienstprüfungen entscheidet der Dienstvorgesetzte.

Die Allgemeine Verfügung tritt am 7. Juli 1992 in Kraft.

Der Minister der Justiz

Dr. Bräutigam

Anlagen