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Geschäftsordnung für die Polizeibehörden und -einrichtungen des Landes Brandenburg

Inhaltsverzeichnis

Teil A  Allgemeines

§ 1 Zweck
§ 2 Führungsgrundsätze
§ 3 Dienstbesprechungen
§ 4 Zusammenarbeit

Teil B  Gliederung und Geschäftsverteilung

§ 5 Gliederung
§ 6 Behördenleiter oder Einrichtungsleiter
§ 7 Abteilungsleiter
§ 8 Dezernatsleiter
§ 9 Leiter weiterer Organisationseinheiten
§ 10 Dezernenten, Sachbearbeiter, Mitarbeiter
§ 11 Geschäftsverteilung

Teil C Geschäftsablauf

§ 12 Dienstweg
§ 13 Dienstsiegel
§ 14 Registratur
§ 15 Poststelle
§ 16 Sicht- und Arbeitsvermerke
§ 17 Beteiligung
§ 18 Rücksprachen
§ 19 Aktenvermerke
§ 20 Zwischennachricht, Abgabenachricht
§ 21 Ausdruck und Sprache
§ 22 Verwendung von Abkürzungen, Anführen von Rechtsquellen
§ 23 Verantwortung bei Ab- und Unterzeichnung
§ 24 Zeichnungsbefugnis
§ 25 Zeichnungsformen
§ 26 Förmliche Bearbeitung der Vorgänge
§ 27 Äußere Form der Schriftstücke
§ 28 Urschriftliche Erledigung
§ 29 Dienstreisen und Dienstgänge
§ 30 Urlaub, Arbeits- und Dienstbefreiung
§ 31 Erkrankung, Dienst- und Arbeitsunfall
§ 32 Teilnahme an Veranstaltungen
§ 33 Verkehr mit Presse, Rundfunk, Fernsehen, Film
§ 34 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Teil A
Allgemeines

§ 1
Zweck

(1) Die Geschäftsordnung regelt zusammen mit dem Geschäftsverteilungsplan, den ergänzenden Ordnungen und den Dienstanweisungen für alle Polizeibehörden und -einrichtungen des Landes Brandenburg den Aufbau, die Zusammenarbeit in der Behörde oder Einrichtung, den Geschäftsablauf, die innere Ordnung sowie den Dienstverkehr nach außen.

(2) Der Behörden- oder Einrichtungsleiter kann unter Berücksichtigung örtlicher Besonderheiten ergänzende Ordnungen und Dienstanweisungen zur Geschäftsordnung verfügen.

(3) Die in dieser Geschäftsordnung verwendeten Funktions-, Status- und anderen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer; sie werden in weiblicher oder männlicher Form geführt.

§ 2
Führungsgrundsätze

(1) Führung soll bestmögliche Aufgabenerfüllung sichern und die Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten fördern.

(2) Hierzu sind

1. Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung soweit wie möglich zu delegieren,
2. Beschäftigte an der Bestimmung von Zielen und der Vorbereitung von Entscheidungen zu beteiligen und
3. alle für die Aufgabenerfüllung und das Hintergrundwissen wesentlichen Informationen zugänglich zu machen.

(3) Einzelheiten zu den Führungsgrundsätzen werden durch Erlaß geregelt.

§ 3
Dienstbesprechungen

Alle Vorgesetzten führen regelmäßig Dienstbesprechungen durch.

§ 4
Zusammenarbeit

Alle Beschäftigten arbeiten im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben und Verantwortung vertrauensvoll, partnerschaftlich und gewissenhaft zusammen.

Teil B
Gliederung und Geschäftsverteilung

§ 5
Gliederung

Die Behörden und Einrichtungen gliedern sich auf der Grundlage des Geschäftsverteilungsplanes und den ergänzenden Ordnungen.

§ 6
Behördenleiter oder Einrichtungsleiter

(1) Der Behörden- oder Einrichtungsleiter ist Dienstvorgesetzter aller Beschäftigten.

(2) Der Behörden- oder Einrichtungsleiter ist für die reibungslose Zusammenarbeit in der Behörde oder Einrichtung verantwortlich und achtet insbesondere auf eine einheitliche Aufgabenwahrnehmung.

(3) Der Behörden- oder Einrichtungsleiter bestimmt seinen Abwesenheitsvertreter.

§ 7
Abteilungsleiter

(1) Die Abteilungsleiter sind für die ordnungsgemäße Führung der Dienstgeschäfte und die innere Ordnung ihrer Abteilung sowie die reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen  verantwortlich.

(2) Die Abteilungsleiter haben den Behörden- oder Einrichtungsleiter, die anderen Abteilungsleiter, ihre Dezernatsleiter und Leiter ihnen weiterhin zugeordneter Organisationseinheiten über die wesentlichen Geschäftsvorgänge ihrer Abteilung zu informieren.

(3) Die Vertretung der Abteilungsleiter regelt der unmittelbare Vorgesetzte.

§ 8
Dezernatsleiter

(1) Für jedes Dezernat ist ein Leiter zu bestellen.

(2) Die Dezernatsleiter sind für die ordnungsgemäße Führung der Dienstgeschäfte und  die innere Ordnung ihres Dezernates sowie die reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Dezernaten verantwortlich.

(3) Die Dezernatsleiter haben ihren Abteilungsleiter, auf Verlangen ihren Behörden- oder Einrichtungsleiter, über die wesentlichen Geschäftsvorgänge ihres Dezernates zu informieren.

(4) Die Vertretung der Dezernatsleiter regelt der unmittelbare Vorgesetzte.

§ 9
Leiter weiterer Organisationseinheiten

(1) Für jede weitere Organisationseinheit ist ein Leiter zu bestellen.

(2) Diese Leiter sind für die ordnungsgemäße Führung der Dienstgeschäfte und für die innere Ordnung ihrer Organisationseinheit sowie die reibungslose Zusammenarbeit verantwortlich.

(3) Diese Leiter haben ihren unmittelbaren Vorgesetzten über die wesentlichen Geschäftsvorgänge ihres Verantwortungsbereiches zu informieren.

(4) Die Vertretung  regelt der  unmittelbare Vorgesetzte.

§ 10
Dezernenten, Sachbearbeiter, Mitarbeiter

(1) Dezernenten und Sachbearbeiter sind Beschäftigte, denen der Geschäftsverteilungsplan Teilaufgaben zur selbständigen Bearbeitung zuweist. Dezernenten sind grundsätzlich Beschäftigte des höheren Dienstes.

(2) Mitarbeiter sind Beschäftigte, die Aufgaben nach Weisung wahrnehmen.

(3) Die Vertretung regelt der unmittelbare Vorgesetzte.

§ 11
Geschäftsverteilung

Der Behörden- oder Einrichtungsleiter regelt die Geschäftsverteilung. Bei den Behörden erfolgt dies im Rahmen des Mustergeschäftsverteilungsplanes.

Teil C
Geschäftsablauf

§ 12
Dienstweg

(1) Im Dienstverkehr sind vorgegebene Dienstwege einzuhalten. Soweit davon wegen besonderer Dringlichkeit der Aufgabenerfüllung abgewichen werden muß, ist der jeweilige Vorgesetzte davon nachträglich zu unterrichten.

(2) In persönlichen Angelegenheiten können sich die Beschäftigten unmittelbar an den Behörden- oder Einrichtungsleiter wenden.

§ 13
Dienstsiegel

(1) Der Behörden- oder Einrichtungsleiter bestimmt, welche Beschäftigten ein Dienstsiegel führen dürfen.

(2) Einzelheiten zur Führung von Dienstsiegeln werden durch Erlaß geregelt.

§ 14
Registratur

(1) Die Verwaltung (Sammlung, Ordnung und Aufbewahrung) des Schriftgutes richtet sich nach der Aktenordnung und dem Aktenplan sowie der Verschlußsachenanweisung.

(2) Zum Nachweis von Ermittlungsvorgängen wird ein zentrales schriftliches oder elektronisches Tagebuch geführt.

§ 15
Poststelle

Eingänge werden von der Poststelle oder der Fernschreibstelle entgegengenommen. Sie leiten wichtige Eingänge, insbesondere von obersten Landesbehörden, Schreiben von Parlamentsabgeordneten und Beschwerden, unmittelbar dem Behörden- oder Einrichtungsleiter zu. Die übrigen Eingänge werden auf die nach dem Geschäftsverteilungsplan zuständige Abteilung oder die dem Behörden- oder Einrichtungsleiter unmittelbar unterstellte Organisationseinheit ausgezeichnet. Das Nähere zu Posteingang/-ausgang ist durch eine Dienstanweisung zu regeln.

§ 16
Sicht- und Arbeitsvermerke

(1) Für Vermerke im Geschäftsablauf benutzen

der Behörden- oder Einrichtungsleiter	den Grünstift,
die Abteilungsleiter	den Rotstift und
die Dezernatsleiter oder Schutzbereichsleiter	den Braunstift.

Der jeweilige Vertreter benutzt bei Wahrnehmung des Vertretungsgeschäftes den gleichen Farbstift wie der Vertretene.

(2) Es bedeuten:

Strich mit Farbstift

oder Namenszeichen: = Kenntnis genommen (Sichtvermerk)

+ = Vorbehalt der Unterzeichnung

KvA = Kenntnisnahme vor Abgang

KnA = Kenntnisnahme nach Abgang

bR = bitte Rücksprache

fR = fernmündliche Rücksprache

Eilt = bevorzugt bearbeiten

Sofort = vor allen anderen Sachen bearbeiten

(3) Weitere Vermerke für den Geschäftsablauf kann jede Behörde oder Einrichtung nach Bedarf festlegen.

§ 17
Beteiligung

(1) In Angelegenheiten, die mehrere Organisationseinheiten berühren, ist die federführende Stelle für die Beteiligung verantwortlich.

(2) Federführend ist die Organisationseinheit, die nach dem Inhalt der Angelegenheit aufgrund des Geschäftsverteilungsplans bei verständiger Würdigung überwiegend zuständig ist. Zweifel über die Zuständigkeit sind unverzüglich zu klären. Sie dürfen nicht zu einer Verzögerung in der Bearbeitung führen. Bis zur Klärung bleibt die mit der Angelegenheit zuerst befaßte Stelle zuständig. In Zweifelsfällen entscheidet innerhalb der Abteilung der Abteilungsleiter; werden mehrere Abteilungen berührt und können die Abteilungsleiter sich nicht einigen, entscheidet der Behörden- oder Einrichtungsleiter. Für andere Organisationseinheiten gilt dies entsprechend.

(3) Die Beteiligung geschieht in der Regel durch Mitzeichnung. Der Federführende soll die Angelegenheit frühzeitig mit den zu Beteiligenden erörtern, um deren Auffassung bereits bei der Fertigung des Entwurfs berücksichtigen zu können. In allen Angelegenheiten, die mit Kosten verbunden sind oder sein können, ist die Mitzeichnung des Beauftragten für den Haushalt einzuholen; er ist frühzeitig zu beteiligen.

(4) Durch die Mitzeichnung übernehmen die Beteiligten die Verantwortung für die Bearbeitung, soweit ihr Aufgabenbereich berührt wird. Unbeschadet der Verpflichtung der Beteiligten, auch ihrerseits für die fristgemäße Erledigung zu sorgen, bleibt für die Einhaltung von Fristen der Federführende verantwortlich.

(5) Die beteiligten Stellen dürfen den Entwurf nur im Einvernehmen mit der federführenden Stelle ergänzen oder abändern. Glaubt ein Beteiligter, nicht mitzeichnen zu können, und werden seine Bedenken von der federführenden Stelle nicht geteilt, so entscheidet der gemeinsame Vorgesetzte.

§ 18
Rücksprachen

(1) Rücksprachen sind unverzüglich, möglichst binnen drei Arbeitstagen, zu erledigen. Die Erledigung ist von dem Vorgesetzten, der die Rücksprache angeordnet hat, auf dem Vorgang zu vermerken.

(2) Soll eine Rücksprache bei einem höheren, als dem nächsten Vorgesetzten wahrgenommen werden, ist sie diesem vorher anzuzeigen. Nimmt er nicht teil, ist er anschließend zu unterrichten.

§ 19
Aktenvermerke

Mündliche und fernmündliche Rücksprachen, Anordnungen, Auskünfte und Hinweise sind, soweit sie für die Bearbeitung einer Angelegenheit von Bedeutung sein können, in einem Aktenvermerk festzuhalten.

§ 20
Zwischennachricht, Abgabenachricht

(1) Eine Zwischennachricht ist zu erteilen, sobald sich übersehen läßt, daß die abschließende Bearbeitung voraussichtlich eine längere Zeit als einen Monat beansprucht.

(2) Die Nachricht kann nach Vordruck erteilt werden. Er soll möglichst einen kurzen Hinweis auf die voraussichtliche Dauer der Bearbeitung enthalten.

(3) Wird die Sache an eine andere Behörde abgegeben, ist dies in der Regel dem Einsender mitzuteilen. Wird aus besonderem Grund keine Abgabenachricht erteilt, ist die Empfangsbehörde darauf hinzuweisen.

§ 21
Ausdruck und Sprache

(1) Ausdruck und Sprache sollen eindeutig und allgemeinverständlich sein. Von besonderen Ausnahmen abgesehen (z. B. bei allgemeinen Ausschreibungen) ist die Ich-Form zu gebrauchen. Eine Fachsprache ist zu vermeiden, soweit Fachausdrücke und fachtypische Formulierungen nicht der Genauigkeit wegen oder deshalb erforderlich sind, weil der spezifische Sachverhalt mit dem Wortschatz der Allgemeinsprache nicht zutreffend darzustellen ist.

(2) Im mündlichen und schriftlichen Verkehr mit der Öffentlichkeit ist allgemeinverständlich und entgegenkommend zu formulieren. Im Schriftverkehr sind Höflichkeitsanreden (z. B. ”Sehr geehrte Frau .../Sehr geehrter Herr ...”) und eine Grußformel (z. B. ”Mit freundlichen Grüßen”) zu verwenden.

(3) Im Schriftverkehr der Behörden oder Einrichtungen untereinander wird auf Anrede und Grußformel verzichtet.

§ 22
Verwendung von Abkürzungen, Anführen von Rechtsquellen

(1) Abkürzungen sind nur zu verwenden, wenn sie allgemein üblich und verständlich sind. In allen anderen Fällen ist das abzukürzende Wort erstmalig auszuschreiben und die Abkürzung in Klammern zu vermerken. Später ist nur die Abkürzung zu verwenden.

(2) Gesetze und Rechtsverordnungen sind mit Kurzbezeichnung, Tag der Ausfertigung und mit Fundstelle - in Klammer - anzuführen, es sei denn, es handelt sich um allgemein bekannte Rechtsvorschriften.

§ 23
Verantwortung bei Ab- und Unterzeichnung

(1) Wer im Rahmen seiner Zeichnungsbefugnis einen Entwurf oder eine Reinschrift zeichnet, übernimmt damit die Verantwortung für die ordnungsgemäße Bearbeitung des Vorgangs. Die Verantwortung erstreckt sich auch darauf, daß die Stellen, die nach dem Geschäftsverteilungsplan, nach der Geschäftsordnung und nach den allgemeinen oder besonderen Anordnungen bei  der Bearbeitung mitzuwirken haben, beteiligt worden sind.

(2) Den Entwürfen sind die Bezugsvorgänge beizufügen.

§ 24
Zeichnungsbefugnis

(1) Der Behördenleiter oder Einrichtungsleiter unterzeichnet

1. Vorgänge von besonderer Bedeutung,
2. Berichte über wichtige Ereignisse und Vorgänge von besonderer Bedeutung an oberste Landesbehörden,
3. Disziplinar- und wesentliche Personalentscheidungen,
4. Beschwerdeentscheidungen und
5. Vorgänge, deren Zeichnung er sich vorbehalten hat.

(2) Die Abteilungsleiter unterzeichnen

1. Berichte an oberste Landesbehörden, soweit nicht die Voraussetzungen des Absatzes 1 vorliegen,
2. Vorgänge, die über den Geschäftsbereich eines Dezernats oder einer Organisationseinheit hinausgehen,
3. Vorgänge, deren Zeichnung sie sich vorbehalten haben.

(3) Die Dezernatsleiter unterzeichnen Vorgänge, deren Zeichnung der Abteilungsleiter delegiert hat und Vorgänge ihres Geschäftsbereichs, soweit sie sich deren Zeichnung vorbehalten haben.

(4) Die Dezernenten sowie Leiter anderer Organisationseinheiten unterzeichnen

1. Vorgänge ihres Aufgabenbereichs, soweit sie sich die Zeichnung vorbehalten haben,
2. Vorgänge, soweit diese nicht von ihrem Vorgesetzten zu zeichnen sind.

(5) Sachbearbeiter sowie Mitarbeiter unterzeichnen Vorgänge dann abschließend, wenn ihnen der unmittelbare Vorgesetzte diese Befugnis übertragen hat.

§ 25
Zeichnungsformen

(1) Es unterzeichnen

1. der Behörden- oder Einrichtungsleiter ohne Zusatz,
2. bei Abwesenheit des Behörden- oder Einrichtungsleiters sein Vertreter mit dem Zusatz ”In Vertretung” und
3. alle sonstigen Zeichnungsberechtigten mit dem Zusatz ”Im Auftrag”.

(2) In allen anderen Vertretungsfällen zeichnet der Berechtigte mit dem Zusatz ”i. V.” hinter seinem Namen; dieser Zusatz wird nicht in die Reinschrift übernommen.

(3) Unter die Unterschrift ist der Name in Maschinen- oder Druckschrift zu setzen. Die Benutzung von Faksimilestempeln ist nicht gestattet.

(4) Folgende Reinschriften sind stets eigenhändig zu unterzeichnen:

1. Berichte an oberste Landesbehörden, soweit sie nicht als Fernschreiben übermittelt werden,
2. Vorgänge, für die ein Zeichnungsvorbehalt besteht,
3. förmliche Urkunden, Verträge und Vollmachten und
4. Rechtsmittelschriften und sonstige bestimmende Schriftsätze in Gerichts- und in Disziplinarverfahren.

(5) Ansonsten können Reinschriften auch im Beglaubigungsverfahren gefertigt werden.

§ 26
Förmliche Bearbeitung der Vorgänge

(1) Zu jedem Vorgang muß eine schriftliche, schlußgezeichnete Verfügung ergehen, die die bearbeitende Person und die geschäftsmäßige und sachliche Erledigung erkennen läßt und deren Nachprüfung ermöglicht.

(2) Verfügung und Reinschrift sollen nach Möglichkeit in einem Arbeitsgang hergestellt werden.

(3) Am Schluß jeder Verfügung ist zu bestimmen, wie der Vorgang geschäftsmäßig weiter behandelt werden soll. Es kommen je nach Sachlage insbesondere in Betracht:

Wv. = Wiedervorlage,
wenn der Vorgang noch nicht abschließend erledigt ist;

z. V. = zum Vorgang,
bei dem bereits eine Frist läuft, wenn eine Einzelbearbeitung nicht erforderlich ist, z. B. bei Antworten auf Rückfragen oder Erlasse;

z. d. A.  = zu den Akten,
wenn voraussichtlich in der weiteren Bearbeitung in absehbarer Zeit nichts zu veranlassen ist; in Fällen von besonderer Bedeutung kann es sich empfehlen, der Verfügung ”z. d. A.” eine Begründung in Form eines Vermerks voranzustellen;

wgl. = weglegen,
wenn sich voraussichtlich kein weiterer Handlungsbedarf ergibt und eine Ablage auf Dauer nicht notwendig ist; in diesen Fällen hat die Registratur das Schriftstück ein Jahr nach Ablauf des Bearbeitungsjahres aufzubewahren.

(4) Die Reinschrift enthält keine Bearbeitungsvermerke und wird zusammen mit der Verfügung zur Abzeichnung und Schlußzeichnung weitergeleitet. Sie hat den Formerfordernissen nach § 27 zu entsprechen.

§ 27
Äußere Form der Schriftstücke

Zur Einheitlichkeit der äußeren Form von Schriftstücken sind im Schriftverkehr außerhalb der Behörde oder Einrichtung für die Reinschrift Briefbögen nach landeseinheitlicher Gestaltung einschließlich Landeswappen zu verwenden. Die Reinschrift hat grundsätzlich das Geschäfts-/Aktenzeichen, das Datum und die Nummer des Hausapparates der bearbeitenden Person zu enthalten. Verschlußsachen sind nach Maßgabe der Verschlußsachenanweisung zu kennzeichnen.

§ 28
Urschriftliche Erledigung

(1) Die urschriftliche (”U”) Erledigung soll die Fertigung eines gesonderten Schriftstückes überflüssig machen. Sie ist angebracht bei kurzen Bearbeitungsvermerken und wenn der Inhalt des Schriftstückes für die eigenen Akten entbehrlich ist.

(2) Die urschriftliche Übersendung eines Vorganges unter Rückerbittung (”UR”) ist bei Vorerhebungen, Rückfragen oder bei der Übersendung von Schriftstücken zur Kenntnis angebracht, wenn die empfangende Stelle das Schriftstück nicht für ihre Akten benötigt.

§ 29
Dienstreisen und Dienstgänge

Dienstreiseanträge sind rechtzeitig vorzulegen. Dienstreisen und Dienstgänge sind so durchzuführen, wie sie angeordnet oder genehmigt sind. Aus dienstlichen Gründen notwendige Abweichungen sind schriftlich zu begründen. Einzelheiten werden durch Erlaß geregelt.

§ 30
Urlaub, Arbeits- und Dienstbefreiung

(1) Jeder Urlaub muß grundsätzlich vor Antritt schriftlich genehmigt sein. Urlaubsanträge sind rechtzeitig unter Verwendung des dafür vorgesehenen Vordrucks vorzulegen. Urlaub, Dienst- und Arbeitsbefreiung genehmigt grundsätzlich das Personaldezernat.

(2) Die Genehmigung von Urlaub sowie die Gewährung von Dienst- und Arbeitsbefreiung kann vom Behörden- oder Einrichtungsleiter delegiert werden. Genehmigter Urlaub ist dem Personaldezernat unverzüglich anzuzeigen.

(3) Eine stundenweise Dienst- und Arbeitsbefreiung kann vom Behörden- oder Einrichtungsleiter oder von ihm beauftragten Vorgesetzten auch mündlich erteilt werden.

§ 31
Erkrankung, Dienst- und Arbeitsunfall

(1) Wer dem Dienst wegen Krankheit fernbleiben muß, hat die Erkrankung und ihre voraussichtliche Dauer dem Vorgesetzten oder dem Personaldezernat unverzüglich anzuzeigen. Diese unterrichten sich gegenseitig.

(2) Bleibt der Erkrankte dem Dienst länger als drei Kalendertage fern, so hat er eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer der Erkrankung vorzulegen. Im Einzelfall kann eine frühere Vorlage angeordnet werden.

(3) Dienst- und Arbeitsunfälle sind dem Behörden- oder Einrichtungsleiter mitzuteilen. Weitere Einzelheiten werden durch Erlaß geregelt.

§ 32
Teilnahme an Veranstaltungen

An externen Veranstaltungen und Fachtagungen dürfen Angehörige der Behörde oder Einrichtung als deren Vertreter nur mit Zustimmung des Behörden- oder Einrichtungsleiters teilnehmen. Einladungen sind dem Behörden- oder Einrichtungsleiter vorzulegen. Fachbeiträge von grundsätzlicher Bedeutung sind mit dem Leiter der Behörde oder Einrichtung abzustimmen.

§ 33
Verkehr mit Presse, Rundfunk, Fernsehen, Film

Der Verkehr mit Presse, Rundfunk, Fernsehen und Film sowie Verlautbarungen, die zur Veröffentlichung bestimmt sind, sind dem Behörden- oder Einrichtungsleiter und seiner Pressestelle/seinem Direktionsbüro vorbehalten. Der Leiter der Behörde oder Einrichtung kann diese Aufgabe anderen Mitarbeitern übertragen, insbesondere in Fällen von nicht grundsätzlicher Bedeutung.

§ 34
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Dieser Erlaß tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt der Erlaß vom 2. August 1991 (ABl. S. 480) außer Kraft.