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Bestimmungen über die Aufbewahrung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg (Aufbewahrungsbestimmungen FG - AufbewBest-FG)

Bestimmungen über die Aufbewahrung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg (Aufbewahrungsbestimmungen FG - AufbewBest-FG)
vom 20. Dezember 2006
(JMBl/07, [Nr. 1], S.5)

Außer Kraft getreten am 31. Dezember 2011 durch Allgemeine Verfügung vom 7. September 2010
(JMBl/10, [Nr. 10], S.66)

I.
Allgemeines

1. Geltungsbereich; Begriffsbestimmungen

Die folgenden Bestimmungen gelten für alle Akten, Blattsammlungen, Register, Verzeichnisse, Karteien und sonstiges Schriftgut, das bei dem Finanzgericht Berlin- Brandenburg anfällt. Als Schriftgut im Sinne dieser Bestimmungen gelten auch Urkunden, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Filme, Schallplatten, Tonbänder, andere Datenträger und sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.

2. Allgemeine Grundsätze

Schriftgut, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, ist wegzulegen und während der in Abschnitt II vorgesehenen Fristen bei Gericht aufzubewahren. Es ist nach Ablauf dieser Fristen auszusondern (Abschnitt III) und entweder an das zuständige Landesarchiv abzuliefern (Abschnitt IV) oder zu vernichten (Abschnitt V). Zuständig ist das Landesarchiv Brandenburg.

3. Beginn der Aufbewahrungsfris

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

4. Jahr der Weglegug

Ist die Weglegung nicht verfügt, so gilt als Jahr der Weglegung

4.1 bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

4.2 bei Aktenregistern mit den dazugehörigen Namensverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen das Jahr, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an das Landesarchiv abgeliefert worden sind;

4.3 in allen sonstigen Angelegenheiten das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat.

5. Abschluss von Personalakten

Personalakten sind abgeschlossen,

5.1 wenn der Arbeitnehmer beziehungsweise die Arbeitnehmerin aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres;

5.2 im Falle der Weiterbeschäftigung über das 65. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet;

5.3 im Falle des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres.

6. Aufbewahrungsfrist bei Wiederaufnahme oder Fortsetzung

Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z. B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Akten erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

7. Kennzeichnung der Unterlagen

Die Dauer der Aufbewahrung ist (ggf. durch Vermerk auf dem Aktendeckel) bei der Weglegung des Schriftguts zu vermerken. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so ist das Jahr, bis zu welchem die Akten aufzubewahren sind, nach der kürzesten Aufbewahrungsfrist zu bestimmen. In diesen Fällen sind die länger aufzubewahrenden Schriftstücke - unter Angabe der Blattzahlen - auf der Akte anzugeben. Die weiteren Einzelheiten bestimmt insoweit der Präsident des Gerichts.

8. Anordnungen im Einzelfall; Durchführungsregelungen

Die in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Der Präsident des Finanzgerichts kann im Einzelfall eine längere Frist anordnen. Er entscheidet auch über Zweifelsfragen und trifft die zur Durchführung dieser Allgemeinen Verfügung erforderlichen Anordnungen.

II.
Aufbewahrungsfristen

Lfd. Nr.AngelegenheitAufbewahrungsfristVor der Vernichtung herauszunehmende SchriftstückeBemerkungen
1 2 3 4 5
  A. Allgemeines      
1 Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register (AR-Register) eingetragen sind 5 Jahre    
2 Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen 1 Jahr    
3 Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Aktenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher 2 Jahre    
4 Verzeichnisse über ausgesondertes und vernichtetes sowie über abgeliefertes Schriftgut 50 Jahre    
  B. Rechtssachen      
5 a) Akten über Rechtssachen, soweit diese durch Antrags- oder Klagerücknahme oder einen Kostenbeschluss nach § 138 FGO beendet worden sind 5 Jahre Beschlüsse (s. Nr. 5b) Auf den an das Landesarchiv abzugebenden Prozessakten ist auf der Innenseite des vorderen Aktenumschlags durch Aufkleben eines Zettels zu vermerken:
"Zur Wahrung des Steuergeheimnisses dürfen die Akten erst 80 Jahre nach ihrem Entstehen genutzt werden."
  b) Beschlüsse aus den Akten zu Buchstabe a 10 Jahre  
  c) Sonstige Akten über Rechtssachen 10 Jahre Urteile usw. (s. Nr. 5d)
  d) Urteile und zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel; ferner Schriftstücke, auf die in der Entscheidungsformel Bezug genommen ist. Zu den Urteilen usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren Instanz sowie Leseabschriften, sofern das volle Rubrum in keinem anderen in der Sache aufzubewahrenden Schriftstück enthalten ist. 30 Jahre  
  C. Justizverwaltungssachen      
6 Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)      
  a) von allgemeiner Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.) 50 Jahre    
  b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter Buchstabe c bezeichneten Beiakten 20 Jahre    
  c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen 5 Jahre    
7 Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über      
  a) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung 5 Jahre    
  b) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen 10 Jahre    
  c) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre    
8 a) Personalakten der Angestellten, Arbeiter und Auszubildenden 10 Jahre   Teilakten über Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren
  b) Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten 5 Jahre    
9 Schriftgut über die Zählkartenerhebung in der Finanzgerichtsbarkeit      
  a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr 10 Jahre    
  b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten 2 Jahre    

III. Aussonderung

1. Nach Ablauf der in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen beziehungsweise der vom Präsidenten des Gerichts angeordneten längeren Fristen ist die Aussonderung vorzunehmen. Bei der Aussonderung wird bestimmt, welches Schriftgut an das Landesarchiv abzuliefern, weiter aufzubewahren oder zu vernichten ist. Dem zuständigen Landesarchiv ist rechtzeitig vor Beginn der Aussonderungsarbeiten von der beabsichtigten Aussonderung des Schriftguts Mitteilung zu machen.

2. Befinden sich in den Akten Schriftstücke, für die eine längere Aufbewahrung vorgesehen ist (vgl. Abschnitt I Nr. 7), so sind diese bei der Aussonderung herauszunehmen und in Sammelakten oder Ablageordnern zu verwahren.

3. Die Aussonderung soll möglichst laufend, sonst in Abständen von höchstens zwei Jahren durchgeführt werden.

4. Die Aussonderung ist wegen ihrer Wichtigkeit besonders zuverlässigen und geeigneten Dienstkräften zu übertragen. Diese Dienstkräfte sind dafür verantwortlich, dass Schriftgut, das nicht vernichtet werden darf, von der Vernichtung ausgeschlossen bleibt.

5. Die beabsichtigte Aussonderung des Schriftguts ist durch Aushang an der Gerichtstafel für die Dauer mindestens eines Monats anzukündigen. Zugleich ist das Landesarchiv unter Angabe des voraussichtlichen Beginns der Arbeiten und der allgemeinen Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts - gegebenenfalls durch Übersendung der nachfolgend beschriebenen Bekanntmachung - zu unterrichten.

Die Bekanntmachung hat zu enthalten:

5.1 die allgemeine Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts,

5.2 die Aufforderung an Personen, die an der längeren Aufbewahrung des Schriftguts ein berechtigtes Interesse zu haben glauben, dieses innerhalb eines Monats nach Ablauf der Aushangfrist anzumelden und nachzuweisen,

5.3 den Hinweis, dass das auszusondernde Schriftgut, soweit es nicht für die staatlichen Archive von Interesse ist, vernichtet wird.

6. Über Anträge von Personen, die an der längeren Aufbewahrung ein berechtigtes Interesse geltend machen, entscheidet der Präsident des Gerichts. Wird einem solchen Antrag stattgegeben, so ist das betreffende Schriftgut unter Bestimmung einer neuen Aufbewahrungsfrist wieder wegzulegen. Im Übrigen ist die Aussonderung auszusetzen, wenn aus besonderen Gründen die längere Aufbewahrung einzelner Akten oder Aktenteile angezeigt erscheint.

7. Die Ablieferung oder Vernichtung der Akten und Urkunden ist in den Registern oder Verzeichnissen zu vermerken.

IV.
Anbietung und Ablieferung

1. Dem Landesarchiv sind insbesondere anzubieten:

1.1 länger aufzubewahrendes Schriftgut, wenn es bei dem Finanzgericht nicht mehr gebraucht wird. Das ist nur anzunehmen, wenn seit der Weglegung der Akten mindestens 30 Jahre vergangen sind. Die Entscheidung über die Ablieferung trifft der Präsident des Gerichts;

1.2 Schriftgut, das historischen oder sonstigen besonderen Wert hat und deshalb die dauernde Aufbewahrung verdient (z. B. Akten, die sich auf bedeutsame Unternehmungen beziehen oder über Einrichtungen der Vergangenheit Aufschluss geben oder für die Beurteilung bedeutsamer Verhältnisse der Vergangenheit oder Gegenwart wichtig sind oder aus öffentlichem oder geschichtlichem Interesse als wertvoll anzusehen sind);

1.3 alle Akten über Verfahren,

  • in denen der Bundesfinanzhof eine Sachentscheidung getroffen hat,
  • in denen der Streitwert eine Grenze von 500.000,00 DM bzw. 250.000,00 Euro erreicht oder überschreitet,
  • die wegen ihres Inhalts von besonderer politischer Bedeutung waren oder allgemeines Aufsehen erregt haben;

1.4 ausgesonderte Akten, die auf dem Aktenvorblatt den Vermerk "Landesarchiv" oder einen ähnlichen, die Ablieferung an das Landesarchiv kennzeichnenden Hinweis tragen. Der Vermerk, mit dem insbesondere Akten gemäß Nummer 1.2 und Nummer 1.3 zu versehen sind, ist spätestens bei der Weglegung der Akten anzubringen; das Nähere bestimmt insoweit der Präsident des Gerichts;

1.5 die Akten, die vom jeweils zuständigen Landesarchiv nach Bekanntmachung der bevorstehenden Aussonderung ausgewählt worden sind;

1.6 sowie alle Urteilssammlungen nach Abschnitt II Nr. 5 Buchstabe d.

2. Wegen des Steuergeheimnisses (§ 30 AO) sind die an das Landesarchiv abzugebenden Prozessakten mit einem Sperrvermerk (Nutzung erst 80 Jahre nach Entstehen der Akten) zu versehen, vgl. Abschnitt II Nr. 5. Bei der Abgabe des Schriftguts ist ausdrücklich auf die Pflicht zur Wahrung des Steuergeheimnisses hinzuweisen.

3. Auf Verlangen ist dem zuständigen Archivbeamten Schriftgut zur Auswahl des für die staatlichen Archive wünschenswerten Materials vorzulegen. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Archivwürdigkeit des Schriftguts ist die Ansicht des Archivbeamten maßgeblich.

4. Gelten für Akten und Aktenteile verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die vollständigen Akten nach Ablauf der kürzesten Aufbewahrungsfrist an das Landesarchiv abzuliefern. In dem an das Landesarchiv zu übersendenden Verzeichnis ist gegebenenfalls auf die auch von den staatlichen Archiven zu beachtende längere Aufbewahrungsfrist hinzuweisen.

5. Dem Landesarchiv ist ein Verzeichnis des abzuliefernden Schriftguts zu übergeben; eine Durchschrift bleibt beim Gericht.

6. Abgeliefertes Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird von den staatlichen Archiven gemäß den Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und kann vom Gericht bei Bedarf jederzeit zurückgefordert werden.

7. Die besonderen Bestimmungen über die Abgabe von Personalakten an die staatlichen Archive bleiben unberührt.

V.
Vernichtung

1. Das zu vernichtende Schriftgut ist unter Einsatz von behördeneigenen Aktenvernichtungsanlagen durch Justizbedienstete zu vernichten (unkenntlich zu machen). Der Einsatz justizfremder Personen bei der Vernichtung ist zu überwachen. Kann eine Eigenvernichtung nicht bei der Justizbehörde selbst durchgeführt werden, so kommt zunächst eine Vernichtung unter Inanspruchnahme der Aktenvernichtungsanlage einer benachbarten Justizbehörde in Betracht. Der Transport der Akten ist durch Justizbedienstete zu überwachen.

2. Sofern eine justizinterne Vernichtung durch behördeneigene Anlagen nicht möglich oder nicht wirtschaftlich ist, kann das ausgesonderte Schriftgut auch im Wege der Fremdverwertung vernichtet werden. Die Justizbehörde bleibt auch dann für das Schriftgut bis zu dessen Vernichtung verantwortlich. Vom Zeitpunkt des Verladens bis zur Vernichtung hat ein Justizbediensteter anwesend zu sein und den Vernichtungsvorgang zu überwachen. Der ständigen und unmittelbaren Überwachung steht es gleich, wenn die Abgabe des zu vernichtenden Schriftguts im Wege der externen Auftragsvergabe an Firmen erfolgt, die als zuverlässig bekannt sind. Hiervon ist auszugehen, wenn es sich um eine für die Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 32757 - 1 zertifizierte Firma handelt.

Bei der Auswahl und Beauftragung von Fremdfirmen sind die Grundsätze zur sparsamen Haushaltsführung sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Der Auftragnehmer ist vertraglich zu verpflichten, das Schriftgut in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen zu transportieren und unmittelbar nach dem Transport nach den Anforderungen der DIN-Norm 32757 (mindestens Sicherheitsstufe 3) zu vernichten. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass weder Mitarbeiter noch Unbefugte Einsicht in das Schriftgut erhalten und die mit dem Transport und der Vernichtung beschäftigten Mitarbeiter der Firma nach § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Unterauftragsverhältnisse sind vertraglich auszuschließen. Der Auftragnehmer hat eine schriftliche Bestätigung über die Vernichtung des Schriftguts abzugeben.

3. Das in behördeneigenen Anlagen vernichtete Schriftgut ist bestmöglich zu verkaufen. Auch das zur Vernichtung an Dritte abzugebende Schriftgut ist unter Beachtung der Grundsätze sparsamer Haushaltsführung bestmöglich zu verwerten. Vor Vertragsabschluss sind die Angebote mehrerer Verwertungsfirmen einzuholen.

Soweit ein Verkauf nicht möglich ist, kann das unkenntlich gemachte beziehungsweise das zu vernichtende Schriftgut unentgeltlich, soweit sich auch das nicht ermöglichen lässt, gegen Erstattung der Kosten des Abholens abgegeben werden. Die maßgeblichen Gründe für eine unentgeltliche Abgabe beziehungsweise für die Erstattung der Kosten des Abholens sind aktenkundig zu machen.

VI.
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2007 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2011 außer Kraft. Die Allgemeine Verfügung vom 16. April 1993 (JMBl. S. 63), geändert durch Allgemeine Verfügung vom 29. März 1995 (JMBl. S. 64), tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2006 außer Kraft.

Potsdam, den 20. Dezember 2006

Die Ministerin der Justiz

Beate Blechinger