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Anspruch auf Reisekostenvergütung nach § 3 des Bundesreisekostengesetzes - Vorlage der maßgeblichen Kostenbelege -
Der Anspruch auf Reisekostenvergütung setzt voraus, dass Dienstreisende die dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten durch Vorlage der maßgeblichen Kostenbelege innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach beendeter Dienstreise nachweisen müssen (§ 3 Abs. 1 Bundesreisekostengesetz - BRKG). Ferner können die zuständigen Stellen die Vorlage dieser Belege bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Antragstellung verlangen (Kann-Bestimmung). Maßgebliche Kostenbelege sind beispielsweise Fahrkarten, Flugscheine, Unterkunfts- oder Hotelrechnungen, Mietwagenabrechnungen, Park-/Taxiquittungen, Eintrittskarten für dienstliche Veranstaltungen, Auszüge aus Bonusprogrammen, Tankquittungen bei Benutzung eines Dienst-Kraftfahrzeugs, Mautgebühren, Telefonkosten und Ähnliches. Nach Nummer 3.1.3 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum Bundesreisekostengesetz (BbgBRKGVwV) kann die oberste Dienstbehörde bestimmen, dass Ausgaben bis zu 10 EUR je Tag einer Dienstreise nicht durch Belege nachgewiesen werden müssen.
Im Hinblick auf die beabsichtigte Zentralisierung der Berechnung der Reisekostenvergütung in der Landesverwaltung und deren Übertragung auf die Zentrale Bezügestelle des Landes Brandenburg (ZBB) erging am 24.06.2008 ein Erlass für den Geschäftsbereich des Ministeriums der Finanzen bezüglich des Verzichts auf Vorlage beziehungsweise des Nachweises reisekostenrechtlicher Belege. Diese Regelung trat am 1. Juli 2008 in Kraft und war befristet anzuwenden. Die befristete Anwendung dieses Erlasses diente zunächst der Erprobung. Während der Erprobungszeit wurden nach bestimmten Vorgaben Reisekostenfälle überprüft, die nicht zu beanstanden waren; Missbrauchsfälle wurden nicht bekannt.
Zusammenfassend konnte festgestellt werden, dass die hier in Rede stehende Regelung effektiv ist und einen Beitrag zur weiteren Umsetzung des Abrechnungsverfahrens auf elektronischem Wege leistet. Im Interesse einer einheitlichen Verfahrensweise im Bereich der Landesverwaltung, insbesondere zur Vorbereitung eines zentralisierten Abrechnungsverfahrens bei der ZBB werden die obersten Landesbehörden gebeten, eine vergleichbare Regelung für ihren Geschäftsbereich zu erlassen, soweit Reisekostenfälle noch nicht zentral von der ZBB bearbeitet werden. Die Gemeinden und Gemeindeverbände sowie die sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts werden ebenfalls gebeten, eine vergleichbare Regelung für ihren Zuständigkeitsbereich zu erlassen.
Auf Grund des § 3 Abs. 1 BRKG in Verbindung mit der Textziffer 3.1.3 BbgBRKGVwV wird für den Geschäftsbereich des Ministeriums der Finanzen einschließlich des Ministeriums mit sofortiger Wirkung folgende Regelung erlassen:
1. Kostenbelege bis zu 10 Euro
Maßgebliche Kostenbelege für Ausgaben bis zu 10 Euro je Tag einer - auch mehrtägigen - Dienstreise müssen nicht nachgewiesen und brauchen nicht vorgehalten beziehungsweise aufbewahrt werden. Ungeachtet dessen sind diese Ausgaben im Erstattungsantrag Reisekosten nach Zweck und Höhe im Einzelnen anzugeben und gegebenenfalls zu begründen. Berücksichtigungsfähig sind im Übrigen nur solche Kosten, die nach den Regelvorschriften des BRKG erstattungsfähig und unmittelbar durch das Dienstgeschäft veranlasst worden sind.
2. Kostenbelege von insgesamt mehr als 10 Euro
Maßgebliche Kostenbelege für Ausgaben sind der ZBB bei einer
- eintägigen Dienstreise von mehr als 10 Euro aber weniger als 60 Euro oder
- mehrtägigen Dienstreise von mehr als 10 Euro und höchstens 60 Euro je Tag, maximal bis zu einem Gesamtbetrag von 200 Euro für die gesamte Dienstreise,
nur auf Verlangen, in allen anderen Fällen unverzüglich mit dem Erstattungsantrag Reisekosten vorzulegen oder nachzureichen. Ungeachtet dessen sind die Ausgaben im Erstattungsantrag nach Zweck und Höhe im Einzelnen immer anzugeben und gegebenenfalls zu begründen. Berücksichtigungsfähig sind im Übrigen nur solche Kosten, die nach den Regelvorschriften des BRKG erstattungsfähig und unmittelbar durch das Dienstgeschäft veranlasst worden sind. Ferner ist zu beachten, dass Übernachtungskosten immer dem vorhergehenden Tag zuzurechnen sind (beispielsweise sind Übernachtungskosten für die Nacht von Montag auf Dienstag den Tageskosten des Montags zuzurechnen).
Sofern maßgebliche Kostenbelege nur auf Verlangen vorzulegen sind, sind Dienstreisende verpflichtet, diese für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Antragstellung aufzubewahren; bei Unterlassung kann der Anspruch auf Reisekostenvergütung abgelehnt werden (§ 3 Abs. 1 Satz 4 BRKG).
Sofern die maßgeblichen Kostenbelege nicht vorzulegen sind, ist der Antrag des Dienstreisenden mit den Angaben zum Zweck und zur Höhe der Ausgaben die begründende Unterlage zur förmlichen Zahlungsanordnung im Sinne der Verwaltungsvorschrift Nummer 10.1 zu § 70 der Landeshaushaltsordnung. Bei Vorlage der maßgeblichen Kostenbelege sind diese ergänzend als begründende Unterlagen der förmlichen Zahlungsanordnung beizufügen.