ARCHIV

Benachrichtigung in Nachlasssachen

Um zu erreichen, dass die Stellen, bei denen sich Testamente und Erbverträge sowie Erklärungen, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, in amtlicher Verwahrung befinden, rechtzeitig vom Eintritt des Erbfalls benachrichtigt werden, wird bestimmt:

I.
Benachrichtigung des Standesamts von der Verwahrung einer Verfügung von Todes wegen

1.

1.1 Der Notar, vor dem ein Testament errichtet wird, vermerkt auf dem Umschlag, in dem das Testament gemäß § 34 des Beurkundungsgesetzes zu verschließen ist, die folgenden Angaben:

1.1.1 den Geburtsnamen, die Vornamen und den Familiennamen der Erblasserin oder des Erblassers, die Familien-(Ehe-/Lebenspartnerschafts-) Namen aus früheren Ehen oder eingetragenen Lebenspartnerschaften sowie die Namen der Eltern,

1.1.2 Geburtstag und Geburtsort mit Postleitzahl, die Gemeinde und den Kreis; zusätzlich - soweit nach Befragen des Erblassers möglich - das für den Geburtsort zuständige Standesamt und die Geburtenbuch-(Geburtsregister-)Nummer,

1.1.3 PLZ, Wohnort und Wohnung,

1.1.4 Tag der Errichtung des Testaments.

1.2 Die Angaben zu den Nummern 1.1.1 bis 1.1.4 vermerkt

• auch die Notarin oder der Notar, vor der/dem ein Erbvertrag geschlossen wird (§ 2276 BGB), es sei denn, die Vertragschließenden haben die amtliche Verwahrung ausgeschlossen (§ 34 Abs. 2 des Beurkundungsgesetzes) und sich bei der Verwahrung durch die Notarin oder den Notar mit einer offenen Aufbewahrung schriftlich einverstanden erklärt (§ 34 Abs. 2 des Beurkundungsgesetzes. § 20 Abs. 1 Satz 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare), sowie
• die Rechtspflegerin oder der Rechtspfleger beziehungsweise gegebenenfalls die Urkundsbeamtin oder der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle, die/der ein eigenhändiges Testament in besondere amtliche Verwahrung nimmt (§ 2248 BGB).

1.3 Für den Umschlag soll ein Vordruck nach Anlage 1 verwendet werden.

1.4 Wird ein Erbvertrag zwischen Personen, die nicht Ehegatten oder die Lebenspartner sind, in Verwahrung genommen, sind die auf die Ehegatten- oder Lebenspartnereigenschaft hinweisenden Textteile des Vordrucks entsprechend zu ändern. Sofern an einer Verfügung von Todes wegen mehr als zwei Personen als Erblasser beteiligt sind, ist für die dritte und jede weitere Person ein besonderer Umschlag zu beschriften. Die Umschläge werden mindestens an drei Stellen des unteren Randes durch Heftung oder in anderer Weise dauerhaft miteinander verbunden. Um zu verhüten, dass die Verfügung von Todes wegen hierbei beschädigt wird, sollen die Umschläge vor dem Einlegen der Verfügung zusammengeheftet werden. Die Verfügung von Todes wegen ist in den obersten Umschlag zu legen; dieser ist zu versiegeln.

1.5 Die Angaben zu Nummern 1.1.1 bis 1.1.4 vermerkt der Richter in den Akten, wenn vor Gericht ein Erbvertrag in einem gerichtlichen Vergleich errichtet wird oder sonstige Erklärungen in den gerichtlichen Vergleich aufgenommen werden (§ 127 a BGB), nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird.

2

2.1 Das Gericht, das ein öffentliches oder privates Testament oder einen Erbvertrag in besondere amtliche Verwahrung nimmt (§ 34 Abs. 1 Satz 4, Abs. 2 des Beurkundungsgesetzes, § 2248, § 2249 Abs. 1 Satz 4 BGB), benachrichtigt hiervon durch verschlossenen Brief:

2.1.1 wenn die Geburt des Erblassers von einem Standesamt im Inland beurkundet worden ist, dieses Standesamt,

2.1.2 in allen anderen Fällen die Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin.

2.2 Wird ein Erbvertrag nicht in besondere amtliche Verwahrung genommen oder wird eine Erklärung beurkundet, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird (z. B. Aufhebungsverträge, Rücktritts- und Anfechtungserklärungen, Erbverzichtsverträge, Eheverträge oder Lebenspartnerschaftsverträge mit erbrechtlichen Auswirkungen - etwa durch Änderung des Güterstandes -), so obliegt die Benachrichtigungspflicht nach Nummer 2.1 dem Notar, vor dem der Erbvertrag geschlossen oder von dem die Erklärung beurkundet worden ist.

2.3 Wird ein in einem gerichtlichen Vergleich errichteter Erbvertrag nicht in besondere amtliche Verwahrung genommen oder wird eine Erklärung in den gerichtlichen Vergleich aufgenommen, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, so obliegt die Benachrichtigungspflicht nach Nummer 2.1 dem Richter des Prozessgerichts.

2.4 Von der Rückgabe einer Verfügung von Todes wegen aus der amtlichen oder der notariellen Verwahrung wird keine Nachricht gegeben.

3. Bei einem gemeinschaftlichen Testament oder einem Erbvertrag sind für sämtliche Erblasser getrennte Benachrichtigungen vorzunehmen.

4. Wird ein gemeinschaftliches Testament, das nicht in die besondere amtliche Verwahrung genommen war, nach dem Tode des Erstverstorbenen eröffnet und dann gemäß § 27 Abs. 13 Satz 2 der Aktenordnung offen zu den Nachlassakten genommen, so ist für den Überlebenden eine Benachrichtigung nach Nummer 2.1.1 oder 2.1.2 vorzunehmen, sofern das Testament nicht ausschließlich Anordnungen enthält, die sich auf den mit dem Tod des verstorbenen Ehegatten oder Lebenspartners eingetretenen Erbfall beziehen.

5. In der Verwahrungsnachricht ist der Erblasser gemäß Nummern 1.1.1 bis 1.1.4 näher zu bezeichnen.

Für die Benachrichtigung der Standesämter ist ein (nach Möglichkeit mit der Schreibmaschine oder automationsunterstützt auszufüllender) Vordruck in hellgelber Farbe und einer Papierstärke von möglichst 130 g/m², mindestens aber 120 g/m² nach der Anlage 2 a/2 b zu verwenden. In der Anschrift ist das Standesamt möglichst genau zu bezeichnen. Der Vordruck sollte aus Gründen der Portoersparnis so gefaltet werden, dass er als Standardbrief verschickt werden kann.

Für die Benachrichtigung der Hauptkartei für Testamente bei dem Amtsgericht Schöneberg in Berlin ist ein Vordruck im Format DIN A 4 nach Anlage 2 c als Beleg für eine automationsgestützte Erfassung zu verwenden; hierfür sollte Papier der Papierstärke 90 g/m² verwendet werden. Der Vordruck wird nach der Erfassung der Daten vernichtet.

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6.1 Der Standesbeamte versieht die ihm gemäß den Nummern 2.1.1, 2.2 und 2.3 oder gemäß Nummer 4 zugehenden Nachrichten in der rechten oberen Ecke mit fortlaufenden Nummern und reiht sie nach dieser Nummernfolge in eine Kartei (Testamentskartei) ein. Sobald die Zahl 100 000 erreicht ist, beginnt eine neue Reihe, die sich von der vorhergehenden durch Beifügung der Buchstaben A usw. unterscheidet.

6.2 Die Nummer der Verwahrungsnachricht ist am unteren Rand des Eintrags im Geburtenbuch (Geburtsregister), und zwar an der inneren Ecke, zu vermerken (z. B. "T Nr. 12" oder bei einer späteren Reihe "T Nr. A 310"). Der Vermerk wird nicht in das Zweitbuch (Nebenregister) und nicht in Personenstandsurkunden übernommen. Bei Ablichtungen ist der Vermerk abzudecken; dies gilt auch bei Einsichtnahme.

6.3 Erhält der Standesbeamte weitere Verwahrungsnachrichten, die den gleichen Geburtseintrag betreffen, so sind sie mit der ersten Verwahrungsnachricht durch Heftung am unteren Rand fest zu verbinden; die weiteren Nachrichten erhalten keine besondere Nummer. Der Vermerk im Geburtenbuch (Geburtsregister) bleibt unverändert.

6.4 Erhält der Standesbeamte eine Verwahrungsnachricht, die einen Erblasser betrifft, dessen Geburt er nicht beurkundet hat, so hat er die Verwahrungsnachricht an den zuständigen Standesbeamten weiterzuleiten oder, falls dieser sich nicht aus der Verwahrungsnachricht ergibt, an die absendende Stelle zurückzugeben. Betrifft die Verwahrungsnachricht in seinem Standesamtsbezirk Geborene, deren Geburt er nicht beurkundet hat, so hat der Standesbeamte die Verwahrungsnachricht an das Amtsgericht Schöneberg in Berlin (Hauptkartei für Testamente) weiterzuleiten. Von der Weiterleitung nach den Sätzen 1 und 2 ist die absendende Stelle zu unterrichten. Diese hat die Nachricht an die Verfügung von Todes wegen oder an ein angefertigtes Vermerkblatt zu heften.

7. Das Amtsgericht Schöneberg in Berlin erfasst die ihm gemäß den Nummern 2.1.2, 2.2 und 2.3 oder gemäß Nummer 4 zugehenden Nachrichten in der nach Geburtsnamen, Vornamen und Geburtsdatum der Erblasser geordneten Hauptkartei für Testamente.

8. Die Testamentskarteien (Nummern 6 und 7) sind vertraulich zu behandeln. Erst nach dem Tode der Erblasser darf über eine Eintragung oder über das Fehlen einer Eintragung Auskunft erteilt werden. Die Karten sind nach dem Tode der Erblasser noch fünf Jahre aufzubewahren; ist die Erblasserin bzw. der Erblasser für tot erklärt worden oder ist die Todeszeit gerichtlich festgestellt worden, so sind die Karten noch 30 Jahre von dem festgestellten Zeitpunkt des Todes an aufzubewahren. Entsprechendes gilt bei einer automationsgestützten Bearbeitung.

II.
Benachrichtigung des Gerichts oder des Notars vom Tode des Erblassers

1. Der Standesbeamte, der einen Sterbefall beurkundet, hat in der Mitteilung an den Geburtsstandesbeamten nach § 43 Abs. 1 Nr. 1 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV) in ihrer jeweils geltenden Fassung den letzten Wohnort der/des Verstorbenen und - soweit bekannt - den Namen und die Anschrift eines nahen Angehörigen (Ehegatten, Lebenspartners, Kindes) anzugeben.

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2.1 Sobald der Standesbeamte, der das Geburtenbuch (Geburtsregister) führt, von dem Tode, der gerichtlichen Feststellung der Todeszeit oder der Todeserklärung einer Person Kenntnis erlangt, bei deren Geburtseintrag auf die Testamentskartei hingewiesen ist, gibt er durch Brief der Stelle,

• bei der die Verfügung von Todes wegen in Verwahrung gegeben ist (Abschnitt I Nr. 2.1) oder
• vor der der Erbvertrag geschlossen oder von der die Erklärung, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, beurkundet worden ist (Abschnitt I Nr. 2.2 und 2.3, Nr. 4),

Nachricht darüber, wann der Tod eingetreten ist. In der Mitteilung über den Sterbefall (§ 324 Abs. 1 und 5 DA) sollen außerdem angegeben werden:

• der letzte Wohnort,
• das Standesamt und die Sterbebuchnummer,
• ferner - soweit bekannt -, wie der Name und die Anschrift eines nahen Angehörigen (Ehegatten, Lebenspartners, Kindes) lauten und
• ggf. welche Kinder die bzw. der Verstorbene hatte, mit deren anderem Elternteil sie bzw. er nicht verheiratet war oder die sie bzw. er als Einzelperson angenommen hatte.

Liegen Verwahrungsnachrichten verschiedener Stellen vor, so ist jede dieser Stellen entsprechend zu benachrichtigen.

2.2 Wäre die Mitteilung über den Sterbefall an ein inzwischen aufgehobenes Gericht oder Staatliches Notariat oder an einen namentlich bezeichneten Notar zu senden und ist bekannt, dass diese Dienststelle aufgehoben ist oder der Notar aus dem Amt geschieden ist, oder kommt die an die Dienststelle oder das Notariat gerichtete Sterbefallnachricht als unzustellbar zurück, so ist sie an das Amtsgericht zu richten, in dessen Bezirk der Sitz der aufgehobenen Dienststelle (Gericht, Staatliches Notariat) oder der Amtssitz des Notars gelegen war.

2.3 Ist die Testamentskartei vernichtet, sind die Geburtenbücher (Geburtenregister) aber erhalten geblieben, ist die Mitteilung über den Sterbefall dem für den letzten Wohnsitz der verstorbenen Person zuständigen Nachlassgericht zu übersenden.

2.4 Für die Benachrichtigung soll grundsätzlich ein Vordruck nach Anlage 3 verwendet werden; die persönlichen Daten können auch durch einen auf der Vordruckrückseite abgelichteten Auszug aus dem Sterbeeintrag übermittelt werden. Die Benachrichtigung ist vom Standesbeamten zu unterschreiben und mit dem Dienstsiegel zu versehen. Der Standesbeamte vermerkt auf der Verwahrungsnachricht den Tag des Abgangs der Mitteilung über den Sterbefall; bei erneuter Absendung einer als unzustellbar zurückgekommenen Nachricht ist der Vermerk zu ändern.

Sofern die Möglichkeit besteht, kann die Hauptkartei für Testamente bei dem Amtsgericht Schöneberg in Berlin die Benachrichtigung im Wege der automatisierten Datenverarbeitung erstellen und per Fernkopie weiterleiten. In diesen Fällen ist die Benachrichtigung mit dem Gerichtssiegel zu versehen; einer Unterschrift bedarf es dann nicht. Die Mitteilung über den Sterbefall wird im Falle der automatisierten Erfassung der Daten vernichtet. Gleiches gilt für die Sterbefallmitteilungen, bei denen sich bei Überprüfung des Datensatzes keine Eintragung ergibt.

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3.1 Die benachrichtigte Stelle verfährt nach den Vorschriften der §§ 2259 ff., 2300 Abs. 1 BGB.

3.2 Geht bei einem Gericht, das nicht Nachlassgericht ist (beispielsweise bei dem Amtsgericht, bei dem sich eine Verfügung von Todes wegen in besonderer amtlicher Verwahrung oder gemäß § 2273 Abs. 2, § 2300 Abs. 1 BGB bei den Nachlassakten eines vorverstorbenen Ehegatten oder Lebenspartners befindet, oder bei dem Gericht, in dessen Akten eine Erklärung enthalten ist, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird), eine Sterbefallnachricht ein, so benachrichtigt es unverzüglich das Nachlassgericht vom Eingang der Mitteilung über den Sterbefall und vom Vorhandensein einer Verfügung von Todes wegen, sofern die Verfügung von Todes wegen dem Nachlassgericht nicht sofort übersandt werden kann.

3.3 Erhält ein Amtsgericht eine Nachricht nach Nummer 2.2 und werden die in Betracht kommenden Akten der aufgehobenen Dienststelle oder des Notars nicht von diesem Amtsgericht verwahrt, so leitet es die Nachricht an das aktenverwahrende Gericht oder an diejenige Stelle weiter, bei der die Akten verwahrt werden.

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4.1 Beurkundet der Standesbeamte den Sterbefall einer über 16 Jahre alten Person, deren Geburt nicht von einem Standesbeamten im Inland beurkundet worden ist, so gibt er der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin von dem Sterbefall Nachricht.

In der Mitteilung über den Sterbefall (§ 347 DA) sollen außerdem angegeben werden:

• Vorname(n) und Familienname (ggf. Geburtsname),
• Ort und Tag der Geburt,
• Ort und Tag des Todes,
• der letzte Wohnort
• und - soweit bekannt - Name und Anschrift eines nahen Angehörigen (Ehegatten, Lebenspartners, Kindes), ferner
• die Sterbebuchnummer.

4.2 Für die Benachrichtigung soll grundsätzlich ein Vordruck nach Anlage 4 verwendet werden. Die für die Benachrichtigung zu benutzenden Vordrucke sollen in den Textfeldern die einheitliche Schriftart Arial in der Schriftgröße 11 aufweisen. Handschriftliche Eintragungen und Zusätze sowie die Verwendung von Textmarken sind untersagt. 

Die Benachrichtigung ist vom Standesbeamten zu unterschreiben und mit dem Dienstsiegel zu versehen. Die Mitteilung kann auch durch Übersendung einer Durchschrift der Sterbeurkunde an die Hauptkartei für Testamente erfolgen.

5. Bei Verstorbenen, die in dem in Artikel 3 des Einigungsvertrages genannten Gebiet - Beitrittsgebiet - vor dem 1. Januar 1977 geboren sind, ist neben der Benachrichtigung gemäß Abschnitt II Nr. 1 zusätzlich auch der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin von dem Sterbefall Nachricht zu geben.

6. Das Amtsgericht Schöneberg prüft, ob die verstorbene Person in der Hauptkartei für Testamente vermerkt ist, und gibt ggf. in entsprechender Anwendung der vorstehenden Nummer 2 der verwahrenden Stelle von dem Sterbefall Nachricht.

Es prüft ebenso, ob Angaben darüber vorliegen, dass die bzw. der Verstorbene Kinder hatte, mit deren anderem Elternteil sie bzw. er nicht verheiratet war oder die sie bzw. er als Einzelperson angenommen hatte.

III.

Der Notar, bei dem die Sterbefallnachricht eines Standesamtes oder der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin eingeht, hat diese unverzüglich an das Nachlassgericht weiterzuleiten, ohne Rücksicht darauf, ob eine Verfügung von Todes wegen bereits an das Nachlassgericht abgeliefert oder in die besondere amtliche Verwahrung gebracht worden ist. Ist den Angaben des Standesamts oder der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin nicht zu entnehmen, welches Gericht als Nachlassgericht zuständig ist, so ist die Stelle zu benachrichtigen, bei der die Verfügung von Todes wegen verwahrt wird.

IV.

Werden amtliche Vordrucke eingeführt, die eine maschinelle Beleglesung ermöglichen, so sind diese Vordrucke zu verwenden. Werden Textverarbeitungsgeräte eingesetzt, kann von der Verwendung der amtlichen Vordrucke in den Anlagen 1, 2 c, 3 und 4 abgesehen werden. Der Inhalt der Benachrichtigungen oder des Umschlags muss in jedem Fall dem Inhalt der durch den Einsatz der Textverarbeitung ersetzten Anlagen 1, 2 c, 3 und 4 entsprechen.

V.

Diese Anordnung tritt am 1. März 2001 in Kraft.

Zum selben Zeitpunkt wird die Gemeinsame Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz und des Ministers des Innern vom 9. Dezember 1991 (JMBl. 1992 S. 2) aufgehoben.