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Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Landesdienst (BeurtVV)

Auf Grund des § 156 des Landesbeamtengesetzes (LBG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 8. Oktober 1999 (GVBl. I S. 446) in Verbindung mit § 14 Abs. 2 der Laufbahnverordnung (LVO) vom 25. Februar 1997 (GVBl. II S. 58) bestimmt der Minister des Innern im Einvernehmen mit der Ministerin der Finanzen und im Benehmen mit den übrigen Ministern zur Ausführung des § 66 Abs. 1 LBG:

1. Ziel und Bedeutung der dienstlichen Beurteilung

1.1 Beurteilen von Mitarbeitern ist eine herausgehobene Führungsaufgabe, die von allen Beurteilungsvorgesetzten ein besonders hohes Maß an Sensibilität, Gewissenhaftigkeit, Objektivität sowie Verantwortungsbewusstsein erfordert. Der Offenheit im Umgang miteinander sowie der Transparenz des Beurteilungsverfahrens kommt dabei eine entscheidende Bedeutung zu.

1.2 Die Beurteilungen müssen vollständig sein und ein umfassendes Bild von dem Arbeitsverhalten, den Leistungen und dem Befähigungsprofil des Beamten, insbesondere im Hinblick auf seine weitere dienstliche Verwendung, vermitteln. Hierfür müssen die Leistungen der Beamten abgestuft und untereinander vergleichbar bewertet werden, so dass ein zutreffendes Bild über sie entsteht.

1.3 Die Beurteilung soll neben einer verlässlichen Bewertung der am Arbeitsplatz gezeigten Leistungen sowie der Beschreibung von Eignung und Fähigkeiten auch eine verlässliche Grundlage für den leistungs- und befähigungsgerechten Personaleinsatz, gezielte Förderungsmaßnahmen, die Personalentwicklungsplanung und die Bewertung früherer personalwirtschaftlicher Entscheidungen sein. Die dienstliche Beurteilung bildet damit die Grundlage für die personen- und sachgerechte Entscheidung nach dem Grundsatz der Bestenauslese über die Anstellung, Beförderung und über die richtige Verwendung des Beamten.

1.4 Die Art und Weise, in der sich der Beurteilungsprozess vollzieht, ist von wesentlicher Bedeutung für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und für die Transparenz des Beurteilungsverfahrens. Sie eröffnet zugleich die Möglichkeit der Standortbestimmung des zu beurteilenden Beamten und der Rückkopplung für den Vorgesetzten. Deshalb haben vor allem die vorbereitenden, begleitenden und abschließenden Gespräche besonderes Gewicht.

2. Geltungsbereich

2.1 Die Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamten des Landesdienstes mit Ausnahme

• der Staatssekretäre,
• der Mitglieder des Landesrechnungshofes,
• des Direktors des Landtages,
• der beamteten Professoren und Hochschuldozenten,
• der Beamten in Laufbahnen des Schuldienstes, soweit sie nicht dem schulpsychologischen Dienst angehören,
• der Beamten des Polizeivollzugsdienstes, soweit sie nicht im Ministerium des Innern verwendet werden,
• der Beamten des allgemeinen Vollzugsdienstes, des Krankenpflegedienstes und des Werkdienstes an den Justizvollzugsanstalten,
• der hauptamtlich Lehrenden an den Aus- und Fortbildungseinrichtungen des Landes,
• der Beamten auf Widerruf im Vorbereitungsdienst,
• der Beamten auf Zeit, soweit sie nicht gemäß § 148a LBG in ein Zeitbeamtenverhältnis berufen wurden.

Sie gilt nicht für Richter und Staatsanwälte.

2.2 Die in dieser Verwaltungsvorschrift verwendeten Funktions-, Status- und anderen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer.

2.3 Die Vorschriften des Personalvertretungsgesetzes für das Land Brandenburg (PersVG), des Landesgleichstellungsgesetzes (LGG) und der Nummer 18 der Schwerbehindertenrichtlinien sind bei der Erstellung einer dienstlichen Beurteilung zu beachten.

3. Regelbeurteilung

3.1 Die Beamten sind alle drei Jahre regelmäßig zu einem Stichtag zu beurteilen.

Die erstmalig nach dieser Verwaltungsvorschrift vorzunehmenden Regelbeurteilungen sind

für den mittleren Dienst zum 1. Oktober 2001
für den gehobenen Dienst zum 1. Februar 2002
für den höheren Dienst zum 1. Juni 2002

zu erstellen. Der Stichtag kann aus besonderen Gründen um drei Monate vorgezogen oder hinausgeschoben werden. Bei der darauf folgenden Regelbeurteilung muss jedoch zum regulären Stichtag zurückgekehrt werden. Die für den gehobenen und höheren Dienst im Jahr 2005 vorzunehmenden Regelbeurteilungen können um ein oder drei Jahre verschoben werden.

3.2 Von der Regelbeurteilung ausgenommen sind:

• Beamte nach Vollendung des 50. Lebensjahres, es sei denn, dass sie die Erstellung einer Beurteilung beantragen,
• Beamte während der laufbahnrechtlichen Probezeit,
• Beamte, die sich in einer Einführungszeit oder Bewährungszeit (Aufstieg) befinden,
• Beamte, die am Beurteilungsstichtag länger als ein Jahr beurlaubt oder als Personalratsmitglieder oder Vertrauensleute der Schwerbehinderten länger als ein Jahr voll freigestellt sind,
• Beamte, die der Behörde weniger als sechs Monate angehören,
• Beamte auf Zeit, die gemäß § 148a LBG in ein Zeitbeamtenverhältnis berufen wurden.

3.3 Wird zum Zeitpunkt des Beurteilungsstichtages gegen den Beamten ein Disziplinarverfahren geführt, kann die Regelbeurteilung zurückgestellt werden, wenn das Disziplinarverfahren prägend auf die Beurteilung des Beamten ist oder sein kann. Dies wird insbesondere der Fall sein, wenn die Pflichtverletzung eng mit den dienstlichen Leistungen zusammenhängt.

4. Anlassbeurteilung

4.1 Eine Anlassbeurteilung ist zu erstellen

• im Rahmen eines Stellenvergabeverfahrens mit anschließender Beförderungsmöglichkeit oder bei Bewerbung um den Aufstieg, wenn für den Beamten keine Beurteilung vorliegt oder die Beurteilung im Verhältnis zu den Beurteilungen der Mitbewerber nicht mehr aktuell ist,
• am Ende eines Probezeitabschnittes und vor Ablauf der laufbahnrechtlichen Probezeit sowie zur Entscheidung über eine Verkürzung der Probezeit,
• vor Ablauf der Einführungszeit im Rahmen eines Aufstiegsverfahrens, das ohne Laufbahnprüfung endet; sofern die Einführungszeit in Abschnitte gegliedert ist, auch jeweils am Ende eines Abschnittes,
• für einen Beamten, der nach § 148a LBG in das Beamtenverhältnis auf Zeit berufen wurde, wenn
• er sich für die zweite Amtsperiode bewirbt,
• ihm das Amt dauerhaft im Beamtenverhältnis auf Lebenszeit übertragen werden soll,
• bei Versetzung eines Beamten zu einer anderen Behörde oder einem anderen Dienstherrn.

4.2 Eine Anlassbeurteilung kann erstellt werden für einen Beamten, der nach § 148a LBG in ein Beamtenverhältnis auf Zeit berufen wurde, aus anderen als unter Nummer 4.1 genannten Gründen.

4.3 Aus anderen als den in Nummern 4.1 bis 4.2 genannten Anlässen sind Beurteilungen aus besonderem Anlass nicht zulässig, es sei denn, die Fürsorge- und Schutzpflicht des Dienstherrn gebietet es. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Beamte zum Zeitpunkt der Regelbeurteilung gesundheitlichen Einschränkungen ausgesetzt war, die inzwischen - mit der Folge einer merklichen, nicht nur vorübergehenden Leistungssteigerung - behoben sind.

5. Beurteilungsbeitrag

5.1 Der Beurteilungsbeitrag ist eine dienstliche Bewertung der Leistung und Befähigung des Beamten für einen Teil des Beurteilungszeitraums ohne Gesamturteil. Der Beurteilungsbeitrag ist dem Beamten zur Kenntnis zu geben und bei der nächsten Beurteilung (Anlass- oder Regelbeurteilung) angemessen zu berücksichtigen. Bis dahin ist er als Sachakte bei der Personalstelle aufzubewahren.

5.2 Ein Beurteilungsbeitrag ist zu erstellen

• bei Umsetzung des zu beurteilenden Beamten oder des für den Entwurf der Beurteilung zuständigen Bediensteten (nachfolgend als „Entwerfer“ bezeichnet),
• für den Zeitraum einer Abordnung des zu beurteilenden Beamten zu einer anderen Behörde im Geltungsbereich der Richtlinie,
• vor einer Versetzung des Entwerfers zu einer anderen Behörde,
• beim Ausscheiden des Entwerfers aus dem Dienstverhältnis,
• bei einer Beurlaubung aus dienstlichen oder persönlichen Gründen (z. B. nach den §§ 39c, 39d LBG) des zu beurteilenden Beamten oder des Entwerfers.

Bei einer Umsetzung des Entwerfers innerhalb der Behörde oder Einrichtung kann auf einen Beurteilungsbeitrag verzichtet werden; in diesem Fall fertigt der neue Entwerfer den Beurteilungsentwurf zum Stichtag und stimmt ihn mit dem früheren Entwerfer ab. Kann zwischen beiden Entwerfern ein Einvernehmen über die Stichtagsbeurteilung nicht hergestellt werden, ist vom früheren Entwerfer nachträglich ein Beurteilungsbeitrag zu fertigen.

5.3 Ein Beurteilungsbeitrag entfällt, wenn der Zeitraum, auf den er sich erstrecken würde, weniger als sechs Monate beträgt; dies gilt insbesondere bei einem Wechsel oder Ausscheiden des zu beurteilenden Beamten oder des Entwerfers innerhalb von sechs Monaten nach der Regelbeurteilung. Bei einem Dienstpostenwechsel innerhalb der Behörde oder Einrichtung des zu beurteilenden Beamten oder des Entwerfers innerhalb von sechs Monaten vor der Regelbeurteilung wird statt eines Beurteilungsbeitrages ein Beurteilungsentwurf zum Stichtag erstellt.

5.4 Ein Beurteilungsbeitrag durch den Entwerfer entfällt auch bei einem Wechsel des Beurteilers. Die später zu fertigende Beurteilung ist jedoch zwischen dem neuen und dem früheren Beurteiler abzustimmen.

6. Bestätigungs- und Aktualisierungsvermerk

Anlassbeurteilung und Beurteilungsbeitrag sind durch einen formlosen Bestätigungsvermerk zu ersetzen, wenn

• der Leistungsstand und der Status des Beamten und
• der wesentliche Inhalt seines Aufgabengebietes

sich seit der letzten Beurteilung nicht verändert haben und

• der Beamte und der Beurteiler nicht gewechselt haben.

Haben sich lediglich die Leistungen des Beamten seit der letzten Beurteilung geändert, sind Anlassbeurteilung und Beurteilungsbeitrag durch einen formlosen Aktualisierungsvermerk zu ersetzen.

Das sonstige Verfahren für eine Anlassbeurteilung und einen Beurteilungsbeitrag bleibt im Übrigen unberührt.

7. Bewährungsvermerk

7.1 Der Bewährungsvermerk ist eine formlose dienstliche Feststellung, ob der Beamte sich in den in Nummer 7.2 genannten Fällen bewährt hat.

7.2 Ein Bewährungsvermerk ist zu erstellen

• vor Ablauf der Erprobungszeit (§ 10 LVO),
• vor Ablauf der Bewährungszeit im Rahmen des Aufstiegsverfahrens,
• für die Zeit der Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.

8. Zuständigkeiten

8.1 Die Beurteilung erfolgt durch einen Entwerfer und einen Beurteiler. Die Entwerfer sollen in der Regel die unmittelbaren Vorgesetzten sein. Beurteiler sollen höhere Vorgesetzte mit breiter Führungsverantwortung sein, die auf Grund ihrer Führungserfahrung und der Zahl der unterstellten Mitarbeiter die Einhaltung einheitlicher Maßstäbe und die Vergleichbarkeit der Beurteilungen sicherstellen können. In begründeten Ausnahmefällen darf der Entwerfer zugleich Beurteiler sein.

8.2 Aufsichtsbehörden können Überbeurteiler einsetzen.

8.3 Wer für den Entwurf der Beurteilung zuständig ist und wer Beurteiler ist, bestimmt der Staatssekretär für seinen Geschäftsbereich. Er kann diese Befugnis für nachgeordnete Behörden und Einrichtungen auf die Abteilungsleiter der obersten Dienstbehörde oder die Leiter der Behörden oder Einrichtungen übertragen.

8.4 An die Stelle des Staatssekretärs treten im Geschäftsbereich

des Landtages	der Direktor des Landtages,
der Staatskanzlei	der Chef der Staatskanzlei,
des Landesrechnungshofes	die Präsidentin des Landesrechnungshofes.

8.5 Die organisatorische Vorbereitung und Umsetzung des Beurteilungsverfahrens einschließlich der Vorbereitung der Zuständigkeitsfestlegungen obliegt den Personalstellen.

9. Formelle und materielle Anforderungen an die Beurteilung

9.1 Für die Regelbeurteilung, Anlassbeurteilung und den Beurteilungsbeitrag ist der Beurteilungsbogen (Anlage 1) zu verwenden; Nummer 6 bleibt unberührt. Streichungen oder Ergänzungen des Beurteilungsbogens über die nach den in dieser Verwaltungsvorschrift geregelten Fälle hinaus sind ebenso wie Zwischenbewertungen nicht zulässig.

9.2 Die Beurteilung besteht aus der Leistungsbeurteilung, der Befähigungsbeurteilung, dem Gesamturteil, Aussagen zur Fortbildung und dem Verwendungsvorschlag.

9.3 Leistungsbeurteilung

9.3.1 Mit der Leistungsbeurteilung werden die Arbeitsergebnisse unter Berücksichtigung des Bewertungsmaßstabes (Nummer 9.3.4) bewertet. Grundlage der Leistungsbeurteilung ist die Aufgabenbeschreibung. Die Beurteilung ist auf solche Leistungen zu beschränken, die bei der Aufgabenerledigung auch erbracht worden sind.

9.3.2 Die dienstlichen Leistungen sind nach den Leistungsmerkmalen

• Arbeitsgüte
• Fachwissen
• Arbeitsstil
• Arbeitsmenge
• Führungsverhalten

zu bewerten. Soweit der Beamte im Beurteilungszeitraum keine Führungsfunktionen wahrgenommen hat, ist dies mit dem Hinweis „nicht zutreffend“ zu vermerken.

9.3.3 Die Leistungen sind nach den im Beurteilungsbogen enthaltenen sieben Bewertungsstufen zu beurteilen. Die Zuordnung muss sich an den in der Anlage 2 beispielhaft erläuterten Stufen „7 Punkte“, „4 Punkte“ und „1 Punkt“ orientieren.

Ein Beamter hat sich in der laufbahnrechtlichen Probezeit gemäß § 7 Abs. 6 LVO „besonders bewährt“, wenn seine Leistungen mit 7 oder 6 Punkten beurteilt wurden.

Die Ergebnisse der praktischen Einführung beim Regelaufstieg in den höheren Dienst gemäß § 34 Abs. 5 LVO sind „befriedigend“, wenn die Leistungen mit vier Punkten bewertet wurden.

9.3.4 Für die Vergabe der Bewertungsstufe ist die Erfüllung der Anforderungen maßgebend, die an den Beamten auf dem jeweiligen Dienstposten unter Berücksichtigung der Besoldungsgruppe gestellt werden können.

Als Maßstab dürfen weder extrem anspruchsvolle Leistungsanforderungen an den Beamten noch eine relativ weitherzige Vorstellung dessen, was von dem Beamten erwartet werden muss, zugrunde gelegt werden. Die maßstabsgerechte Leistung hebt sich - entsprechend der Beschreibung in der Anlage 2 - weder im positiven noch im negativen Bereich ab. Ihr sind Leistungen zuzuordnen, die nicht völlig ohne Fehler sind, in deutlich mehr als der Hälfte der Fälle und Arbeitssituationen jedoch den Anforderungen des Dienstpostens voll und ganz entsprechen.

9.3.5 Bei der Bildung der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung ist zu berücksichtigen, dass die einzelnen Leistungsmerkmale im Hinblick auf die Anforderungen des jeweiligen Dienstpostens in der Regel unterschiedlich zu gewichten sind. Die Gesamtnote kann deshalb nicht als bloßes arithmetisches Mittel aus den Bewertungen der Einzelmerkmale gebildet werden. Sie ist vielmehr aus der Bewertung der Leistungsmerkmale unter Würdigung ihrer Gewichtung und des Gesamtbildes der Leistungen festzusetzen. Wenn sich die Schlüssigkeit zwischen Einzelmerkmalen und Gesamtnote nicht ohne weiteres ergibt, ist die Gesamtnote in freier Formulierung zu begründen. Auf Nummer 10 (Sicherstellen eines differenzierten Beurteilens) wird hingewiesen.

9.4 Befähigungsbeurteilung

9.4.1 Mit der Befähigungsbeurteilung werden die im dienstlichen Umgang gezeigten Fähigkeiten sowie sonstige dienstlich bedeutsame Eigenschaften im Hinblick auf die weitere dienstliche Verwendung und berufliche Entwicklung nach den Ausprägungsgraden

• besonders stark ausgeprägt
• stärker ausgeprägt
• normal ausgeprägt
• schwächer ausgeprägt

bewertet.

9.4.2 Bei der Befähigungsbeurteilung können solche Beurteilungsmerkmale außer Betracht bleiben, die für das Arbeitsgebiet des Beurteilten ohne Bedeutung sind. Die Nichtberücksichtigung von Beurteilungsmerkmalen ist jeweils mit dem Hinweis „nicht zutreffend“ zu vermerken.

9.4.3 Besondere Fachkenntnisse und Fähigkeiten sind nur zu beschreiben, sofern sie am Arbeitsplatz beobachtet werden können. Sie sind mit diesem Hinweis aufzunehmen, sofern sie für die weitere dienstliche Verwendung von Bedeutung sein können. Die körperliche Befähigung ist zu beschreiben, sofern sie für die Wahrnehmung des Dienstpostens oder die Verwendung des Beamten von Bedeutung ist.

9.4.4 Eine Gesamtnote bei der Befähigungsbeurteilung ist ausgeschlossen.

9.5 Gesamturteil

9.5.1 Das Gesamturteil entspricht in der Regel der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung, die sich im Normalfall in Übereinstimmung mit den Befähigungsmerkmalen befinden wird. Das Gesamturteil kann in freier Würdigung ergänzend schriftlich begründet werden.

9.5.2 Das Gesamturteil ist eingehend zu begründen, wenn

• es nicht der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung entspricht;
• sich die Befähigung nicht in der Leistungsbeurteilung und damit nicht im Gesamturteil widerspiegelt.

9.6 Fortbildung

Die Teilnahme an Fortbildungslehrgängen sowie der Erwerb von Leistungszeugnissen während des Beurteilungszeitraums sind anzugeben. Ergibt sich aus den im Beurteilungszeitraum gezeigten Leistungen ein besonderer Fortbildungsbedarf, ist dieser anzugeben. Ein entsprechender Fortbildungsvorschlag kann insbesondere im Zusammenhang mit einem Verwendungs- und Förderungsvorschlag unterbreitet werden.

9.7 Vorschlag für die weitere dienstliche Verwendung

Der Vorschlag über die weitere dienstliche Verwendung soll konkrete Angaben darüber enthalten, für welchen anderen Kreis von Aufgaben und Dienstposten (einschließlich Aufstieg) der Beamte in Betracht kommt. Es ist auch anzugeben, ob der Beamte eine Verwendung in den vorgeschlagenen und/oder in einem anderen Aufgabenbereich oder Dienstposten anstrebt. Die Benennung konkreter Arbeitsplätze ist nicht erforderlich.

10. Sicherstellen eines differenzierten Beurteilens

10.1 Erfahrungsgemäß bestehen innerhalb einer zahlenmäßig größeren Gruppe auch bei gleichem Vor- und Ausbildungsstand Leistungsunterschiede. Dies muss beim Beurteilen seinen Niederschlag finden. Alle am Beurteilungsverfahren beteiligten Vorgesetzten sind deshalb verpflichtet, im Interesse einer gerechten Leistungsbewertung einen einheitlichen Beurteilungsmaßstab anzulegen. Dies gilt für Regelbeurteilungen, Anlassbeurteilungen und Beurteilungsbeiträge gleichermaßen. Insbesondere ist es erforderlich, den Umfang der besonders herausragenden Leistungen nach den realen Gegebenheiten zu bemessen. Hierzu dient zunächst die in der Anlage 2 beispielhaft beschriebene Zuordnung der Leistungsmerkmale zu den Bewertungsstufen.

10.2 Ergänzend dazu wird empfohlen, die Vergabe der Spitzennoten an folgenden Richtwerten zu orientieren:

Gesamtnote	7 Punkte	bis zu 10 v. H.
Gesamtnote	6 und 7 Punkte	bis zu 30 v. H.
Gesamtnote	5, 6 und 7 Punkte	bis zu 60 v. H.

Hierzu müssen die Beamten nach ihrem statusrechtlichen Amt, dem konkreten Verwendungsbereich oder der Aufgaben- und Personalstruktur sinnvollerweise mit-einander in einer Gruppe zusammengefasst und die Vomhundertsätze auf diese Gruppe umgelegt werden. In erster Linie sind Beamte derselben Besoldungsgruppe und derselben Laufbahn zusammenzufassen; gegebenenfalls können auch

• Beamte derselben Besoldungsgruppe anderer Laufbahnen oder
• Beamte mehrerer Besoldungsgruppen (maximal drei Stufen) derselben Laufbahngruppe oder
• Funktionen derselben Ebene (z. B. Referatsleiter, Referenten, Sachbearbeiter)

zusammengefasst werden. Die Gruppen können auch behördenübergreifend gebildet werden. Zur besseren Orientierung an den Vomhundertsätzen sind möglichst viele Beamte zusammenzufassen. Die Anlehnung an die Vomhundertsätze ist umso sinnvoller, je größer die Gruppe der Beamten ist (zirka 30). Die Vomhundertsätze dürfen jedoch eine leistungsgerechte Beurteilung im Einzelfall nicht behindern.

Bei der Erstellung von Bestätigungs- und Aktualisierungsvermerken gelten die Richtwerte sinngemäß.

11. Verfahren der Beurteilung

11.1 Gespräche mit den zu Beurteilenden

Zu Beginn der Zusammenarbeit führt der Entwerfer mit dem von ihm zu beurteilenden Beamten ein Gespräch über dessen Aufgabenbereich und die an ihn gestellten Erwartungen. Mindestens in der Mitte des Beurteilungszeitraumes soll ein weiteres Gespräch mit dem zu beurteilenden Beamten über seine bisherigen Leistungen geführt werden. Die Einzelheiten sind von den Ressorts in eigener Zuständigkeit zu regeln. In Vermerken (Muster Anlage 3) ist festzuhalten, dass die Gespräche stattgefunden haben. Die Vermerke werden zur Personalakte genommen; der zu Beurteilende erhält eine Ablichtung.

Darüber hinaus finden Gespräche vor der Erstellung des Entwurfs (Nummer 11.4.1) und bei der Eröffnung (Nummer 11.5.1) statt.

11.2 Vorgespräch

Vor dem Beurteilungsstichtag findet zwischen dem Staatssekretär, seinen Beurteilern und den Leitern der nachgeordneten Behörden oder Einrichtung ein Vorgespräch zur anstehenden Regelbeurteilung statt. Das Vorgespräch soll der Verständigung über einen einheitlichen Beurteilungsmaßstab sowie über die Umsetzung und Einhaltung der Empfehlungen zum differenzierten Beurteilen dienen. In den nachgeordneten Behörden und Einrichtungen sollen entsprechende Vorgespräche durchgeführt werden.

Das Nähere regelt der Staatssekretär für seinen Geschäftsbereich.

11.3 Beurteilungskonferenz

Die Beurteiler unterrichten die Entwerfer vor dem Beurteilungsstichtag über die Vorgaben des Vorgesprächs und stimmen das weitere Verfahren, insbesondere zur Beachtung der Empfehlungen zum differenzierten Beurteilen, ab.

Die Beurteiler können zur Einhaltung der Vergleichbarkeit, insbesondere zur Beachtung der Empfehlungen zum differenzierten Beurteilen, weitere Beurteilungskonferenzen durchführen.

11.4 Erstellen der Beurteilung

11.4.1 Der Entwerfer führt vor der Abfassung des Entwurfs ein Gespräch mit dem zu Beurteilenden, um etwaige Einwendungen des Beamten berücksichtigen oder dazu Stellung nehmen zu können. Der zu Beurteilende kann auch darauf hinweisen, welche äußeren oder inneren Einflüsse ihn im Beurteilungszeitraum daran gehindert haben, eine andere als die sich aus der Sicht des Entwerfers ergebende Leistung zu erbringen oder ein seiner tatsächlichen Befähigung entsprechendes Bild zu vermitteln. Der Entwerfer soll den Beamten auch befragen, ob solche Einflüsse geltend gemacht werden, und die möglichen Auswirkungen auf die Beurteilung mit ihm erörtern.

11.4.2 Die Führungsebenen zwischen dem Entwerfer und dem Beurteiler nehmen zu dem Entwurf Stellung, indem sie entweder den Entwurf abzeichnen oder ein anderes Votum (etwa im Hinblick auf die größere Zahl der ihnen bekannten Mitglieder der Vergleichsgruppe) abgeben, und leiten ihn dem Beurteiler zu.

11.4.3 Sobald dem Beurteiler alle Beurteilungen vorliegen, leitet er eine Übersicht über die Beurteilungsnoten, die voraussichtlich vergeben werden sollen, ohne namentliche Zuordnung der Personalstelle zu. Die Personalstelle erfasst alle vorgesehenen Beurteilungsnoten und leitet sie dem Staatssekretär, Leiter der Behörde oder Einrichtung bzw. dem Abteilungsleiter der obersten Dienstbehörde zur Sicherstellung der Einheitlichkeit zu.

11.4.4 Hält der Leiter der Behörde oder Einrichtung den Beurteilungsmaßstab für gewahrt, wird die Beurteilung gefertigt und vom Beurteiler unterschrieben. Anderenfalls kann er die Beurteilungskompetenz an sich ziehen.

11.5 Eröffnung

11.5.1 Der Entwerfer händigt dem Beurteilten eine Abschrift der Beurteilung aus und bespricht sie mit ihm auf Wunsch (Eröffnung). Zwischen Aushändigung und Besprechung der Beurteilung sollen mindestens drei Tage liegen. Die Eröffnung ist aktenkundig zu machen.

11.5.2 Der Beurteiler kann die Beurteilung auch selbst eröffnen. Weicht der Beurteiler von der Gesamtnote des Entwurfs der Beurteilung ab, eröffnet er selbst die Beurteilung.

11.5.3 Bei der Eröffnung ist der Beurteilte auf die Möglichkeit hinzuweisen, dass er innerhalb von zwei Wochen nach Eröffnung der Beurteilung eine eigene Stellungnahme zu der Beurteilung abgeben kann.

12. Geschäftsmäßige Behandlung der dienstlichen Beurteilung

12.1 Bei Abgabe der Beurteilung und der geschäftsmäßigen Behandlung ist auf Vertraulichkeit zu achten.

12.2 Die Personalstelle berät die Entwerfer und die Beurteiler und wirkt auf die Differenzierung und Stimmigkeit der Beurteilungen hin.

12.3 Beurteilungen dürfen anderen Stellen als den Dienstvorgesetzten und den zuständigen personalbearbeitenden Stellen nur zugänglich gemacht werden, wenn diese zur Einsicht berechtigt sind und ein entsprechendes Interesse anerkannt werden kann.

12.4 Die Beurteilungen sollen spätestens drei Monate nach dem Beurteilungsstichtag der Personalstelle vorliegen.

12.5 Nach Abschluss des Verfahrens wird die Beurteilung zur Personalakte genommen. Der Entwurf und die ihm zugrunde liegenden Beurteilungsbeiträge sind längstens für die Dauer eines Jahres, im Falle eines Rechtsstreites bis zu dessen Abschluss, aufzubewahren und anschließend zu vernichten.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Unverzüglich nach In-Kraft-Treten der Verwaltungsvorschrift führt der Entwerfer mit dem zu beurteilenden Beamten ein Gespräch über dessen Aufgabenbereich und die an ihn gestellten Erwartungen entsprechend Nummer 11.1 dieser Verwaltungsvorschrift.

13.2 Die Regelung der Nummer 6 (Bestätigungs- und Aktualisierungsvermerk) gilt nur für nach dieser Richtlinie erstellte Anlassbeurteilungen und Beurteilungsbeiträge.

13.3 Die obersten Dienstbehörden regeln die Unterweisung der Beurteiler und der Entwerfer in eigener Zuständigkeit.

13.4 Die obersten Landesbehörden können im Einvernehmen mit dem Ministerium des Innern abweichende Regelungen erlassen, um Besonderheiten ihres Geschäftsbereiches Rechnung zu tragen.

13.5 Die obersten Landesbehörden berichten der Landesregierung für ihre Geschäftsbereiche erstmals zum 1. März 2003 über die Ergebnisse der Regelbeurteilungen ohne namentliche Zuordnung. Federführend für die Erstellung des Berichtes ist das Ministerium des Innern.

13.6 Bei der ersten Durchführung der Stichtagsbeurteilung kann das Ministerium des Innern zur Sicherung des ordnungsgemäßen Wechsels vom bisherigen Beurteilungsverfahren der Ressorts von dieser Vorschrift abweichende Festlegungen treffen.

14. In-Kraft-Treten, Befristung

14.1 Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2001 in Kraft.

14.2 Die Verwaltungsvorschrift ist auf sieben Jahre und sechs Monate befristet.

Es wird empfohlen, diese Verwaltungsvorschrift auf die Beurteilung von Beamten der Gemeinden, Ämter und Landkreise und der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts entsprechend anzuwenden.

Anlagen