Gesetz zur Reform des Reisekostenrechts - Allgemeine Durchführungshinweise -

Zur Durchführung und einheitlichen Anwendung des neu gefassten Bundesreisekostengesetzes vom 26. Mai 2005 (BGBl. I S. 1418), der dazu ergangenen Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg vom 2. August 2005 (ABl. S. 870) und sonstiger reisekostenrechtlicher Regelungen werden folgende ergänzende Hinweise gegeben:

I. Zum In-Kraft-Treten und zur Übergangszeit

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) und die dazu erlassene Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum Bundesreisekostengesetz (Bbg BRKGVwV) treten am 1. September 2005 in Kraft.

Für die Zeit des Übergangs von altem zu neuem Recht gilt Folgendes:

Bei Beginn der Dienstreise vor und Ende der Dienstreise nach dem In-Kraft-Treten des neuen Bundesreisekostengesetzes wird Reisekostenvergütung nach den vor dem In-Kraft-Treten geltenden Vorschriften gezahlt (= Anwendung alten Rechts).

II. Änderungen von bisherigem zu neuem Bundesreisekostengesetz

1. Schwerpunkte der Änderungen

Die neue Vorschrift trägt in erster Linie dazu bei, die Kosten der Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen der Beschäftigten des Landes, der Gemeinden und Gemeindeverbände und der sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts zu reduzieren.

Dies wird insbesondere erreicht durch:

• Zusammenfassung sachlich verwandter Vorschriften
  • Persönlicher und sachlicher Geltungsbereich in § 1 (§§ 1 und 4 alt)
  • Kürzungstatbestände zum Tage- und Übernachtungsgeld jetzt direkt bei jeweiliger Anspruchsgrundlage in den §§ 6 und 7 (§§ 9, 10 und 12 alt)
  • Dienstreisen mit längerer Dauer in § 8 (§11 alt),
  • Pausch- und Aufwandsvergütung in § 9 (§§ 17 und 18 alt)
  • Nebenkosten und Absage einer angeordneten Dienstreise in § 10 (§§ 14 und 19 alt)
  • Reisekostenvergütung in besonderen Fällen in § 11 (§§ 16 und 23 alt)
  • Krankheit und private Aufenthalte im Zusammenhang mit Dienst­reisen in §§ 12 und 13 (§ 16 und VO zu § 16 Abs. 6 alt)
  • Auslandsdienstreisen in § 14 (§ 20 alt)
  • Trennungsgeld in § 15 (§ 22 alt)
  • Ermächtigung zum Erlass von Verwaltungsvorschriften § 16 (§ 24 alt)
• Reduzierung von Verwaltungsaufwand
  • Aufhebung der Unterscheidung nach Dienstreisen und Dienstgängen, damit Abschaffung bisher unterschiedlicher Arten der Reisekostenvergütung
  • Möglichkeit der Reisekostenrechnung ohne Belege, dafür Pflicht zur befristeten Aufbewahrung beim Dienstreisenden
  • Halbierung der Ausschlussfrist auf 6 Monate
  • Aufhebung der Abhängigkeit der Fahrtkostenerstattung bei Bahnfahrten von Besoldungs- und Vergütungsgruppen
  • Wegfall der Vergleichsberechnung bei Kfz-Benutzung
  • Einheitliche Wegstreckenentschädigung für alle privat genutzten Fahrzeuge
  • Wegstreckenentschädigung unabhängig von Besitzverhältnissen (vorher: privateigene Kfz)
  • Rückkehr zu einheitlichen Verpflegungssätzen bei Einbehalten
  • Wegfall der Zuschussberechnung beim Übernachtungsgeld
  • Pauschalierung der Erstattung für Übernachtungen in einer in der Nähe des Geschäftsortes gelegenen Wohnung
  • Wegfall von Erstattungstatbeständen, die an das Einkommen oder den Personenstand anknüpfen
  • Keine Reisekostenvergütung für Fahrten zwischen Wohnung und Dienststätte aus besonderem dienstlichen Anlass

2. Zu den Vorschriften im Einzelnen wird ergänzend auf die amtliche Begründung zu dem Entwurf des Gesetzes zur Reform des Reise­kostenrechts (BT - Drucksache: 15/4919) verwiesen.

III. Zu einzelnen Vorschriften

1. Zu § 2 Abs. 2 BRKG

Das Bundesreisekostengesetz konkretisiert die Fürsorgepflicht des Dienstherrn für alle Fälle dienstlich veranlasster auswärtiger Tätigkeit auch in Verbindung mit der Wahrnehmung von Familienpflichten (vergleiche Text­ziffer 2.1.9 und 4.1.5 Bbg BRKGVwV). Direkte Betreuungs- und Pflegekosten für Familienangehörige sind allerdings nach wie vor keine Reisekosten und damit nicht erstattungsfähig (Textziffer 10.1.3 Satz 2 Bbg BRKGVwV).

Dienstreisen zur Übernahme oder nach Übergabe eines Dienstkraftfahrzeuges an beziehungsweise von einem anderen Ort als der Dienststätte sind grundsätzlich an der Dienststätte (Textziffer 2.1.3 Bbg BRKGVwV) anzutreten und zu beenden; dies gilt jedoch nicht, wenn Beginn oder Ende der Dienstreise an der Wohnung wirtschaftlicher ist.

Die ausdrückliche Anordnung des Beginns und des Endes der Dienstreise an der Dienststätte bleibt dem Genehmigenden unbenommen (Textziffer 2.2.2 Bbg BRKGVwV).

2. Zu § 3 Abs. 1 Satz 1 BRKG in Verbindung mit Textziffer 3.1.1 Bbg BRKGVwV

Der Grundsatz des § 3 Abs. 1 Satz 1 BRKG und die in Textziffer 3.1.1 Bbg BRKGVwV hierzu getroffenen Ausführungen bedingen, dass bereits bei der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreisen klarzustellen ist, dass die grundsätzlich freie Wahl des Verkehrsmittel nicht zu wirtschaftlich unvertretbaren Ergebnissen führen kann. Dies kann durch die Anordnung der Nutzung bestimmter Verkehrsmittel, die Bereitstellung dienstlich beschaffter Fahrausweise/Zeitfahrkarten/Tickets oder die Begrenzung der Erstattung der Reisekostenvergütung auf den Zeitraum der Dienstreisezeit bei Nutzung des wirtschaftlichsten Verkehrsmittels geschehen.

3. Zu § 3 Abs. 1 Satz 3 BRKG in Verbindung mit Textziffer 3.1.3 Bbg BRKGVwV

Soweit die oberste Dienstbehörde bestimmt, dass Ausgaben bis zu zehn Euro je Tag nicht durch Belege nachgewiesen werden müssen, sind diese Ausgaben dennoch im Einzelnen anzugeben und gegebenenfalls zu begründen; beispielsweise Begründung der Taxibenutzung bei Kosten von unter 10 Euro.

4. Zu § 3 Abs. 1 Satz 4

Wurde dem Dienstreisenden bereits Reisekostenvergütung gewährt und weigert sich der Dienstreisende die Belege auf Aufforderung der Behörde innerhalb von drei Monaten vorzulegen, muss der Dienstreisende die ihm bereits gewährte Reisekostenvergütung dem Kostenträger zurückerstatten.

5. Zu § 4 Abs. 1 Satz 1 BRKG

Zu den Fahrtkosten gehören auch Auslagen für Fahrten außerhalb des Geschäftsortes, wenn dort aus wirtschaftlichen oder dienstlichen Gründen eine Unterkunft genutzt wird.

6. Zu § 4 Abs. 1 Satz 2 BRKG in Verbindung mit Textziffern 4.1.2 und 4.1.3 Bbg BRKGVwV

Die Kann-Bestimmung zur Erstattung der Fahrkosten der 1.Wagenklasse bei einer mindestens zweistündigen Bahnfahrt ist im Land Brandenburg nicht anzuwenden. Auf die Ausführungen in den Textziffern 4.1.2 und 4.1.3 Bbg BRKGVwV wird verwiesen.

7. Zu § 4 Abs. 1 Satz 4 BRKG

Die Anerkennung dienstlicher Gründe soll - soweit nicht bereits allgemein geregelt (vergleiche Textziffer 4.1.3 Satz 2 Bbg BRKGVwV) - mit der Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise erfolgen.

8. Zu § 4 Abs. 2 BRKG in Verbindung mit Textziffer 4.2.2 Bbg BRKGVwV

Die Beschaffung einer BahnCard aus dienstlichen Gründen und die damit verbundene Kostenerstattung darf nur dann erfolgen, wenn die Dienststelle vorher die Wirtschaftlichkeit der BahnCard aufgrund einer Prognose über zu erwartende Dienstreisen festgestellt und eine Kostenzusage erteilt hat. Der Gültigkeitsbeginn der BahnCard soll grundsätzlich mit dem Termin der ersten Dienstreise, bei der sie eingesetzt wird, übereinstimmen. Dienstreisende sind zu verpflichten, während der Gültigkeitsdauer der BahnCard die erforderlichen Dienstreisen grundsätzlich mit Zügen der Deutschen Bahn AG durchzuführen. Hinsichtlich der in diesen Fällen notwendigen Anordnung zur Benutzung dieses Beförderungsmittels gilt Textziffer 3.1.1 Satz 4 zweiter Halbsatz Bbg BRKGVwV gleichermaßen.

9. Zu § 5 Abs. 1 BRKG

Der Höchstbetrag in Höhe von 130 Euro/150 Euro berücksichtigt die Wegstreckenentschädigung für die gesamte Dienstreise (Textziffer 5.1.4 Bbg BRKGVwV). Bei mehr als zweitägigen Abordnungen wird die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 1 BRKG jeweils für die Dienstantrittsreise, die Fahrten am auswärtigen Dienstort und die Reise aus Anlass der Beendigung der Maßnahme getrennt voneinander gewährt (= drei Dienstreisen - Höchstbetrag immer auf die jeweilige Dienstreise bezogen). Für ein- und zweitägige Abordnungen ist § 11 Abs. 1 Satz 4 BRKG in Verbindung mit der Textziffer 11.1.2 Bbg BRKGVwV zu beachten, wonach die Abrechnung der Reisekosten wie bei nur einer Dienstreise erfolgt (Ausnahme: Fälle der Textziffer 11.1.3 Bbg BRKGVwV).

10. Zu § 5 Abs. 2 BRKG

Ausweislich der amtlichen Begründung liegt ein erhebliches dienstliches Interesse insbesondere vor, wenn durch die Benutzung des privaten Kraftfahrzeuges eine organisatorische Verbesserung, eine Steigerung der Dienstleistung oder eine Einsparung personeller und sächlicher Art erzielt wird. Liegt die zu erwartende dienstliche Jahresfahrleistung unter 6.000 Kilometern, wird ein erhebliches dienstliches Interesse nur dann bejaht werden können, wenn ein unabweisbares dienstliches Bedürfnis an der Verwendung eines privaten Kraftwagens besteht. Die Anforderungen an das Vorliegen eines „erheblichen dienstlichen Interesses“ sind strenger als an das Vorliegen eines triftigen Grundes im Sinne des bisherigen § 6 Abs. 1 BRKG. Eine Gleichsetzung würde dem von der gesetzlichen Regelung insgesamt verfolgten Ziel zuwider laufen.

Die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Benutzung eines Kraftwagens obliegt grundsätzlich dem für die Anordnung/Genehmigung zuständigen Vorgesetzten; die oberste Dienstbehörde kann andere Zuständigkeiten bestimmen. Wird die Anerkennung allgemein erteilt, muss das hier zu erledigende Dienstgeschäft hinreichend bestimmt sein.

Sofern an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches Interesse anerkannt ist, wird eine Begrenzung der Wegstreckenentschädigung durch einen Höchstbetrag nicht vorgenommen.

Die bisherige im Einzelfall erteilte Anerkennung eines im überwiegend dienstlichen Interesses gehaltenen privateigenen Kraftfahrzeuges gemäß § 6 Abs. 2 BRKG (alt) ist mit Ablauf des 31. August 2005 zu widerrufen. In diesen Fällen werden - für eine Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2005 - gegen die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Benutzung eines Kraftwagens im Sinne des § 5 Abs. 2 BRKG keine Bedenken erhoben, solange der Nachweis einer Wirtschaftlichkeitsberechnung im Sinne der Textziffer 5.2.2 Satz 3 Bbg BRKGVwV nicht erbracht ist.

11. Zu § 5 Abs. 4 BRKG

Wegstreckenentschädigung wird nicht gewährt, wenn ein zur Verfügung stehendes Dienstkraftfahrzeug ohne triftigen Grund nicht benutzt wird. Bedienungsunkenntnis oder Unsicherheit im Umgang mit dem Kraftfahrzeug rechtfertigen regelmäßig nicht die Anerkennung triftiger Gründe.

12. Zu § 7 BRKG in Verbindung mit Textziffern 7.1.3 und 7.1.4 Bbg BRKGVwV

Bis zu einem Betrag von 60 Euro werden gemäß Textziffer 7.1.3 Bbg BRKGVwV die Übernachtungskosten als notwendig angesehen. Bei der Ermittlung dieses Betrages bleiben die Kosten für die Verpflegung unberücksichtigt, sodass die Übernachtungskosten unter Berücksichtigung von § 6 Abs. 2 BRKG bis zu 84 Euro (bei Vollverpflegung) ohne gesonderte Begründung als notwendig anerkannt werden können.

Übersteigen die Kosten für die Unterkunft 60 Euro, können die diesen Betrag übersteigenden Übernachtungskosten nur erstattet werden, wenn deren Notwendigkeit begründet und nachvollziehbar anerkannt wird. Andernfalls werden lediglich 60 Euro für die Übernachtung erstattet. Sofern Verpflegungskosten in den Übernachtungskosten enthalten sind, erhöht sich der Betrag von 60 Euro um den jeweiligen Verpflegungsanteil im Tagegeld (§ 6 Abs. 2 BRKG). Bei der Berechnung des Tagegeldes erfolgt dann der Einbehalt gemäß § 6 Abs. 2 Satz 2 BRKG (Quasi-Kürzung des zustehenden Tage­geldes um den entsprechenden Verpflegungsanteil).

Beispiel:

1. Hotel A: Übernachtung inklusiv Frühstück für 64 Euro
   
   Nach Abzug des Betrages für den Frühstücksanteil von 4,80 Euro (=20 Prozent aus 24 Euro gemäß § 6 Abs. 2 BRKG; vergleiche auch Textziffer 7.1.4 Bbg BRKGVwV) verbleiben Übernachtungskosten für die Unterkunft in Höhe von 59,20 Euro. Diese Unterkunftskosten sind als notwendig anzusehen, da der Betrag von 60 Euro nicht überschritten wird (Textziffer 7.1.3 Satz 1 Bbg BRKGVwV).
   
   Somit werden der Übernachtungspreis einschließlich des darin enthaltenen Verpflegungsanteils für das Frühstück als (Gesamt-) Übernachtungskosten in Höhe von 64 Euro erstattet (Textziffer 7.1.4 Bbg BRKGVwV). Im Gegenzug wird gemäß § 6 Abs. 2 BRKG der Betrag für den Frühstücksanteil vom zustehenden Tagegeld einbehalten (beispielsweise: zustehendes Tagegeld 24 Euro abzüglich 4,80 Euro Frühstücksanteil=Tagegeld 19,20 Euro).
2. Hotel B: Übernachtung inklusiv Frühstück für 70 Euro
   
   Die Übernachtungskosten übersteigen den Betrag von 60 Euro zuzüglich des Betrages für den Frühstücksanteil im Tagegeld gemäß § 6 Abs. 2 BRKG (4,80 Euro). Ohne Anerkennung einer Begründung für die Inanspruchnahme dieses Hotels, können lediglich nur 60 Euro - einschließlich des hierin enthalten Frühstücks - erstattet werden(Textziffer 7.1.3 Bbg BRKGVwV).
   
   Aufgrund des hier im Übernachtungspreis enthaltenen Frühstücks (Inklusivpreis) wird gemäß § 6 Abs. 2 BRKG der Betrag für den Frühstücksanteil vom zustehenden Tagegeld einbehalten (beispielsweise: zustehendes Tagegeld 24 Euro abzüglich 4,80 Euro Frühstücksanteil = Tagegeld 19,20 Euro).

Die Sätze 3 und 4 der Textziffer 7.1.3 Bbg BRKGVwV bleiben unberührt.

13. Zu § 8 BRKG

Die Ermäßigung des Tagegeldes nach § 8 Satz 1 BRKG gilt nur für volle Kalendertage des Aufenthalts am auswärtigen Geschäftsort. Als volle Kalendertage des Aufenthalts gelten alle Tage zwischen der Dienstantritts- und der Dienstrückreise einschließlich der hiervon eingeschlossenen dienstfreien Werktage, Sonn- und Feiertage. An Reisetagen (beispielsweise Zwischendienstreise, Familienheimfahrt) erfolgt die Tagegeldberechnung nach § 6 BRKG. Verlässt der Dienstreisende den auswärtigen Geschäftsort aus anderen als dienstlichen Gründen oder wegen einer anderen Reise an den Wohnort (§ 11 Abs. 5 BRKG; nicht Familienheimfahrt) bleibt es bei der Ermäßigung.

Für die Zeit des Aufenthalts in der Familienwohnung kann Tagegeld nicht gewährt werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Heimfahrt mit oder ohne Reisebeihilfe handelt.

14. Zu § 5 Abs. 4 der Trennungsgeldverordnung (TGV)

§ 5 Abs. 4 Satz 1 TGV wurde durch Artikel 13 Nr. 2 des Gesetzes zur Reform des Reisekostenrechts vom 26. Mai 2005 (BGBl. I S. 1418, 1423) hinsichtlich der Mitnahmeentschädigung (Wegfall) bei Reisebeihilfen für Heimfahrten geändert. Hinsichtlich der Höhe der Reisebeihilfe erfolgte jedoch keine Änderung. § 5 Abs. 4 Satz 1 TGV ist bis zu einer weiteren Änderung der TGV in der ab 1. September 2005 geltenden Fassung anzuwenden. Wird die Familienheimfahrt mit einem Kraftfahrzeug durchgeführt, ist Textziffer 5.4.6 der Allgemeinen Durchführungshinweise zum Trennungsgeldrecht im Land Brandenburg - Bbg TG ADH - zu beachten.

15. Zu § 7 Abs. 1 des Bundesumzugskostengesetzes - BUKG -

Wird die Umzugsreise mit einem Kraftfahrzeug durchgeführt, wird die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 1 BRKG bis zu einem Höchstbetrag von 150 Euro gewährt. Für Umzugsreisen, die 750 Kilometer übersteigen und gleichzeitig der Überführung des Fahrzeuges dienen, wird die den Betrag von 150 Euro übersteigende Wegstreckenentschädigung gemäß § 6 BUKG (Beförderungsauslagen) gewährt.

16. Zu § 7 Abs. 2 und 3 des Bundesumzugskostengesetzes - BUKG -

Gemäß § 7 Abs. 2 Satz 1 BUKG sind die Auslagen für Besichtigungsreisen wie bei Dienstreisen zu erstatten, aber auf die Fahrtkosten bis zur Höhe der billigsten Fahrkarte der allgemein niedrigsten Klasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels begrenzt. Wird die Besichtigungsreise mit einem Kraftfahrzeug durchgeführt, ist hier ein Kostenvergleich notwendig. Der Erstattungsbetrag darf die Kosten der billigsten Fahrkarte nicht übersteigen. Entsprechendes gilt für die in § 7 Abs. 3 BUKG aufgeführten Reisen (Vorbereitungs-/Durchführungsreise).