ARCHIV

Bestimmungen über die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen in Rechts- und Verwaltungssachen bei den Gerichten für Arbeitssachen (Aufbewahrungs- und AussonderungsVV - AufAusVV-ArbG)

1. Allgemeines

1.1 Die folgenden Bestimmungen gelten für alle Unterlagen im Sinne von § 2 des Brandenburgischen Archivgesetzes. Dies sind insbesondere Akten in Rechts- und Verwaltungssachen einschließlich der Anlagen sowie eventuelle aus den Akten entnommene Titel, Aktenregister, Namenverzeichnisse und Verhandlungskalender. Ferner gehören hierzu sonstige Informationsträger sowie Informationen und Programme in elektronischer Form, für die die besonderen landesrechtlichen Festlegungen ergänzend zu berücksichtigen sind.

1.2 Unberührt bleiben die besonderen Bestimmungen über

1.2.1 die Aufbewahrung und Aussonderung von Personalakten,

1.2.2 die Aussonderung von Büchern und sonstigen Druckschriften,

1.2.3 die Aufbewahrung und Aussonderung von Haushalts-, Rechnungs- und Kassenunterlagen.

1.3 Soweit andere Vorschriften die Aufbewahrung und Aussonderung von Unterlagen regeln, bleiben sie unberührt.

2. Weglegung und Aufbewahrung

2.1 Das Weglegen der Unterlagen ist zu verfügen, wenn sie für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt werden. Für das Weglegen der Akten in Rechtssachen gelten die besonderen Bestimmungen der Aktenordnung (AktO-ArbG).

Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstige Verzeichnisse sind wegzulegen, sobald alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Unterlagen dem Archiv übergeben oder vernichtet worden sind.

2.2 Vermerke bei der Weglegung

2.2.1 Bei der Weglegung ist durch die Geschäftsstelle zu vermerken, wie lange die Unterlagen in Rechtssachen aufzubewahren sind. Für die Art der Vermerke gelten die hierzu ergangenen, besonderen Bestimmungen. Werden die Unterlagen nach Fortsetzung oder Wiederaufnahme eines abgeschlossenen Verfahrens erneut weggelegt, sind die Vermerke entsprechend zu ändern.

2.2.2 Der Vermerk “Archivwürdig - ja” ist durch den Bearbeiter so früh wie möglich, spätestens zum Zeitpunkt der Weglegeverfügung, unter Beachtung der Bewertungskriterien in Nummer 2.3 auszufüllen.

In Rechtsmittelfällen ist zu prüfen, ob die Unterlagen durch das Rechtsmittelverfahren bleibenden Wert erhalten haben.

2.3 Unterlagen von bleibendem Wert (Archivwürdigkeit)

Bleibenden Wert können insbesondere solche Unterlagen haben, denen historische Bedeutung zukommt. Historische Bedeutung können vor allem Unterlagen von rechtsgeschichtlicher oder rechtswissenschaftlicher sowie allgemein geschichtlicher oder landesgeschichtlicher Bedeutung haben.

Bei den Gerichten für Arbeitssachen können danach insbesondere historische Bedeutung haben:

2.3.1 Rechtssachen, die für die Entwicklung des Arbeitsrechts von Bedeutung sind,

2.3.2 Rechtssachen, die für die Geschichte der Gewerkschaften, der Vereinigungen von Arbeitgebern und anderer Zusammenschlüsse mit sozial- oder berufspolitischer Zwecksetzung von Bedeutung sind,

2.3.3 Rechtssachen in Zusammenhang mit Arbeitskämpfen,

2.3.4 Rechtssachen, deren Inhalt für die Erkenntnis von sozial-, wirtschafts- und kulturpolitischen Zuständen und Ereignissen beispielhaft sind (z. B. Heimarbeit, Schichtarbeit, illegale Beschäftigung),

2.3.5 Rechtssachen, die für die sozialpolitische Behandlung oder die sozialpolitische Auffassung bestimmter Schichten, Berufs- oder Personengruppen charakteristisch sind (z. B. Gleichbehandlung im Betrieb, leitende Angestellte),

2.3.6 Rechtssachen, in denen zeittypische Vorgänge dokumentiert sind (z. B. Eingliederung von Spätaussiedlern oder ausländischen Arbeitnehmern in den Wirtschaftsprozeß, Dienstverhältnisse bei den Stationierungsstreitkräften),

2.3.7 Rechtssachen, an denen bekannte oder bedeutende Unternehmen, bekannte Persönlichkeiten aus dem öffentlichen oder kulturellen Leben (z. B. Politiker, Wissenschaftler, Sportler, Künstler, Ärzte) sowie Behörden, Anstalten oder sonstige Einrichtungen, die im Gerichtsbezirk oder darüber hinaus von Bedeutung sind oder waren, beteiligt sind,

2.3.8 Rechtssachen, denen politische Auseinandersetzungen zugrundeliegen, die öffentliches Aufsehen erregt oder zu parlamentarischen Erörterungen Anlaß gegeben haben,

2.3.9 Rechtssachen mit Schriftsätzen, die besonders sachkundige Ausführungen über Verhältnisse im Arbeitsleben, in der Wirtschaft, in einem bestimmten Wirtschaftszweig oder in einem bedeutenden Wirtschaftsunternehmen enthalten,

2.3.10 Rechtssachen, deren Inhalt im Hinblick auf die Gleichbehandlung der Geschlechter bedeutsam ist,

2.3.11 Beschlußverfahren, die für die Entwicklung des Betriebsverfassungsrechts typische Fälle zum Gegenstand haben,

2.3.12 Unterlagen, die für die Geschichte der Arbeitsgerichtsbarkeit von Bedeutung sind (z. B. Unterlagen über die Gerichtsgebäude).

2.4 Ferner kann die Archivverwaltung über die in Nummer 2.3 genannten Gesichtspunkte hinaus weitere Auswahlkriterien für den bleibenden Wert von Unterlagen der Gerichtsbarkeit festlegen.

2.5 Bei der Bewertung nach Nummer 2.3 ist zu berücksichtigen, daß auch ein an sich unbedeutender Rechtsstreit als “typischer Fall” Zustände und Auffassungen bestimmter Schichten, Berufs- und Personengruppen besonders treffend beleuchten kann. Der Begriff des bleibenden Wertes ist weit zu fassen; in Zweifelsfällen ist der Vermerk “Archivwürdig - ja” anzubringen.

2.6 Im Aktenregister sind die mit “Archivwürdig - ja” bezeichneten Akten in der Spalte “Bemerkungen” durch das Wort “Archivwürdig” zu kennzeichnen.

3. Aufbewahrungsfristen

3.1 Die weggelegten Unterlagen sind bis zu ihrer Aussonderung nach Maßgabe der unter Nummer 3.2 festgelegten Fristen aufzubewahren. Ist eine über die allgemeine Aufbewahrungsfrist hinausgehende längere Aufbewahrung im Einzelfall zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich, kann der für die Verfügung über das Weglegen zuständige Bedienstete eine entsprechend längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, soweit dies das Brandenburgische Archivgesetz - BbgArchivG - zuläßt.

Unterlagen, bei denen sich im Einzelfall zeigt, daß die weitere Aufbewahrung zur Erfüllung der Aufgaben nicht erforderlich ist, können bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ausgesondert werden. Die Entscheidung trifft der Gerichtsvorstand.

3.2 Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen

3.2.1 Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstige Verzeichnisse 5 Jahre

3.2.2 Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Akten und Schriftstücke, namentlich die Eingangslisten, Posteingangsbücher, Tagebücher, Kalender und Aktenausgabebücher 5 Jahre

3.2.3 Rechtssachen mit folgenden Registerzeichen:

Arbeitsgericht:

AR = Allgemeines Register
Ba = Mahnsachen
Ca = Allgemeine Zivilsachen
Ga = Arreste und einstweilige Verfügungen
BV = Beschlußverfahren
BVGa = Arreste und einstweilige Verfügungen im Beschlußverfahren
Ha = Anträge außerhalb anhängiger Verfahren
BVHa = Anträge außerhalb anhängiger Beschlußverfahren

Landesarbeitsgericht

AR = Allgemeines Register
Sa = Berufungssachen
SHa = Anträge außerhalb eines anhängigen Berufungsverfahrens
Ta = Allgemeine Beschwerdesachen
TABV = Beschwerdesachen im Beschlußverfahren
TaBVHa = Anträge außerhalb eines anhängigen Beschwerdeverfahrens im Beschlußverfahren

3.2.3.1 Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten Titel, z. B. Urteile, Vergleiche jeder Art, Vollstreckungsbescheide und Kostenfestsetzungsbeschlüsse. Zu den Titeln im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts 30 Jahre

3.2.3.2 Sammelakten im Sinne der AktO-ArbG über die bei dem Arbeitsgericht niedergelegten Schiedssprüche (§ 108 ArbGG) 30 Jahre

3.2.3.3 Bei den Landesarbeitsgerichten Vergleiche aus den Akten über Anträge außerhalb eines anhängigen Berufungsverfahrens, die nicht Bestandteil der Hauptakten geworden sind 30 Jahre

3.2.3.4 Akten und sonstige Unterlagen in Rechtssachen 5 Jahre

3.2.4 Verwaltungssachen

3.2.4.1 Generalakten (Gerichtsverwaltungsangelegenheiten von allgemeiner Bedeutung)

1. über Rechtsnormen und sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter Buchstabe b) bezeichneten Beiakten 30 Jahre
2. Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen 5 Jahre

3.2.4.2 Sammelakten (Einzelsachen in Gerichtsverwaltungsangelegenheiten) über

1. Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung 5 Jahre
2. Prüfberichte der Aufsichtsbehörden 10 Jahre
3. sonstige Verwaltungsangelegenheiten 30 Jahre

3.2.4.3 Statistische Unterlagen bei den Arbeitsgerichten 10 Jahre

Statistische Unterlagen beim Landesarbeitsgericht 30 Jahre

Statistische Unterlagen über Vorgänge von vorübergehender Bedeutung 5 Jahre

3.3 Die Aufbewahrungsfristen beginnen

3.3.1 Bei Rechtssachen mit dem auf die Weglegung folgenden Jahr. Wird ein abgeschlossenes Verfahren fortgesetzt oder wiederaufgenommen, so beginnt mit dem auf die erneute Weglegung folgenden Jahr eine neue Aufbewahrungsfrist.

Bei Aktenregistern und Namenverzeichnissen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Unterlagen den Archiven übergeben oder vernichtet sind.

3.3.2 Bei Verwaltungssachen mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen worden ist. Für Register und Verzeichnisse beginnt die Frist nicht vor Ablauf des Jahres, in dem alle darin aufgeführten Angelegenheiten erledigt sind.

3.4 Werden Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben, wird die Frist durch die Aufbewahrung im Archiv gewahrt.

4. Aussonderung

4.1 Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind auszusondern und dem zuständigen Archiv anzubieten. Für maschinenlesbare Datenbestände sind Art und Umfang sowie Form der Übermittlung der anzubietenden Daten vorab zwischen dem Gericht und dem zuständigen Archiv festzulegen. Datenbestände, die aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, sind nicht anzubieten. Dokumente in elektronischer Form sind spätestens zusammen mit den sie betreffenden papiergebundenen Unterlagen auszusondern. Vor der Entscheidung des Archivs über den bleibenden Wert darf über die ausgesonderten Unterlagen nicht verfügt werden.

Sofern das zuständige Archiv eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung für bestimmte Unterlagen erteilt hat, beschränkt sich das Anbieten an das zuständige Archiv auf die vom Gericht nach Nummer 2.2.2 als archivwürdig gekennzeichneten Unterlagen.

Auf die Anbietung an das zuständige Archiv kann verzichtet werden, soweit es sich um Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung handelt und nach Vereinbarung vorab eine Vernichtungsgenehmigung erteilt ist.

4.2 Eine Aussonderung ist in der Regel jährlich, spätestens jedoch alle zwei Jahre, durchzuführen.

Die Leitung der Aussonderung obliegt dem/der Geschäftsleiter/in oder einem vom Gerichtsvorstand dazu bestimmten Bediensteten. Die Aussonderung ist besonders zuverlässigen und geeigneten Beamten oder Angestellten zu übertragen. Diese sind dafür verantwortlich, daß Unterlagen, die nicht vernichtet werden dürfen, von der Vernichtung ausgeschlossen bleiben.

5. Anbieten und Übergabe an die Archive

5.1 Das Gericht unterrichtet das zuständige Archiv rechtzeitig über den Zeitpunkt der Aussonderung und die davon erfaßten Unterlagen.

5.2 Zur Feststellung des bleibenden Werts ist dem zuständigen Archiv auf Wunsch in alle Hilfsmittel, wie Aktenpläne und Aktenregister, sowie in die Unterlagen selbst Einsicht zu gewähren.

5.3 Das Archiv stellt abschließend fest, welchen Unterlagen bleibender Wert zukommt. Diese Unterlagen sind dem Archiv zu übergeben.

Unterlagen, die nach Nummer 2.3 aus der Sicht der Gerichte als archivwürdig angesehen, aber nicht vom zuständigen Archiv übernommen werden, sind dauernd bei dem Gericht, welches den bleibenden Wert festgestellt hat, aufzubewahren.

5.4 Bei der Übergabe ist den Unterlagen ein Verzeichnis beizufügen. Die genaue Form der Übergabeverzeichnisse ist mit dem Archiv abzustimmen.

Das Archiv bestätigt den Empfang.

5.5 Teilt das Archiv innerhalb von sechs Monaten nach der in Nummer 5.1 vorgesehenen Mitteilung nichts anderes mit, sind die vom Gericht mit “Archivwürdig - ja” gekennzeichneten Unterlagen in Rechtssachen sowie sonstige Unterlagen in Verwaltungssachen, welche nach Ansicht des Gerichts bleibenden Wert besitzen, dem Archiv mit Verzeichnissen gemäß Nummer 5.4 zu übergeben. Die übrigen ausgesonderten Unterlagen sind in diesem Fall zu vernichten.

Nähere Einzelheiten zu diesem Verfahren sind vom Landesarbeitsgericht mit dem zuständigen Archiv abzustimmen.

5.6 An den Unterlagen dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, insbesondere dürfen Unterschriften, Freimarken oder andere Bestandteile nicht entfernt werden. Die ausgesonderten Unterlagen dürfen nicht aus ihren ursprünglichen Aktenumschlägen, sonstigen Umschlägen oder dergleichen herausgenommen werden. Ältere Aufschriften sind beizuhalten.

5.7 Zuständiges Archiv ist das Brandenburgische Landeshauptarchiv, An der Orangerie 3, 14469 Potsdam.

6. Vernichtung

Ausgesonderte Unterlagen, die vom Archiv nicht übernommen werden, sind datenschutzgerecht zu vernichten. Es ist sicherzustellen, daß Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten. Papier soll der Rohstoffverwertung zugeführt werden.

7. Inkrafttreten

Diese Bestimmungen treten am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.