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Mustergeschäftsanweisung für die Innenrevision der Sparkassen

1. Vorbemerkung

Die Betriebsüberwachung gehört mit der Planung und der Organisation zu den Führungsaufgaben der Geschäftsleitung und in ihrem Vollzug zu den Instrumenten einer systematischen Unternehmensführung.

Gegenstand der Betriebsüberwachung ist die Einrichtung und Steuerung des internen Kontrollsystems, das auf einem Netz von Arbeitsablaufkontrollen und einer institutionalisierten Innenrevision aufgebaut ist. Die Hauptaufgabe der Innenrevision besteht darin, die Einrichtung und das Funk tionieren der laufenden Kontrollen zu gewährleisten und den zielgerechten und zweckmäßigen Betriebsprozeß nach Maßgabe der vom Vorstand verfolgten Geschäftspolitik zu überwachen. Diese führungsorientierte Betriebsüberwachung dient der Unterstützung der geschäftlichen Aktivitäten in allen Bereichen der Sparkasse.

Unter den Sicherungsaufgaben beansprucht der Bereich des Kreditgeschäfts im Hinblick auf die spezifische Risikobe lastung besondere Überwachungsintensität, was durch eine dreistufige Funktionsteilung in Kreditsachbearbeitung einschließlich Kreditüberwachung, Kreditkontrolle und Kreditrevision mit konsequenter Eingliederung der Kreditrevision in die Innenrevision gewährleistet wird.

Die Überwachungsfunktion im Bereich der Betriebsorganisa tion bedingt mit zunehmender Technisierung des Betriebs ablaufs ein konstruktives Zusammenwirken von Organisation und Innenrevision. Hierzu sind sowohl in der Geschäfts anweisung für die Innenrevision als auch in der Dienstanweisung für die Organisation Regelungen zu treffen.

2. Zielsetzung der Innenrevision

2.1 Zielsetzung der Innenrevision ist es, das Vermögen der Sparkasse zu sichern, die wirtschaftliche und betriebliche Leistungsfähigkeit zu fördern und damit die Geschäfts- und Betriebspolitik des Vorstandes zu unterstützen.

2.2 Im Rahmen dieser Zielsetzung obliegen der Innenrevision unbeschadet der Verantwortung des Vorstandes für die Betriebsüberwachung die Prüfung und Beurteilung sämtlicher Geschäftsbereiche, insbesondere folgender Sachgebiete und Sachverhalte:

2.2.1 das Rechnungswesen in den Teilgebieten Buchführung, Statistik, Kostenrechnung und Planung

2.2.2 die Vollständigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirksamkeit notwendiger Kontrollen und Sicherungen sowie ihre Dokumentation und damit die Abgrenzung der Verantwortlichkeiten

2.2.3 die Beachtung von Dienst- und Arbeitsanweisungen

2.2.4 die Delegierung von Aufgaben und Kompetenzen sowie die Ordnungsmäßigkeit ihrer Wahrnehmung

2.2.5 die Betriebsorganisation, insbesondere der Einsatz von Personal und Organisationsmitteln einschließlich Planung und Durchführung organisatorischer Maßnahmen hinsichtlich Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit

2.2.6 die Liquidität und Rentabilität

2.2.7 das Kreditgeschäft, insbesondere hinsichtlich Ordnungsmäßigkeit und Risikolage

2.2.8 der Aufbau und die Zweckmäßigkeit des innerbetrieblichen Informationssystems sowie die inhaltliche Richtigkeit der Informationen.

2.3 Die aus der Prüfungstätigkeit abgeleiteten Erkenntnisse sind zur Information und Beratung zu nutzen.

3. Stellung der Innenrevision

3.1 Die Innenrevision untersteht ausschließlich und unmittelbar dem Vorstand. Fachvorgesetzter für den Leiter der Innenrevision/Innenrevisor ist das nach dem Geschäftsverteilungsplan für die Betriebsüberwachung zuständige Vorstandsmitglied.¹

3.2 Der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor ist für die Erfüllung der in dieser Geschäftsanweisung festgelegten Aufgaben verantwortlich. Die Verantwortung von Mitarbeitern für die ordnungsgemäße Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben wird hierdurch nicht berührt.

3.3 Der Leiter der Innenrevision und seine Mitarbeiter/der Innenrevisor haben/hat zur Erfüllung ihrer/seiner Prüfungsaufgaben das Recht, die Beschlüsse der Organe und alle sonstigen Unterlagen einzusehen, sich Wertsachen und sonstige Gegenstände zeigen sowie Fächer und andere Gelasse der Sparkasse öffnen zu lassen, ferner Auskunft und Unterstützung vom Vorstand und den Mitarbeitern der Sparkasse zu verlangen. In Einzelfällen kann der Vorstand bestimmen, daß die in Satz 1 genannten Rechte vom Leiter der Innenrevision wahrgenommen werden.

3.4 Wenn der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor aus Grün den, die er nicht zu vertreten hat, zur ordnungsgemäßen Durchführung seiner Aufgaben nicht in der Lage ist, hat er schriftlich dem Vorstand über den Fachvorgesetzten zu berichten.¹

Wird keine Abhilfe geschaffen, dann gilt Ziffer 5.7 Satz 2 und 3 dieser Geschäftsanweisung.

3.5 Die Wahrnehmung von Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnissen einschließlich der Unterstellung von Abteilungen des Betriebes (Leitungsverantwortung) sowie der Erfüllung von Sachbearbeitungsaufgaben ist grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen dürfen nur zugelassen werden, wenn Interessenkollisionen und andere Beeinträchtigungen der Betriebsüberwachung vermieden werden und eine anderweitige Prüfung sichergestellt ist.

4. Grundsätze für die Tätigkeit der Innenrevision

4.1 Die Prüfungstätigkeit der Innenrevision richtet sich grundsätzlich nach einem vom Leiter der Innenrevision/Innenrevisor erstellten und vom Vorstand genehmigten Prüfungsplan, der den übrigen Bediensteten der Sparkasse nicht bekanntgegeben werden darf.

4.2 Der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor übt im Rahmen des Prüfungsplanes seine Tätigkeit aus eigener Entschließung ohne besondere Einzelanweisung aus. Erforderlichenfalls muß er seine Prüfungshandlungen auch über den im Prüfungsplan festgelegten Rahmen hinaus ausdehnen. Die Möglichkeit der Erteilung besonderer Prüfungsaufträge durch den Vorstand bleibt unberührt.²

4.3 Der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor unterrichtet sich über die Beschlüsse der Sparkassenorgane sowie die geschäftlichen und betrieblichen Vorgänge und sorgt für eine entsprechende Information seiner Mitarbeiter (vgl. Ziffer 3.3).

4.4 Für die Durchführung der Prüfungen gelten die zum Musterprüfungsplan vom Deutschen Sparkassen- und Giroverband herausgegebenen Prüfungsrichtlinien (Loseblattbroschüre "Kontrolle und Prüfung bei Sparkassen") mit folgender Maßgabe:

4.4.1 Schwerpunkte, Reihenfolge, Methode und Häufigkeit der Prüfungen sollen wechseln, wobei der besonderen sachlich und betriebsindividuell bedingten Prüfungsbedürftigkeit von Geschäftsbereichen Rechnung zu tragen ist; jeder Zweig des Sparkassenbetriebes muß jedoch in angemessenen Zeit abständen geprüft werden. Soweit der Prüfungszweck es erfordert, sind die Prüfungen unvermutet durchzuführen.

4.4.2 Bei allen Prüfungshandlungen ist die materielle und formelle Ordnungsmäßigkeit des Prüfungsgegenstandes festzu stellen.

4.4.3 Die Prüfungshandlungen sind nur soweit auszudehnen, wie es zur Erreichung des Prüfungszieles erforderlich ist. Sie müssen aber dann bis ins einzelne gehen und u. U. auch lückenlos sein, wenn dies aufgrund von Feststellungen und Beobachtungen angezeigt erscheint.

4.4.4 Durch die Tätigkeit der Innenrevision darf der Betriebs ablauf, insbesondere die Kundenbedienung nur insoweit beeinträchtigt werden, als die Erfüllung eines bestimmten Prüfungszweckes (z. B. unvermutete Bestandsaufnahme) anders nicht möglich ist.

4.4.5 Prüfungshandlungen dürfen nicht im Vertrauen auf andere Betriebsangehörige unterlassen werden.

4.4.6 Die Prüfungshandlungen sollen grundsätzlich auch der Vorprüfung des Jahresabschlusses dienen.

4.5 Prüfungen durch die Prüfungsstelle des Sparkassen- und Giroverbandes hat die Innenrevision zu unterstützten.

5. Prüfungsunterlagen, Prüfungsergebnis und Berichterstattung

5.1 Über die Prüfungstätigkeit hat der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor systematische Aufzeichnungen anzufertigen. Gegenstand, Umfang, Methoden (z. B. Art der Stichproben), Dauer und Ergebnisse der Prüfung sind aktenkundig zu machen. Über die Vorprüfung des Jahresabschlusses ist ein Bericht anzufertigen, der auch den Umfang der Prüfungshandlungen erkennen läßt. Die Aufzeichnungen und die Unterlagen nach Ziffer 5.2 bis 5.5 müssen es einem sachkundigen Dritten ermöglichen, sich in angemessener Zeit ein zuverlässiges Urteil über die Arbeit der Innenrevision zu bilden.

5.2 Zum Zwecke der Prüfung erstellte Unterlagen (z. B. Bestandsaufnahmen von Konten-, Bar-, Wert- und sonstigen Beständen) und die anzufertigenden Arbeitspapiere sind aufzubewahren.

5.3 Die Prüfungsergebnisse sind grundsätzlich mit dem für das geprüfte Gebiet zuständigen Abteilungs- bzw. Zweigstellenleiter und Mitarbeiter zu erörtern.

5.4 Die Erledigung von Beanstandungen und die Beachtung der Empfehlungen ist zu überwachen und aktenkundig zu machen.

5.5 Ergibt die Prüfung wesentliche Feststellungen oder wird den Beanstandungen und Empfehlungen nicht Rechnung getragen, so hat der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor seinem Fachvorgesetzten und dem für das betreffende Sach gebiet zuständigen Vorstandsmitglied/Geschäftsleitungsmitglied schriftlich zu berichten.¹

5.6 Über die ihm bekanntgewordenen Unregelmäßigkeiten, wesentlichen Mängel und Arbeitsrückstände sowie andere für die Geschäftsentwicklung und die Betriebsüberwachung der Sparkasse bedeutsamen Beobachtungen hat der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor seinem Fachvorgesetzten sowie dem für das betreffende Sachgebiet zuständigen Vorstandsmitglied/Geschäftsleitungsmitglied unverzüglich Mitteilung zu machen.¹

5.7 Richten sich schwerwiegende Feststellungen gegen Mitglie der des Vorstandes, so ist dem Vorstand unverzüglich schriftlich Bericht zu erstatten. Eine Unterrichtung des Vorsitzenden des Verwaltungsrates hat dann zu erfolgen, wenn der Vorstand nicht unverzüglich sachgerechte Maßnahmen trifft. Eine Durchschrift des Berichtes ist dem Vorstand zuzuleiten. ²

5.8 Der Leiter der Innenrevision/Innenrevisor hat den Vorstand mindestens halbjährlich über seine Dispositionen im Rahmen der Prüfungsplanung und über den Stand der Prüfungsdurchführung zu unterrichten.

6. Ergänzende Anweisungen des Vorstandes

Ergänzende Einzelheiten zu dieser Geschäftsanweisung, soweit diese hierdurch nicht eingeschränkt wird, kann der Vorstand durch besondere Anweisung regeln.

7. Es gelten auch die zur Mustergeschäftsanweisung für die Innenrevision im "Handbuch Kontrolle und Prüfung" gegebenen Erläuterungen.³

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¹ Bei Sparkassen mit Einmannvorstand entfällt Satz 2.

¹ Bei Sparkassen mit Einmannvorstand entfallen die Worte "über den Fachvorgesetzten".

² Bei entsprechender landesrechtlicher Regelung kann auch die Erteilung von Prüfungsaufträgen durch den Verwaltungsrat möglich sein.

¹ Bei Sparkassen mit Einmannvorstand wird der Satzteil "seinem Fachvorgesetzten und dem für das betreffende Sachgebiet zuständigen Vorstandsmitglied/Geschäftsleitungsmitglied" durch die Worte "dem Vorstand" ersetzt.

² Bei entsprechender landesrechtlicher Regelung kann auch eine unverzügliche Berichterstattung unmittelbar an den Vorsitzenden des Verwaltungsrates notwendig sein.

Bei Sparkassen mit Einmannvorstand muß Satz 2 lauten:

"Richten sich schwerwiegende Feststellungen gegen den Vorstand, so ist dem Vorsitzenden des Verwaltungsrates unverzüglich schriftlich Bericht zu erstatten".

Satz 3 bleibt unverändert.

³ Handbuch Kontrolle und Prüfung, Loseblattsammlung, Bd. 4, Deutscher Sparkassenverlag 1987, Anlagen 1.1, S. 6 ff.